Die DATEV Datenservices im Rechnungswesen folgen einem etablierten Ablauf.
Die Daten werden aus Vorsystemen wie Warenwirtschaft, ERP oder Faktura übernommen, in die DATEV-Cloud übertragen und in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen verarbeitet. Dies geschieht Monat für Monat und einmal im Jahr, wenn der Jahresabschluss anfällt.
Mit dem DATEV Datenservice Export Rechnungswesen wird dieser Prozess nicht verändert, sondern gezielt weitergedacht und fortgesetzt. Die in der Finanzbuchführung verarbeiteten und qualitätsgesicherten Daten werden für nachgelagerte Systeme bereitgestellt und in eine nächste Verarbeitungsstufe überführt.
Im Fokus steht dabei die Weitergabe der Daten für ein bestimmtes Nutzungsszenario, beispielsweise für Controlling-, Reporting- oder Analysezwecke. Ein vergleichbares Prinzip existiert bereits im Lohn mit dem DATEV Lohnergebnisdatenservice, der Abrechnungsergebnisse für externe Systeme zugänglich macht. Auch in der Lohnabrechnung sind Analyse und Controlling integrale Bestandteile der nachgelagerten Prozesse.
Automatisierter Datenexport
Mit dem Datenservice Export Rechnungswesen wird dieser Ansatz nun konsequent auf die Finanzbuchführung übertragen und ausgebaut. Er verbessert kollaborative Prozesse, gewährleistet die Sicherheit in der Datenübertragung und ermöglicht einen automatisierten Datenexport in das Drittsystem. Das bedeutet: direkter Zugriff auf aktuelle Finanzdaten, Integration in Systeme (z. B. Dashboards, Planungstools) und Grundlage für eine datenbasierte Unternehmenssteuerung.
Der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen ist eine Online-API, die es ermöglicht, Daten aus der Finanzbuchhaltung für nachgelagerte Systeme zu übertragen. Hierzu werden die Daten aus dem DATEV-Rechnungswesen-Archiv herangezogen und für diese Systeme online bereitgestellt.
An wen richtet sich der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen?
Der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen richtet sich in erster Linie an Softwareanbieter, die Lösungen im Bereich Auswertung, Controlling und betriebswirtschaftliche Analyse für Steuerberater und Steuerberaterinnen und deren Mandanten und Mandantinnen entwickeln. Dieser Zielgruppe eröffnet der Datenservice die Möglichkeit, ihr Produktportfolio gezielt auszubauen, etwa durch:
- automatisierte Managementreports
- integrierte Controlling- und BI-Lösungen
- datengetriebene Produkte/Lösungen
Über die standardisierte Online-Schnittstelle können Finanzbuchhaltungsdaten ohne Medienbrüche in die eigenen Systeme integriert und dort unmittelbar weiterverarbeitet werden. Das reduziert den Integrationsaufwand und schafft eine verlässliche Datenbasis für weiterführende Services. Der Datenservice ist darüber hinaus auch für Steuerkanzleien oder Mandanten relevant. Sie können ihn nutzen, um eigene Auswertungs- oder Planungssysteme einfach und sicher mit den Daten zu versorgen.
Vorteile
Für Steuerberater und Steuerberaterinnen:
- Kein umständlicher Dateiexport
- Sicherer und schneller Übertragungsweg der Daten
- Effizientere Prozesse in der Kollaboration mit Mandanten
Für Mandanten und Mandantinnen:
- Zeitnaher Zugriff auf Daten der Finanzbuchhaltung
- Maschinenlesbare Daten für produktive Systeme im Unternehmen
Für Softwareanbieter:
- Einheitliche Datenschnittstelle und Übertragungsprozesse
- Direkter Zugriff auf die freigegebenen Daten
- Neue Dienstleistungsmöglichkeiten und Zielgruppen
Sicherer Zugriff
Für Steuerkanzleien kann es unsicher sein, wenn Mandanten oder Dritte plötzlich Zugriff auf die komplette Finanzbuchhaltung erhalten. Deshalb kann für jeden Mandanten festgelegt werden, auf welche Daten er oder der von ihm autorisierte Softwareanbieter zugreifen kann. Hierzu wurden fünf Rechte eingerichtet:
Datenservice Export Rechnungswesen
Dies ist kein eigentliches Recht. Es ermöglich eine einfache Administration, um einem Mandanten mit einem Haken den Zugriff auf alle Daten zu erlauben
Stammdaten
Mit diesem Recht kann auf die Wirtschaftsjahresdaten zugegriffen werden. Diese beinhalten unter anderem Wirtschaftsjahresbeginn und -ende, Sachkontenlänge, eingesetzter Kontenrahmen und Kontenbeschriftungen.
Auswertung Export
Mit diesem Recht kann auf die Summen- und Saldenliste zugegriffen werden. Für Mandanten, die das Branchenpaket SKR14 Land- und Forstwirtschaft nutzen, stehen hier noch die Summen- und Saldenliste mit Mengen und die Prüfdatei für den Agrarabschluss zur Verfügung.
Kontobuchungen
Mit diesem Recht werden alle Kontobuchungen bereitgestellt
Offene-Posten-Liste/Geschäftspartner (ab voraussichtlich 01.01.2027 verfügbar)
Dieses Recht ermöglicht den Zugriff auf die Auswertungen der OPOS-Buchhaltung
Wie funktioniert die Einrichtung?
Der Zugriff durch den Mandanten erfolgt analog zu den DATEV-Datenservices Rechnungswesen. Öffnen Sie dazu den DATEV-Arbeitsplatz im Geschäftsfeld Rechnungswesen. Markieren Sie den Mandanten und wählen Sie „MyDATEV Mandantenregistrierung“. Wählen Sie dort den DATEV Datenservice Export Rechnungswesen und folgen Sie den weiteren Anweisungen.
Gerne helfen Ihnen auch die DATEV Mitarbeiter vom DATEV-Partner-Onboarding weiter. DATEV-Partner-Onboarding
Für eine Kanzlei, die selbst den Datenservice nutzen möchte, kann dies sehr aufwändig sein, wenn Daten mehrerer dutzend Mandanten bereitgestellt werden sollen. Aus diesem Grund kann der Datenservice auch über den „Bestell- und Einrichtungsassistent“ bestellt werden. Somit können alle Mandanten einer Beraternummer auf einmal bereitgestellt werden.
Interessiert? Mehr zur Lösung und den Einsatzszenarien erfahren Sie hier: DATEV Datenservice Export Rechnungswesen.