Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, vertragsrechtliche Daten seiner Beschäftigten zu verwalten. Aber das sollte nicht der einzige Grund sein, weshalb Sie in Ihrer Kanzlei die Mitarbeiterdaten und Informationen pflegen. Sie haben mehr davon, wenn Sie den Verwaltungsakt zusätzlich nutzen, um das persönliche Arbeitsverhältnis zu Ihren Mitarbeitern zu verbessern.
Die Personalverwaltung in der Steuerkanzlei umfasst im Wesentlichen folgende administrative Vorgänge:
- Personalakten pflegen: z. B. Schriftwechsel mit Mitarbeitern, Arbeitsverträge und Änderungen wie Arbeitszeit, Beförderung, Austritt
- Personenbezogene Daten pflegen: z. B. Adresse, Geburtsdatum, Familienstand
- Korrespondenz mit Behörden und Institutionen: z. B. Sozialversicherungsträger
- Gehaltsabrechnung und Kostenabwicklung: z. B. Reisekosten, Dienstwagen
- Termine überwachen: z. B. Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit
- Urlaubs- und Fehlzeiten verwalten
- Aus- und Weiterbildung abwickeln: z. B. Einsatzplanung von Azubis, Fortbildung
- Personal-Recruiting: z. B. Stellen ausschreiben, Bewerberakten verwalten
Die Unterlagen zu diesen Abläufen sollten Sie systematisch ablegen und immer aktuell halten, damit Sie alle Informationen anlassbezogen schnell zur Hand haben, beispielsweise für ein Mitarbeitergespräch oder im Zuge einer Stellenausschreibung.
So generieren Sie Zusatznutzen
Personalverwaltung ist in erster Linie eine administrative Aufgabe. Dennoch geht es um persönliche Daten und Informationen, die zum Teil mit wichtigen Lebensabschnitten Ihrer Mitarbeiter verbunden sind. Warum also nicht den Menschen sehen und ganz nebenbei als attraktiver Arbeitgeber punkten?! Hier drei Beispiele:
Besondere Ereignisse verdienen Aufmerksamkeit: Wie wäre es mit einer Geste der Anerkennung zum Geburtstag oder zu einem Jubiläum? Oder zeigen Sie Ihr Interesse an familiären Ereignissen Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel durch eine Schiefertafel zur Einschulung der Sprösslinge. Dafür müssten Sie nur die Geburtstage der Kinder in Ihrer Mitarbeiter-Verwaltung ergänzen.
Perspektive durch gezielte Weiterentwicklung: Zeigen Sie, wie wichtig Ihnen die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter ist. Sie können hier Zeichen setzen, in dem Sie z. B. einen Schulungskatalog im Verwaltungssystem Ihrer Kanzlei pflegen.
Der erste Eindruck zählt: Seien Sie professionell gegenüber potenziellen und neuen Mitarbeitern – angefangen von einer zügigen Reaktionszeit und einem ansprechendenden Schriftverkehr bis zum Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter. Dafür können Sie Checklisten und Mustervorlagen im Verwaltungssystem hinterlegen, um sich die jeweiligen Vorgänge zu erleichtern.
Meht zum Thema
- Personal-Managementsystem classic
Um auf personenbezogene Mitarbeiterdaten und -informationen anlassbezogen und schnell zuzugreifen, hilft ein Verwaltungssystem. Die Software unterstützt Sie bei der Schriftguterstellung, gibt Überblick über Urlaube und Fehlzeiten und bietet zahlreiche Analyse- und Berichtsmöglichkeiten und den Datenaustausch mit den DATEV-Lohnprogrammen. - Elektronisches Wissen Personalmanagement
Die Datenbank ermöglicht die Recherche in tagaktuellem Fachwissen rund um das Personalmanagement. Sie informiert zu allen Phasen des Arbeitsverhältnisses und zu Fragen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts und unterstützt mit Arbeitshilfen, z. B. Musterverträge, Checklisten, Zeugnisgenerator etc. - DATEV Verlagsmedien Lohn und Personal
Die Software bündelt die elektronischen Dokumente zum Thema Lohn und Personal. Neben Kompaktwissen und Fachbüchern sind auch über 20 komprimierte Mandanten-Informationen integriert. - Praxishandbuch Lohn und Personal, 3. Auflage
Das Fachbuch behandelt die Arbeitgeberaufgaben angefangen von der Personalgewinnung, über die Personalbetreuung bis hin zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Darüber hinaus werden Fragestellungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung praxisnah erläutert.
