Potenziale beim Kanzleihonorar finden

Digitalisierung, steigende Kosten und regulatorische Anforderungen prägen den Beratungsmarkt. Deshalb wird es immer wichtiger, verborgene Honorarpotenziale zu finden und eine individuelle Strategie zu entwickeln, Abrechnungsgewohnheiten zu analysieren und blinden Flecken zu identifizieren, die im Kanzleialltag oft übersehen werden.

Blinde Flecken und ungenutztes Potenzial

Viele Kanzleien nutzen seit Jahren dieselben Abrechnungsmodelle, ohne sie regelmäßig zu überprüfen oder anzupassen. Oft dient die Vorjahresrechnung als Ausgangspunkt für neue Honorarnoten – ein Ansatz, der zu einer stagnierenden Honorarentwicklung führen kann. Die Folge sind ungenutzte Honorarpotenziale, die im Kanzleialltag übersehen werden. Ein häufiger Grund dafür ist die Scheu vor Mandantengesprächen über Honoraranpassungen. Viele Kanzleien vermeiden diese Gespräche, um Konflikte zu umgehen, und mindern dadurch ihre Einnahmechancen.

Bestehende Honorarstrukturen sollten anhand von Zahlen, Daten und Fakten untersucht werden, um Abrechnungsgewohnheiten, nicht verwendete Gebührenpositionen, Zehntelsätze und den Umgang mit Sonderleistungen zu betrachten. Diese Analyse hilft Kanzleien, ihre blinden Flecken zu erkennen und gezielt Maßnahmen zu ergreifen.

Praxisbeispiel: Unterschätztes Honorarpotenzial bei der Bescheidprüfung

Ein oft unterschätztes Honorarpotenzial ist die Bescheidprüfung nach §28 StBVV. Oft prüfen Kanzleien Steuerbescheide zwar routinemäßig, rechnen die entsprechende Leistung jedoch teilweise nicht ab. Dieses Vorgehen ist aus gebühren- und haftungsrechtlichen Gesichtspunkten problematisch, denn es wirft die Frage auf, ob tatsächlich ein Auftrag zur Bescheidprüfung an die Kanzlei ergangen ist. Im Haftungsfall könnte die Berufshaftpflichtversicherung das bezweifeln und den Versicherungsschutz mindern oder verwehren. Bei einer durchschnittlichen Steuerkanzlei mit einem Volumen von 500 Bescheiden kommt pro Jahr schnell eine Summe von über 20.000€ für alle Bescheidprüfungen zusammen. Sie sind also durchaus gewinnwirksam. Auf die Abrechnung dieser Vergütungsposition sollten Sie nicht verzichten.
Zudem lohnt es sich, die Art der Abrechnung selbst zu hinterfragen. Zwar sieht §28 StBVV die Abrechnung nach der Zeitgebühr vor, jedoch können mit Mandanten von der StBVV abweichende Vereinbarungen getroffen werden. Aus organisatorischen Gründen empfiehlt es sich z. B. in diesem Fall, die Abrechnung mit einer Pauschalgebühr in Betracht zu ziehen. So werden interne Verwaltungsprozesse vereinfacht und Mandanten erhalten gleichzeitig Planungssicherheit und Preistransparenz.

Ein Beispiel aus der DATEV-Beratungspraxis zeigt, wie eine Kanzlei durch die Einführung einer pauschalen Gebühr pro Bescheid ihr Honorarvolumen deutlich steigern konnte. Zunächst war die Kanzlei unsicher, ob die Mandanten diese neue Abrechnungsmethode akzeptieren würden. Nach einer transparenten Kommunikation des Mehrwerts und einer klaren Darstellung der Leistung im Dienstleistungskatalog zeigte sich aber, dass nahezu alle Mandanten die neue Gebührenposition wegen der Planungssicherheit akzeptierten. Die Kanzlei konnte also nicht nur ihre Einnahmen erhöhen, sondern auch die Qualität ihrer Mandantenbeziehungen verbessern.

Erfolg durch Transparenz und Kommunikation

Ein transparenter Dienstleistungskatalog ist trägt wesentlich zu einer erfolgreichen Honorarstrategie. Er schafft Klarheit für die Mandanten und auch für die Mitarbeitenden der Kanzlei. Ein gut strukturierter Dienstleistungskatalog ermöglicht es, Leistungen wertorientiert zu verkaufen und Honoraranpassungen transparent zu kommunizieren.

Die Erfahrung zeigt, dass Mandanten Honoraranpassungen in der Regel akzeptieren, wenn sie fair und nachvollziehbar begründet werden. Wichtig ist dabei, dass der Wert der Leistungen selbstbewusst und klar kommuniziert wird. Ein Tipp für Honorargespräche: Sollte ein Mandant eine Honorarerhöhung infrage stellen, kann die Kanzlei anbieten, die Leistungen entsprechend anzupassen – beispielsweise durch eine bessere Zuarbeit des Mandanten. Die Vereinbarung fester Zeitpunkte für die Zulieferung von Belegen oder anderen Unterlagen ist ein schönes Beispiel, wie durch klare Kommunikation die Zufriedenheit auf beiden Seiten erhöht werden kann.

Langfristige Umsetzung und Flexibilität

Die Umsetzung einer neuen Honorarstrategie erfordert konsequentes Handeln und regelmäßige Reviews. Langfristig ist es entscheidend, die Honorarstrategie flexibel zu halten, um auf zukünftige Veränderungen wie neue gesetzliche Vorgaben oder technologische Entwicklungen reagieren zu können.

Eine optimierte Honorarstrategie schafft finanzielle Freiräume für Investitionen in Digitalisierung, Personal oder andere Bereiche. Die Bedeutung von Zusatzleistungen und übergreifenden Beratungsangeboten wird weiter zunehmen. Kanzleien, die sich von reinen Deklarationsdienstleistern zu ganzheitlichen Beratern entwickeln, werden langfristig erfolgreich sein.

Fazit: Wertschöpfung durch professionelle Honorarberatung

Für die Optimierung ihrer Honorarstrategie können sich Steuerberatungskanzleien von erfahrenen Beratern unterstützen lassen. Durch eine detaillierte Analyse und konkrete Empfehlungen zur Umsetzung wird es möglich, verborgene Potenziale sichtbar zu machen und langfristig Erfolge zu erzielen – ohne dabei die Mandantinnen und Mandanten aus den Augen zu verlieren. Die Erfahrung zeigt: Wer sich mit der Honorarstrategie auseinandersetzt, kann seine Ertragslage verbessern und auch die Zufriedenheit der Mandanten und Mitarbeiter steigern.