Oft ergeben sich verbesserte Abläufe und Strukturen

DATEV magazin: Herr Baur, auf Ihrer Homepage werben Sie damit, dass die Buchführung der Zukunft digital und just in time ist. Was heißt das konkret und welche Rolle spielt dabei die Ver­fahrens­do­ku­men­ta­tion, zumal das Bundesfinanzministerium mit der Einführung der GoBD eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion für alle Prozesse in den Unter­nehmen, aber auch in den frei­be­ruf­lichen Praxen und Büros fordert.

RALF BAUR: Wir befassen uns seit etwa zehn Jahren mit der Thematik der digitalen Buchführung. Derzeit stellen wir fest, dass das Bewusstsein der Unter­nehmer mehr und mehr in Richtung digitaler Prozesse geht. In der Zusammenarbeit mit dem Mandanten gilt es, die optimalen Wege des Daten- und Belegtransfers zu finden. Zum einen geht es hierbei um die Kosten bei der Erstellung der Finanzbuchführung und zum anderen um die kurzfristige Bereitstellung von be­triebs­­wirt­schaft­­lichen Informationen. Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion stellt dabei das Kon­troll­werk­zeug für den Di­gi­ta­li­sie­rungs­prozess dar und hilft, eine GoBD-konforme Finanz­buch­füh­rung zu erstellen.

Wie erstellen Sie die Verfahrensdokumentation?

Wir tun das von Beginn an mit dem Zusatzmodul Abschlussprüfung Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion in DATEV Bilanzbericht comfort. Es gewährleistet eine zentrale Erfassung von Daten in den so­ge­nannten globalen Variablen, die übergreifend in allen Druckauswertungen Berücksichtigung finden. Wie im Bilanzbericht zur Jahres­ab­schluss­er­stel­lung kann im Folgejahr eine Jahres­über­nahme durchgeführt werden und ­jederzeit eine Folgeversion der ur­sprüng­lichen Dokumentation erstellt werden.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion sowohl für Ihre Kanzlei als auch für die Unternehmen?

Mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation beim Mandanten bietet sich für uns die Möglichkeit, die organisatorischen Abläufe im Unternehmen näher kennenzulernen. Durch die Analyse dieser Prozesse zusammen mit den Verantwortlichen im Unter­nehmen ergeben sich oftmals verbesserte Abläufe und Strukturen. Dies hilft dem Unternehmen, Arbeits­pro­zes­se kompakter zu gestalten, und gibt uns die Möglichkeit, auf die Beleg­be­reit­stellung Einfluss zu nehmen. Hierbei ist uns die zeitnahe und möglichst vollständige Beleg­be­reit­stel­lung wichtig.

Wie haben die Unternehmen auf das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation (VD) reagiert?

Sehr unterschiedlich. Unternehmen mit bereits vorhandenen digitalen Strukturen nutzen die VD zum ersetzenden Scannen, um vom Papierarchiv auf das digitale Archiv in DATEV Unternehmen online umzusteigen. Das Erfordernis der VD war bei diesen Unternehmen kein Hindernis, sondern die not­wen­dige Absicherung gegenüber den rechtlichen Vorgaben. Unternehmen mit her­kömm­licher Papierablage hingegen sind nur schwer von der Notwendigkeit der VD zu überzeugen. Hier bedarf es vieler Gespräche, um ein Umdenken und die Einführung digitaler Prozesse anzustoßen. Wir Steuerberater sind dabei besonders gefordert, geht es doch insbesondere auch darum, Zuschätzungen durch die Finanz­ver­wal­tung wegen formeller Mängel in der Buchführung zu vermeiden. Die VD kann dabei als Leitfaden und Werkzeug zur Herstellung einer GoBD-konformen Buchführung dienen.