„Nachbuchungen verlieren ihren Schrecken“

DATEVmagazin: Der Blick zurück: Wie haben Sie früher die Jahresabschlusserstellung dokumentiert, bevor Sie das Zusatzmodul Dokumentation Abschlusserstellung im Einsatz hatten?

Markus Hoffarth: Trotz DATEV ProCheck, DATEV DMS classic und den Microsoft-Office-Produkten stand der Jahresabschluss-Papier-Ordner im Mittelpunkt der Dokumentation. Neben der handschriftlichen Notiz gab es eine Reihe Excel-Vorlagen und eine Rückfragenliste in Word. Im DATEV DMS classic wurde und wird alles unter dem Jahresabschlussauftrag aus DATEV Eigenorganisation comfort zusammengefasst. Alles in OneNote zusammen zu tragen, haben wir uns auch kurz angesehen.

Wie erhalten Sie die notwendigen Informationen und Unterlagen von Ihren Mandanten?

Wie in allen Bereichen der Steuerberatung gibt es immer noch die klassischen Kommunikationswege: Belege per Brief, Fax oder E-Mail und die Notizen zu persönlichen oder telefonischen Gesprächen. Ein Portal zur zusammengefassten Kommunikation mit dem Mandanten in Form einer To-Do-Liste, die auch noch DSGVO-konform ist, ist natürlich ein großer Wunsch.

Der Blick nach vorn: Was hat sich durch das Zusatzmodul geändert?

Um einen Abschluss mit dem zuständigen Sachbearbeiter zu besprechen oder ein solches Gespräch vorzubereiten, benötige ich nur noch ein zentrales Dokument. Notwendige Dokumente finden sich schnell unter der jeweiligen Bilanz oder GuV Position.

Was sind die wesentlichen Vorteile für Sie?

Alle Checklisten, ob kopiert aus einem Buch oder als Excel-Vorlage, haben einen großen Nachteil: Eine Umbuchung und alle Berechnungen müssen mit der Hand nachbearbeitet werden. Die Kalkulationstabellen mit Variablen zu füllen ist kein Hexenwerk. Damit verliert jede Nachbuchung ihren Schrecken. Jeder Sachbearbeiter hat eine zentrale Vorlage zur Verfügung. Das große Sammelsurium aus Excel-Vorlagen lässt sich reduzieren und kanalisieren. Die Vorlage ist gerade für kleinere Kanzleien ohne Intranet und Stabsabteilung gut zu pflegen und auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kanzleileitung anzupassen. So hat man eine gute Basis für alle Jahresabschlüsse. Gerade für die Zeit im Homeoffice alles in allem ein echter Gewinn.

Wie war die Einführung der Software gestaltet?

Wir haben erstmal mit einigen kleineren und größeren Mandanten begonnen. Nachdem wir nun auf Kontenzweckbasis arbeiten, werden wir die Vorlage für alle Jahresabschlüsse verwenden. Da wir schon seit dem Veranlagungsjahr 2010 mit dem DATEV Bilanzbericht comfort, beziehungsweise DATEV Abschlussprüfung compact arbeiten, waren uns die Grundlagen der Bedienung nicht fremd. An die Ampel-Symbolik musste man sich erstmal gewöhnen, aber nach einer kurzen Beratung durch die Fachabteilung war allen der Sinn dahinter schnell klar.