Neue Schnittstellen zum Branchenpaket Apotheken

securePharm, Kassensicherungsverordnung, Gesetz zum Schutz vor Kassenmanipulation, E-Rezept, E-health-Gesetz: Seit Jahren wachsen die Anforderungen an die Warenwirtschaftssysteme in der Apothekenbranche. Bereits heute sind die meisten Prozesse digitalisiert. Die Telematikinfrastruktur schafft nun eine Art Datenautobahn in der Gesundheitsbranche, die alle Protagonisten wie Ärzte, Krankenhäuser, Krankenkassen und eben auch Apotheken miteinander vernetzt. Alle für die Behandlung eines Patienten benötigten Daten werden schneller und einfacher verfügbar sein.

Und die Kanzleien? Sie bekommen einmal im Monat einen Pendelordner. Tagesabschlüsse werden ebenso wie Rechnungen für Heimbelieferungen ausgedruckt und mehr oder weniger vorsortiert abgegeben. Glücklich kann sich die Buchhaltungskraft schätzen, wenn diese Belege zumindest schon einmal eingescannt und per DATEV Unternehmen online übergeben werden. Im Anschluss werden sie manuell verbucht. Dabei ist das eigentlich völlig unnötig, da die Daten bereits in digitaler Form vorliegen.

Vorhandene Schnittstellen

Viele Apothekensysteme haben heute schon Schnittstellen im DATEV-Format integriert. Einige bieten sogar die Weitergabe der Daten direkt über DATEV Unternehmen online an. So zum Beispiel der langjährige DATEV-Software-Partner CGM ­LAUER. In Absprache mit dem Steuerberater kann wahlweise der Standardkontenrahmen (SKR) SKR 03 oder 04 im System hinterlegt werden. Alle Fakturarechnungen und Tagesabschlüsse aus der Kasse werden – mit Personenstammdaten und nach steuerlichem Sachverhalt getrennt – als fertige Buchungssätze per ­DATEV-Format oder wahlweise mit Belegbild als Buchungsvorschlag über DATEV Unternehmen online übergeben. Für Entnahmen aus der Kasse können verschiedene Schlagwörter hinterlegt werden. Hinter diesen stehen entsprechende Aufwandskonten mit dem jeweiligen steuerlichen Sachverhalt. So werden auch die Ausgaben korrekt vorkontiert. Über Zusatzinformationen können direkt am Buchungssatz weitere Informationen bereitgestellt werden.

Standard reicht nicht mehr aus

In den Apotheken findet ein Generationenwechsel statt. Viele Apotheken gleichen mit ihrer modernen Einrichtung schon fast einem Luxusspa. Die Zeiten der alten schweren Apothekerschränke aus Eiche rustikal neigen sich dem Ende zu. Stattdessen steht dort nun ein Kommissionierautomat, der die Medikamente direkt an den Verkaufstisch bringt. Das gibt dem Apotheker Zeit: zum Beispiel für die neuen Beratungsleistungen Ernährung und Kosmetik, die er seinen Kunden anbietet.

So wie sich der Apotheker ändert, erwartet er dies auch von seinem Steuerberater. Längst reicht es nicht mehr aus, nur die Buchführung zu erstellen und einmal im Jahr ein Abschlussgespräch zu führen. Es wird eine qualifizierte und auf die Branche abgestimmte Beratung erwünscht. Fachlich unterstützt DATEV hierbei mit dem Präsenzseminar: Kompetente Branchenberatung für Apotheken (Art.-Nr. 70385). Dieses vermittelt das notwendige Know-how für die Apothekenberatung.

Branchenpaket für Apotheken

Ab dem Wirtschaftsjahr 2019 bietet DATEV ein Branchenpaket für Apotheken an. Dieses liefert für die Beratung notwendige Kennziffern und Vergleichsauswertungen. So werden zum Beispiel die Roherträge für normale und hochpreisige Arzneimittel getrennt berechnet und ausgewiesen. Personalkosten je Kunde und die Kosten im Verhältnis zum Umsatz ohne hochpreisige Arzneimittel sind weitere wichtige Informationen, die der Apotheker benötigt. Die Basis hierfür sind jedoch Kennzahlen, die in den Tiefen des Apothekensystems stecken und nicht mit den Tagesabschlüssen übergeben werden. Diese aufzubereiten und zu verbuchen, bedeutet einen hohen manuellen Aufwand – für Apotheker und Steuerberater. Auch Kennzahlen aus den Monatsabrechnungen der Rezeptabrechnungsstellen werden benötigt. Diese lagen bisher meist nur als mehrseitige PDF-Dateien vor und mussten umständlich herausgesucht werden.

Die Software-Hersteller CGM LAUER, Pharmatechnik sowie die Rezeptabrechnungsstelle NOVENTI bieten ab dem Wirtschaftsjahr 2020 eine mit DATEV abgestimmte Datei an, die als Buchungsvorschlagsliste direkt importiert werden kann. Sie liefert die für das Branchenpaket notwendigen Inhalte und bucht die über den Monat aufgelaufenen Tagesabschlüsse automatisch auf die branchenspezifischen Erlöskonten um. Mit der von ­DATEV angebotenen Lerndatei (wahlweise auf Basis SKR 03 oder 04) werden diese vollständig und ohne notwendige Nacharbeiten verbucht. Mehrere weitere Software-Hersteller haben bereits beschlossen, diese Datei ebenfalls anzubieten.

Apotheker vergleichen sich gerne

Viele Apotheker sind in Erfahrungsaustauschgruppen organisiert und tauschen regelmäßig ihre Erfahrungen aus. Häufig werden hierbei auch branchenspezifische Kennzahlen verglichen. Ab dem Wirtschaftsjahr 2020 bietet DATEV eine Branchenauswertung auf der Basis der Apotheken-BWA an. Damit steht ein Werkzeug zur Verfügung, das einen aussagekräftigen Vergleich der Apotheke zum Branchendurchschnitt liefert. Seit Jahresanfang können diese Auswertungen Mandanten auch direkt über DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden.