Nicht ohne Aufwand, aber lohnenswert

Eine Herausforderung für Kunden und DATEV gleichermaßen. Ein Steuerberater und ein IT-Spezialist berichten von ihrer Umstellung – was gut funktionierte und welche Hürden zu überwinden waren.

Steuerberater Nils Ebermann aus Wolfsburg arbeitet seit 2016 mit DATEVasp, sein System hat zehn administrierte User.

DATEVmagazin: Herr Ebermann, wie lief die Umstellung in Ihrer Kanzlei?

NILS EBERMANN: So eine Umstellung ist natürlich nie ganz einfach. Im vergangenen Jahr kam bei uns vieles zusammen, zum Beispiel der Wechsel des Telefonie-Anbieters im selben Zeitraum. Unsere Telefonanlage funktionierte zum Beispiel tagelang nicht, weil beim Telefonanbieter irgendetwas nicht einwandfrei geklappt hat. Sowas macht unnötig Stress. Wir wollten alles in einem Aufwasch erledigen, aber das ist rückblickend nicht zu empfehlen. Man verliert leicht den Überblick. Lieber eins nach dem anderen. Den Beginn der Umstellung haben wir auf einen Freitag gelegt. Am Montag ging der Betrieb dann schon Stück für Stück weiter.

Welche Probleme sind noch aufgetaucht?

Einige Zeit vor der Umstellung auf das neue Betriebssystem hatten wir zwei neue Rechner gekauft und danach zur Migration auch alle anderen Rechner ausgetauscht. Da gab es ein paar Probleme mit der Einbindung, weil nicht alle Rechner gleich konfiguriert waren. Bei den beiden zuerst ausgetauschten Rechnern brach die Anmelderoutine immer wieder ab. Hier war letztendlich der EDV-Partner gefragt. Für mich als Kunde stellte sich in solchen Situationen immer die Frage, wer für das Problem zuständig ist: DATEV oder der EDV-Partner? Wenn hier der Ball hin und her gespielt wird, ist das für den Anwender sehr unbefriedigend. Zudem hat das Scan-Modul nicht auf Anhieb funktioniert: Nach ein paar Umwegen stellte sich heraus, dass eine zu hohe Auflösung in der Scanner-Grundeinstellung beim Drucken extrem viel Rechnerzeit verbrauchte.

Warum haben Sie den Upgrade-Service vor Ort gebucht?

Mir fehlt schlicht die Zeit und das Know-how, um mich intensiv mit der Technik zu befassen. Die EDV muss einfach laufen, das ist essenziell. Unser Systempartner kümmerte sich deshalb zunächst um die Voreinstellungen und hat dann an den Vor-Ort-Service der DATEV übergeben. Die Vorabinfos von DATEV waren sehr ausführlich – ab einem bestimmten Level hat allerdings mein technisches Verständnis nicht mehr gereicht. Aber auch wenn es mal in der Kommunikation ein Missverständnis gab, lief es doch insgesamt sehr gut.

Wie arbeitet es sich jetzt nach der Migration mit der neuen asp-Plattform?

Den größten Vorteil und den meisten Mehrwert bringt mir der mobile Arbeitsplatz. Dass es eigentlich ein anderer Zugang auf meine Systeme ist, merke ich gar nicht, die Oberfläche sieht so aus wie vorher auch. Ich persönlich arbeite auf einem Mac und kann alle Anwendungen problemlos über DATEV SmartLogin nutzen, auch von zu Hause. Und im Notfall können wir auch unseren Mandanten weiterhelfen: Jetzt, wo bei einem unserer Mandanten die Buchhalterin krankheitsbedingt ausgefallen ist, kann sich eine Kanzlei-Mitarbeiterin vor Ort beim Mandanten auf ihren persönlichen Arbeitsplatz aufschalten und die Buchführung übernehmen.

DATEVasp: Eine hochgradig individuelle Lösung

Die Umstellung einer Steuerberatungsgesellschaft mit vielen Niederlassungen ist eine Mammutaufgabe, sagt Matthias Maus, der bei der W+ST IT Consult GmbH den IT-Service sowie die Technik verantwortet.

DATEVmagazin: Sie mussten über 25 Kanzleien auf das neue DATEVasp umstellen. Was kam da auf Sie zu?

MATTHIAS MAUS: Zum einen ging es dabei um mehrere hundert Arbeitsplätze mit circa 900 administrierten Nutzern; zum anderen arbeiteten alle Standorte zwar mit getrennten Eigenorganisationspfaden, haben aber einen gemeinsamen Datenbestand für die leistungserstellenden Programme wie Rechnungswesen und Lohn. Dieser hohe Grad an Komplexität war durchaus anspruchsvoll.

Wie haben Sie das gelöst?

Zunächst haben wir nicht alle Kanzleien zu einem Stichtag X umgezogen, sondern verteilt über sieben bis acht Wochen. Montags und freitags die Kanzleien ohne Dokumenten-Managementsystem, mittwochs die Kanzleien mit DMS. Wobei die Eigenorganisation und DMS immer je Standort individuell war, getrennt von anderen Standards. Einen Stichtag zur Umstellung gab es nur für die zentralen Datenhaltungs- und den Exchange-Server.

Wie sahen Ihre Vorbereitungen aus?

Im Vorfeld wurden die einzelnen Schritte besprochen, geplant und dann erst mal probeweise zwei Kanzleien umgestellt; nach diesen ersten Erfahrungen alle anderen. Vorab haben wir alle technischen Voraussetzungen für einen guten Ablauf geschaffen, zum Beispiel rund 400 Rechner ausgetauscht. Auch DATEV-seitig hat die Vorbereitung für unsere Umstellung mehrere Monate gedauert, in denen uns unter anderem eine Kanzleitestumgebung bereitgestellt wurde.Da wir den erweiterten IT-Service bei DATEVasp in Anspruch nehmen, hatten wir dort einen persönlichen Ansprechpartner für die gemeinsame Planung und Durchführung. Mit dem Umzug auf die DATEVasp next Generation haben wir auch unseren bestehenden Datenbestand auf die letzten fünf Jahre begrenzt, ältere Daten haben wir archiviert. Der Speicherbedarf hat sich damit drastisch reduziert.

Und kommunikativ?

Neben den Planungsgesprächen mit den Geschäftsführern der einzelnen Niederlassungen wurde zusätzlich pro Niederlassung ein Mitarbeiter als DATEVasp-next-Beauftragter bestimmt, der als Multiplikator für die gesamte Kanzlei diente. Diese Mitarbeiter haben wir so geschult, dass sie ihren Kollegen bei Fragen zur Umstellung helfen konnten. Alle Standorte bekamen zusätzlich einen EDV-Paten, einen Projektzuständigen aus der W+ST IT Consult GmbH, zugeteilt. Die Kommunikation über die Geschäftsführer, Beauftragten und Paten hat sehr gut funktioniert und war eine deutliche Entlastung für uns in der IT. Alle Mitarbeiter wurden über die Basics informiert, was sich konkret verändern wird und worauf zu achten ist.

Was war der schwierigste Part für Sie?

Das waren für mich die umfassenden organisatorischen Änderungen und das Heranführen der Mitarbeiter an die neue Situation. Die Rechtestruktur aller User außerhalb DATEV war sehr umfangreich. Um das handhabbar zu machen, haben wir allen Nutzern zunächst nur Standardrechte vergeben, die sie bei Bedarf aufstocken können. Bei den Exchange-Servern war für die E-Mail-Kommunikation Nacharbeit nötig. Durch die sukzessive Umstellung arbeiten einige Kanzleien schon auf dem neuen System und andere auf dem alten – mit der Folge, dass das neue System nicht mehr die Outlook-Kontakte aus dem alten System erkannte. Unser Ansprechpartner bei DATEV hat für uns eine individuelle Lösung gefunden und in mühevoller Handarbeit Weiterleitungskontakte von alt nach neu angelegt. Der aufwändigste Teil war aber die Mandantenanbindung. Weil die Mandanten oft keinen IT-Ansprechpartner vor Ort haben, gab es bei uns ein massives Anrufaufkommen.

Wie bewerten Sie die neue Plattform insgesamt?

Viele Niederlassungen haben uns positives Feedback gegeben. Das System ist dynamischer. Vieles läuft besser, aber doch nicht alles, und es gibt ein paar Kinderkrankheiten. Zwar ist das von uns genutzte DATEVasp eine hochgradig individuelle Lösung, aber da unser Gesamtkonstrukt mit den vielen Niederlassungen nicht gerade einfach zu handeln ist, wollen wir uns zur Vereinfachung mehr in Richtung DATEV-Standard bewegen – auch mit dem Hintergedanken, dass dann Serviceanfragen schneller beantwortet werden können. Daneben muss sich auch unser eigener Service an das neue System anpassen. Wenn man den gesamten Umfang der Umstellung bedenkt, würde ich sagen, ist das alles sehr gut verlaufen.

Zur Autorin

Martina Mendel

Redaktion DATEV magazin

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