Qualitätsmanagement in der Kanzlei

Dass die Einführung eines Qualitätsmanagements für Kanzleien keine unüberwindbare Hürde ist, berichtet Anja Clauder, Steuerberaterin in Falkensee bei Berlin. In einem Arbeitskreis des DATEV-Consulting hat sie mit Kollegen ein eigenes Qualitätsmanagement erarbeitet. Alle Kanzleiprozesse kamen auf den Prüfstand.
So entstand ein Prozessmodell in ProCheck, das alle Abläufe in der Kanzlei abbildet. Die Mitarbeiter arbeiten seitdem mit elektronischen Checklisten in allen Bereichen (Buchführung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen). Auch Anja Clauder verwendet Checklisten, beispielsweise, wenn sie ein neues Mandat annimmt. Mittlerweile bringen ihre Mitarbeiter eigene Ideen ein, welche Prozesse neu aufgenommen werden sollen oder welche Checklisten aktualisiert werden müssen.
Auch Arbeitshilfen und Info-Dokumente sind hinterlegt, langes Suchen erübrigt sich damit. Die Checklisten sind inzwischen zum alltäglichen Begleiter bei allen Tätigkeiten geworden, da sie unmittelbar aus dem jeweiligen DATEV-Programm für jeden Mandanten individuell aufgerufen werden können.
Das Qualitätsmanagement-System vereinheitlicht die Arbeitsweise, vermeidet Fehler und mindert dadurch auch das Haftungsrisiko.
Eine Einführung in das Thema mit DATEV-Consulting ist zum einen Grundlage für ein komplettes Qualitätsmanagement-System in der Kanzlei, aber auch Basis für eine Zertifizierung nach dem Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbands oder der DIN ISO 9001.