Sichern und Archivieren der Rechnungswesendaten

Das DATEV-Rechenzentrum (RZ) in Nürnberg ist schon lange die erste Anlaufstelle für unseren Berufsstand. Das verdeutli­chen allein die Zahlen. Im Monat werden durchschnittlich 1,3 Millionen Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA) und 58 Millionen digital eingereichte Belege über die DATEV-Cloud abgewickelt. Jährlich werden im Schnitt über 1,9 Millio­nen E-Bilanzen übermittelt und mehr als 900.000 Übermittlun­gen an den elektronischen Bundesanzeiger.

Neben der reinen Rechenleistung besteht der eigentliche Zweck der Cloud in der Entlastung des Berufsstands von zeit­raubenden Routineaufgaben. In diesem Zusammenhang über­mittelt das RZ – im Rahmen der deklaratorischen Aufgaben – fristüberwacht und termingerecht die Daten an Finanzämter, die Deutsche Rentenversicherung und Banken. Die Anbin­dung an die DATEV-Cloud entlastet Kanzleien bei verschiede­nen Aufgaben – durch Datensicherung, revisionssichere Archi­vierung oder den geschützten Datenaustausch mit Mandantin­nen und Mandanten oder Finanzbehörden.

Die Cloud-Services können aus vielen DATEV-Programmen di­rekt genutzt werden. Die Mitglieder profitieren von besseren Arbeitsabläufen, höherem datenschutzrechtlichen Komfort und einem durchgängigen Datenaustausch. Aus dem Berufs­stand ist gelegentlich zu hören, dass manche Kanzleien die Fi­bu-Daten von einigen ihrer Mandanten, zumeist von kleineren Unternehmen, nicht im RZ speichern und archivieren. Sie be­gründen dies damit, dass mit dem Telemodul die Übermittlung der UStVA kostenlos ist und sie sich die Kosten für die IT-Ser­vice- und Sicherheitspauschale von 1,90 Euro pro Mandant und Monat sparen. Doch das Gegenteil ist der Fall: Die Über­mittlung über das Telemodul erscheint zwar auf den ersten Blick kostenlos, aber es sind wesentlich mehr Einzelschritte notwendig, die die Prozesskosten ansteigen lassen.

Der Vorteil liegt auf der Hand

Mit dem Senden der Kanzlei-Rechnungswesen-Daten in das Rechenzentrum durch die Nutzung der Funktion „Buchungs­periode abschließen“ lassen sich folgende Funktionen in weni­gen Arbeitsschritten (Klicks) erledigen:

• Datenübermittlung der UStVA an die Finanzverwaltung
• Datenübermittlung der Zusammenfassenden Meldung
• Sichern/Archivieren der Daten im RZ
• Bereitstellung der Auswertungen für den Mandanten in Un­ternehmen online
• Buchungsstapel festschreiben

Alle Arbeitsschritte werden im Hintergrund durchgeführt, so­dass man nicht auf den Abschluss warten muss, sondern direkt im Programm weiterarbeiten kann.

Prozesskosten im Blick behalten

Wenn man nun zum Vergleich den Zeitaufwand eines jeden Mit­arbeiters zwischen den beiden Möglichkeiten heranzieht, sind der Aufwand und die damit verbundenen Kosten über das Tele­modul mit Sicherheit höher als die drei Klicks zur Übermittlung der Daten ins RZ. Darüber hinaus können weitere RZ-Services wie zum Beispiel der Automatisierungsservice Rechnungen zur Erstellung einer Buchführung und somit auch der UStVA, die mit den DATEV-Lösungen möglich sind, nicht genutzt werden.

Eine Pauschale, die sich bezahlt macht

In der IT-Service- und Sicherheitspauschale sind neben der Datenübermittlung und -archivierung weitere wertvolle Leis­tungen enthalten, die sich in Summe auch in einem Preisvor­teil ausdrücken.

• Revisionssichere Datenarchivierung für Finanzbuchführung, Jahresabschluss, Anlagenbuchführung, Kostenrechnung und Bilanzbericht
• Datenübermittlung der (konsolidierten) UStVA und USt 1/11 sowie qualifizierte USt-ID-Prüfung
• Datenübermittlung der Zusammenfassenden Meldung
• Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bei der Deutschen Rentenversicherung
• Zusätzliche Preisvorteile bei der Übermittlung der E-Bilanz, der Sonder- und Ergänzungsbilanz, Übermittlung Bundes­anzeiger sowie bei der Nutzung der Branchenpakete
• Sicherung aller Dokumente und Dokumentenvorlagen aus Bilanzbericht und Abschlussprüfung
• Englische Auswertungen für Finanzbuchführung und Jah­resabschluss inklusive englischem Bilanzbericht
• Unterjähriger Datenaustausch von Buchungsstapeln und Stammdaten
• Ebenso fallen für Rechnungswesen-Bestände, die eine Über­mittlung der E-Bilanz oder eine Offenlegung beim Bundesan­zeiger benötigen, höhere DATEV-Kosten an, als wenn diese Rechnungswesen-Bestände im RZ gespeichert wären.

Lesbarkeit der Daten sicherstellen

Nicht zu vergessen: die externe Sicherung und Archivierung der Rechnungswesen-Daten. Die wird oft unterschätzt. Häufig können interne Datensicherungen im Bedarfsfall nicht verwen­det werden, weil zwischen der Datensicherung und der aktuell verwendeten Software unterschiedliche Programmversionen vorhanden sind. Ein weiterer Punkt für das Sichern und Archi­vieren der Rechnungswesen-Daten im RZ ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht dieser Daten. Das ist entscheidend, wenn das Mandat den Steuerberater wechselt und der übernehmende Berufskollege nicht dieselbe Software verwendet oder der Be­trieb, für den diese Daten erfasst wurden, beendet wird. Auch hier sind die Aufwendungen zur Erfüllung dieser Verpflichtung zwischen der internen Lösung und der Weitergabe dieser Ver­pflichtung an das RZ nicht vergleichbar. Vor allem wenn man bedenkt, dass die Speichermedien, auf die solche Daten bei der internen Lösung an den Mandanten gegeben werden, eine Le­bensdauer unterhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ha­ben. Für im RZ archivierte Daten übernimmt DATEV die Ge­währ, dass diese Daten auch nach Ablauf der gesetzlichen Auf­bewahrungspflicht noch ausgegeben werden können und somit auch nach vielen Jahren noch les- und auswertbar sind.