In­di­vi­duelle Soft­ware­lö­sun­gen - 18. September 2019

Mit schlauen Verbindungen Prozesse verbessern

Dass eine Kanzlei wie jedes andere Unter­neh­men Umsatz er­wirt­schaften und schwarze Zahlen schreiben muss, versteht sich von selbst. Das ent­sprechend zu steuern, verlangt mehr, als nur der eigenen Intuition zu folgen. In­for­ma­tive Aus­wer­tungen der Eigen­or­ga­ni­sa­tions­pakete helfen mit den notwendigen Fakten, Mandate wirt­schaftlich zu führen.

Die Einnahmen einer Kanzlei werden vielfältig eingesetzt: Laufende Kosten wie Miete, Leasing-Rate für das Firmenauto oder die Gehälter der Mitarbeiter werden davon bezahlt – nicht zuletzt der Unternehmerlohn des Kanzleiinhabers. Im Hinblick auf die Zukunft werden die Einnahmen benötigt, um die Kanzlei zukunftsfähig zu halten, etwa um in die Digitalisierung und Automatisierung zu investieren oder um in Zeiten des Fachkräftemangels gute Mitarbeiter zu finden und zu binden. Um also weiterhin schwarze Zahlen zu schreiben, sind unter anderem Kenntnisse über die wirtschaftliche Situation der eigenen Mandate vonnöten. Die Eigenorganisationspakete von DATEV bieten unterschiedliche Auswertungen, um diese Informationen herauszufinden.

Deckungsbeitrag im Blick behalten

Mit welchen Mandanten eine Kanzlei Geld verdient oder verliert, sollte keine Frage des Bauchgefühls sein. Vielmehr gilt es, den Deckungsbeitrag zu betrachten, indem die Kosten eines Mandats den Umsätzen gegenübergestellt werden. Die Auswertungen in Eigenorganisation classic geben den notwendigen Überblick (siehe untenstehenden Kasten).
Ist der Deckungsbeitrag eines Mandats oder Auftrags nicht nur kurzzeitig oder ausnahmsweise negativ, sollte man als Kanzleiinhaber mit dem Mandanten über die Situation sprechen. Ziel muss sein, gemeinsam nach einem Weg zu suchen, der für beide Seiten zufriedenstellend ist. Die Argumente für das Gespräch mit dem Mandanten liefern die Zeit-erfassung in den Eigenorganisations-Paketen und die erfassten Kosten für Materialien und Auslagen.
Auch das Wissen darüber, welche Mandate zu den Top- oder Flopmandaten gehören, sollte auf Fakten basieren. Diese Information lässt sich auch mit den Auswertungen in Eigenorganisation classic herausfinden. In diesem Fall ist es die „Liste E11/9 Deckungsbeitrag ABC-Analyse Mandant (inkl. Vorschüsse und allen abgerechneten Kosten)“, die aufgerufen werden muss.
Die Programmpakete der Eigenorganisation bieten weitere Listen und vermitteln ohne großen Aufwand einen Überblick über die wirtschaftliche Situation der Mandate beziehungsweise der Kanzlei.

DECKUNGSBEITRAG ERMITTELN

Rufen Sie in DATEV Eigenorganisation classic unter Auswertungen | Auskunftssystem | Kanzleiorganisation | Chef und Kanzlei die „Liste E11/5 Deckungsbeitrag ABC-Analyse auf Auftragsebene/Euro“ auf. Wählen Sie den Filter „Auswahl Auftragsart“, klicken Sie auf den Registerreiter „Detailinformationen“, als Darstellung wählen Sie „Bericht“ und aktivieren Sie „Ausführen“.

Fotos: Lightcome; GlinskajaOlga; Nongkran_ch / Getty Images

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