Viele Kanzleien nutzen DATEV Eigenorganisation seit Jahren, überprüfen Prozesse, Einstellungen und Rollen im Tagesgeschäft jedoch selten. Ein Review setzt genau hier an: Im Rahmen einer kompakten Beratung werden die wichtigsten Handlungsfelder priorisiert, Einstellungen direkt im Programm umgesetzt und ein konkreter Fahrplan für die nächsten Schritte erstellt.
Abläufe schnell verbessern und Kanzlei gleichzeitig für die Cloud vorbereiten
Viele Kanzleien arbeiten seit Jahren mit DATEV Eigenorganisation und haben entsprechende Strukturen aufgebaut. Die vielfältigen Möglichkeiten der Software nutzen sie jedoch eher spärlich, zumal der Kanzleialltag meist wenig Raum lässt, um Arbeitsabläufe bewusst zu hinterfragen.
Die Review-Beratung ist als gezielter Boxenstopp gedacht und hilft, vorhandene Potenziale auszuschöpfen. Durch aufgeräumte Stammdaten, klar definierte Aufträge und sauber eingerichtete Prozesse werden der Aufwand für typische Zeitfresser reduziert, Doppelarbeiten vermieden und Abläufe spürbar vereinfacht. Schon kleine Anpassungen, beispielsweise bei Auftragsstrukturen, Filterlogiken oder im Auskunftssystem, führen zu einer sofort spürbaren Entlastung im Kanzleialltag.
Gleichzeitig schafft die Beratung Orientierung und Zukunftssicherheit. Bestehende Strukturen werden überprüft, weiterentwickelt und gezielt auf die Umstellung in die Cloud vorbereitet. Anstelle vieler paralleler Baustellen entsteht ein klarer Fahrplan: Was bringt jetzt den größten Nutzen? Was kann später folgen? Ergebnisse sind mehr Transparenz und bessere Steuerbarkeit sowie ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende sicher mit den Systemen umgehen und neue digitale Prozesse nicht als Belastung, sondern als Unterstützung erleben. Für viele Kanzleien ist das Review damit der entscheidende Schritt von „Wir arbeiten mit DATEV Eigenorganisation“ hin zu „DATEV Eigenorganisation arbeitet für uns“.
Neun Handlungsfelder als Themenrahmen
Die Beratung folgt einem festen Themenrahmen, der sich aus neun Handlungsfeldern zusammensetzt. Entscheidend ist: Nicht jedes Feld muss zwingend bearbeitet werden. Vielmehr werden, je nach Ausgangslage und Ziel, die relevanten Bereiche ausgewählt und priorisiert.
Die Handlungsfelder sind:
- Dienstleistungsprofil aktualisieren und auf auftragsorientiertes Arbeiten umstellen
- Rechnungsprozess digitalisieren
- Bescheidprüfungsprozess gestalten
- Stammdaten organisieren
- Kanzlei steuern
- Mit Mandanten zusammenarbeiten
- Systembasis – allgemeine Grundlagen für die Cloud prüfen
- Veränderung steuern
- Schriftguterstellung organisieren
Wenn sich im Verlauf des Coachings herausstellt, dass mehrere Handlungsfelder gleichzeitig wichtig sind, verlängern wir die Beratung gerne.
Review- und Cloud-Vorbereitung: Der Ablauf
Das Format ist flexibel. Die Beratung vor Ort findet ganztags statt. Online sind sowohl halbtägige als auch ganztägige Termine möglich.
- Standort bestimmen und Schwerpunkte setzen
Wenn im Vorfeld keine Handlungsbedarfe festgelegt wurden, beginnt die Beratung mit einer kurzen Standortbestimmung anhand eines Fragebogens. Dadurch werden die zentralen Handlungsfelder sichtbar, die als Grundlage für die Schwerpunktsetzung dienen. Aus den priorisierten Themen werden dann die Hebel identifiziert, die in kurzer Zeit die größte Entlastung bringen. Die Beratung bleibt dabei bewusst flexibel und richtet sich nach der individuellen Situation der Kanzlei. - Umsetzung im Programm
Der Unterschied zu rein konzeptionellen Formaten: Hier wird direkt im Programm gearbeitet. Einstellungen werden direkt während der Beratung vorgenommen, sodass Verbesserungen nicht nur auf dem Papier existieren, sondern sofort im Alltag genutzt werden können.
- Ergebnis: Pläne, Handlungsempfehlungen und nächste Schritte
Zum Abschluss der Beratung liegen Pläne und Handlungsempfehlungen zu den priorisierten Handlungsfeldern vor. Im Idealfall ist das definierte Ziel zu diesem Zeitpunkt bereits umgesetzt oder es gibt einen klaren Fahrplan, der intern weiterverfolgt werden kann.
Praxisbeispiel: Effizienzsteigerung durch gezielte Stammdaten- und Auftragsoptimierung
Eine mittelgroße Steuerkanzlei nutzte DATEV Eigenorganisation bereits seit mehreren Jahren, hatte die Kanzleiorganisation im laufenden Betrieb jedoch kaum weiterentwickelt. Im Alltag zeigte sich zunehmender Abstimmungsaufwand: Es gab offene Aufträge und Kosten, nicht mehr aktive Mandanten und Mitarbeitende im System sowie zahlreiche ungenutzte Funktionen. Die Kanzleileitung wünschte sich mehr Transparenz und eine stabile Grundlage für zukünftige Themen wie E‑Rechnung und Cloud-Nutzung.
Zu Beginn der Review-Beratung erfolgte zunächst eine kurze Standortbestimmung. Schnell wurde deutlich, dass vor allem bei den Stammdaten, den Aufträgen und dem Rechnungsprozess Handlungsbedarf bestand. Am Beratungstag wurden offene Aufträge bereinigt, Stammdaten aufgeräumt und veraltete Einstellungen aktualisiert. Mithilfe der Bestandsoptimierung wurden zudem Schwachstellen sichtbar gemacht. Ergänzend zeigte die Beraterin praxisnah, wie strukturierte Auftragsfilter den Kanzleialltag erleichtern können.
Das Ergebnis war unmittelbar spürbar: Die Abläufe wurden übersichtlicher, die Zuständigkeiten klarer und die Zahl der Rückfragen deutlich reduziert. Als besonders wertvoll empfand die Kanzlei den neutralen Blick von außen und die Umsetzung konkreter Verbesserungen direkt im Programm. Abgeschlossen wurde die Beratung mit einem priorisierten Maßnahmenplan, der als klarer Fahrplan für die nächsten Schritte dient.
Bereit für die Cloud durch gezielte Optimierung der Eigenorganisation
Die Review-Beratung ist ein kompaktes und ergebnisorientiertes Format für Kanzleien, die ihre Eigenorganisation nicht nur verwalten, sondern aktiv verbessern möchten. Sie verbindet kurzfristige Entlastung im aktuellen Betrieb mit einer strukturierten Vorbereitung auf den Umstieg in die Cloud. Der entscheidende Vorteil: Sie lernen zu priorisieren, setzen die Ergebnisse direkt im Programm um und verlassen den Termin mit einem konkreten Plan – anstatt gute Vorsätze im Alltag versanden zu lassen.
Mehr zum Thema:
DATEV Eigenorganisation – Review und Cloud-Vorbereitung
