Digitale Datenanalysen helfen, im Datenwirrwarr heutiger Abschlussprüfungen die Übersicht zu behalten. Sie sind außerdem unverzichtbar, wenn es um das Aufspüren von Unregelmäßigkeiten geht. DATEV hat die richtige Lösung für alle Anforderungen.
Vollständige Datensätze statt nur Stichproben analysieren, und das in weniger Zeit? Die digitale Datenanalyse macht es möglich. Die sogenannte datengetriebene Prüfung eignet sich vor allem für Massendaten. Diese zu überblicken, wird immer schwieriger – und damit auch das Erkennen auffälliger oder kritischer Sachverhalte. Auch der Einsatz von immer komplexeren Programmen bei den Mandanten erschwert den Überblick. Abhilfe schafft der Einsatz von Software zur digitalen Analyse von Daten im Hinblick auf Auffälligkeiten.
Vor allen in den Bereichen der Informationsbeschaffung und vorläufigen Risikobeurteilung, der Auswertung der rechnungslegungsbezogenen Prozesse und internen Kontrollen in Verbindung mit der Validierung der internen Kontrollen (Funktionsprüfungen) und bei aussagebezogenen Prüfungshandlungen eignen sich digitale Datenanalysen. Dr. Stephan Kurka, Wirtschaftsprüfer bei der HKF Beratergruppe in Sankt Augustin, sieht als Beispiel die Prüfung eines Online-Händlers. Wenn dieser etwa seinen Warenbestand nach Verbrauchsfolgeverfahren bewerte, sei die Überprüfung der Vorratsbewertung ohne Datenanalyse nur schwer möglich. „Mithilfe datengetriebener Prüfung muss sich der Abschlussprüfer nicht mehr nur auf eine Stichprobe beschränken, sondern kann die Bewertung des gesamten Warenbestands unter Verwendung des vom Mandanten genutzten Verbrauchsfolgeverfahrens nachrechnen“, beschreibt er.
Auch bei Mandanten, die zahlreiche Systeme für Vorerfassungen und Nebenbücher nutzen würden, sei die datengetriebene Prüfung von Vorteil. „Mithilfe der Datenanalyse lässt sich in diesem Fall wesentlich einfacher prüfen, ob alle Daten ordnungsgemäß und richtig in das Rechnungswesen übernommen wurden“, sagt Dr. Stephan Kurka.
All dies helfe dabei, Prüfungsrisiken, die ohne den Einsatz von digitalen Datenanalysen gerade im Bereich von Massentransaktionen bestünden, zumindest zu minimieren – und auch darüber hinaus ist die digitale Datenanalyse vorteilhaft einsetzbar. „Der bei Massentransaktionen erforderliche Stichprobenumfang ist in der Regel so hoch, dass eine Vollerhebung mittels Datenanalyse vielfach wirtschaftlicher sein dürfte“, erklärt Dr. Stephan Kurka. Das heißt, es lohnt sich oft auch finanziell.
DATEV-Mitglieder haben hinsichtlich der Prüfung zwei Möglichkeiten. Wer alles selbst in die Hand nehmen möchte, ist mit der Lösung DATEV Datenprüfung gut beraten. Damit werden die relevanten Bereiche der digitalen Datenanalyse abgedeckt. Der Nutzer erhält eine umfassende Auswertung und kann die so gewonnenen Erkenntnisse zur Überprüfung der Prüfungsstrategie heranziehen.
Alternativ bietet DATEV einen JET-Service an, die Abkürzung steht für Journal Entry Testing. Dabei muss sich das Mitglied nur um die Datenbeschaffung beim Unternehmen kümmern. DATEV übernimmt den Import, die Aufbereitung und die Analyse der Daten. Die Prüfungsschritte kann das Mitglied zuvor aus einem Katalog auswählen. Dabei kann etwa auf auffällige Journalbuchungen an Wochenenden oder Feiertagen sowie auf Lücken in den Belegnummern oder ungewöhnliche Buchungstexte geachtet werden. Anschließend erhält das Mitglied eine Auswertung, um die Ergebnisse der Datenanalyse zu interpretieren. Der Vorteil: Das Mitglied muss sich nicht um den Datenimport und die Einführung einer neuen Software kümmern.
Die Botschaft dahinter ist klar: Digitale Datenanalysen sind heutzutage wichtiger denn je, und egal ob selbst gemacht oder ausgelagert – DATEV verfügt über das passende Angebot.
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Mit DATEV Datenprüfung comfort (Art.-Nr. 41348) können Sie digitale Datenanalysen selber durchführen oder mit dem DATEV JET-Service an DATEV auslagern