Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sind seit dem 1.1.2022 verpflichtet, das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für die Kommunikation mit Gerichten zu nutzen. Eine gute Schulung aller Fachkräfte in der Kanzlei ist unerlässlich.
Gerade beim zentralen Versand von Schriftstücken über das Backoffice sind viele Sorgfaltspflichten zu beachten. Werden sie wissentlich oder unwissentlich nicht beachtet, können Haftungsrisiken entstehen. Der Berufsträger ist dafür verantwortlich, dass fristkritische Nachrichten ordnungsgemäß zugestellt werden. Im Umgang mit beA muss also sorgfältig gearbeitet werden. Der Umgang mit dem beA-Postfach ist regelmäßig Thema beim Bundesgerichtshof (BGH).
beA-Übermittlung muss als erfolgreich bestätigt werden
Geht bei Gericht eine beA-Nachricht ein, wird nach § 130a Abs. 5 ZPO dem Absender der Zeitpunkt des Eingangs automatisiert bestätigt. Diese Bestätigung ist allerdings noch nicht verlässlich. Zusätzlich muss auch ihr Inhalt überprüft werden und anhand dessen nachvollzogen werden, ob die Nachricht tatsächlich übermittelt wurde. Die Nachricht gilt als nicht zugestellt, wenn die Zugangsbestätigung darauf hinweist, dass die Übermittlung fehlerhaft war. Eine spätere Wiedereinsetzung ist nach Ansicht des Bundesgerichtshofs damit ausgeschlossen. Eine Zustellung ist nur dann rechtsgültig, wenn die Übermittlung als erfolgreich gekennzeichnet ist.
Sind die Anhänge korrekt?
Vor dem Versand sollte auch unbedingt überprüft werden, ob die richtige Nachricht mit den korrekten Anhängen zugestellt wird. Im Anwaltspostfach der Anwaltskanzleisoftware DATEV Anwalt classic mit direkter beA-Schnittstelle werden die Anhänge übersichtlich mit Vorschaufunktion dargestellt. Wie das in der Software aussieht, zeigt das Hilfe-Dokument www.datev.de/hilfe/1003718. Daneben gibt es hilfreiche Hinweise, wenn z. B. ein Schriftsatz noch signiert werden muss.
Dokumente individuell benennen
Um eine Verwechslungsgefahr von Dokumenten weitestgehend zu reduzieren, ist eine individuelle Benennung ratsam. Schriftsätze oder Fristverlängerungsgesuche sollten nicht generisch mit „Schriftsatz“ oder „Scan“ bezeichnet werden. So wäre es zum Versandzeitpunkt nahezu unmöglich, zweifelsfrei festzustellen, ob es sich um die richtigen Dokumente handelt. Eine sinnvolle Zuordnung mit individuellen Dateinamen ist auch bei Gericht einfacher. Um mögliche Fehler zu vermeiden, sollten die Anhänge eindeutig nach Inhalt und Akte bezeichnet werden, zum Beispiel „Schriftsatz_Schmidt_Wagner_45632“.
Haftungsrisiken lassen sich deutlich reduzieren, wenn diese einfachen Grundsätze beim Versand von beA-Nachrichten berücksichtigt werden. Die Sorgfaltspflicht der Berufsträger wird gewahrt, da alle richtigen Dokumente rechtzeitig und nachweisbar bei Gericht vorliegen.
Kostenfreie Online-Präsentation zu beA
Sie sind noch kein DATEV Anwalt-Kunde und interessieren sich für die Kanzleiorganisationssoftware DATEV Anwalt classic und das integrierte Anwaltspostfach mit direkter beA-Anbindung? Dann melden Sie sich gleich an zur kostenfreien Online-Präsentation am 09.05.2023 um 14:00-15:00 Uhr: „Elektronischer Rechtsverkehr leicht gemacht – digitale Akte und beA mit DATEV Anwalt“
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In dieser kostenfreien Online-Präsentation gewinnen Sie einen ersten Einblick in die Arbeit mit dem Anwaltspostfach, das in DATEV Anwalt classic integriert ist. So können Sie direkt das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in Ihre Kanzleiprozesse einbinden. Sollten Sie an diesem Termin nicht teilnehmen können, vereinbaren wir für Sie gern ein kostenloses Beratungstelefonat. Ein Anruf unter 0800 3283863 genügt.
