Reisekostenabrechnung digital

Die Abrechnung von Dienstreisen ist für Unternehmen meist sehr aufwendig, ­zumal sie zahlreiche gesetzliche Regelungen beachten müssen. Als Steuerberater können Sie ihnen nun einen weitgehend digitalen Prozess für die Abwicklung der Reisekostenabrechnung anbieten.

Möglich macht dies Arbeitnehmer online „Meine Reisen“. Mit der neuen Cloud-Lösung kann unser fiktiver Kanzleimitarbeiter Herr Müller bereits unterwegs Beginn und Ende seiner Dienstreise erfassen. Er kann Fahrten hinzufügen und dabei unter anderem angeben, wie viele Kilometer er mit welchem Reisemittel zurückgelegt hat.
Dauert die Dienstreise mehrere Tage und Nächte, kann Herr Müller Übernachtungen eingeben und Verpflegung in Form von Frühstück, Mittagessen oder Abendessen anhaken. Die Belegdaten der Dienstreise erfasst Herr Müller in der ­Kategorie Belege. Über die Vorschau in der Reiseübersicht wird der voraussicht­liche Auszahlungsbetrag angezeigt. Da die Originalbelege nach wie vor in der Kanzlei abgegeben werden müssen, kann Herr Müller noch ein Deckblatt für den Versand dieser Belege ausdrucken. Dann kann er die Reise über „Versenden“ an das DATEV-Rechenzentrum senden. In Ihrer Steuerberatungskanzlei rufen Sie diese Daten ab und übernehmen sie in Reisekosten classic. Die fertigen Reisekosten­abrechnungen können Sie dann wieder in „Meine Reisen“ bereitstellen und die Buchungsbelege der Reisen über Schnittstellen ­direkt an die Lohn- und Finanzbuchhaltung weitergeben.
DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ lässt sich aktuell für bis zu 400 reisende Arbeitnehmer einsetzen – für Reisen, die mit DATEV Reisekosten classic abgerechnet werden. Der Reisende kann sich über eine E-Mail benachrichtigen lassen, ­sobald neue Reisekostenabrechnungen zur Verfügung stehen, diese jederzeit herunterladen und speichern oder bei Bedarf ausdrucken. Die Dokumente stehen bei bestehendem Account zehn Jahre lang zur Verfügung.
Doch belassen Sie es nicht nur bei der reinen Abrechnung, sondern beraten Sie Ihre Mandanten auch zum Thema Reisekosten und deren steuerliche Aspekte. Erstellen Sie beispielsweise gemeinsam mit Ihren Mandanten Reiserichtlinien, in denen unter anderem festgelegt wird, welche Verkehrsmittel für die Reise genutzt werden dürfen und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt. Die Richtlinien können Sie dann in Reisekosten classic für Ihre Sachbearbeiter sowie in „Meine Reisen“ für den reisenden Mitarbeiter hinterlegen.
Und noch ein Tipp: Über Reisekosten ­classic lassen sich detaillierte Reiseauswertungen erstellen. Etablieren Sie ­dadurch ein Controlling für die Reisekosten Ihrer Mandanten. So behalten diese stets die Kosten im Blick.