Das händische Erfassen von Anlass, Datum, Uhrzeit und Fahrtstrecke in einem Fahrtenbuch ist oft eine lästige Aufgabe. Und dennoch unvermeidbar, um eine hohe Besteuerung nach der 1-Prozent-Regel bei Dienstwagen zu vermeiden oder behördliche Vorgaben zu erfüllen. Abhilfe schafft ein digitales Fahrtenbuch, wie das des DATEV-Marktplatz Premium Partners Vimcar GmbH.
Jens Mascher, Steuerberater und Partner bei MASCHER & PARTNER mbB, gibt einen Einblick in die wichtige Rolle, die Steuerberaterinnen und Steuerberater bei der Beratung zur Versteuerung von Dienstwagen spielen. Er klärt über gängige Irrtümer rund ums Fahrtenbuch auf und zeigt, wie digitale Lösungen die Arbeit erleichtern und Mandantinnen und Mandanten ganz unkompliziert steuerliche Vorteile verschaffen können.
Fahrtenbücher: Vom Auslaufmodell zur Renaissance
Die Nutzung klassischer Fahrtenbücher ist in den letzten Jahren zurückgegangen. Besonders die hohen Zinsen für Steuernachzahlungen, die früher bei bis zu sechs Prozent lagen, hielten viele Selbstständige davon ab. Der Grund: Das Risiko, dass Fahrtenbücher von der Finanzverwaltung beanstandet werden könnten, war schlicht zu groß.
„Ich gönne mir den Luxus der 1-Prozent-Versteuerung“, lautete daher oft das Argument, mit dem viele auf das Führen eines Fahrtenbuchs verzichteten. Der damit höhere steuerliche Aufwand wurde hingenommen – zugunsten rechtlicher Sicherheit und einer bequemen Abwicklung.
Mit der Digitalisierung verlieren die klassischen Argumente gegen das Fahrtenbuch an Gewicht: Durch elektronische Fahrtenbücher, wie das von Vimcar, gehört das manuelle Eintragen der Vergangenheit an. Hinzu kommen zahlreiche Vorteile, wie die automatische Adresserkennung, Erinnerungen bei fehlender Kategorisierung und der einfache Export des Fahrtenbuchs als PDF-Datei für die unkomplizierte Weitergabe an die Finanzverwaltung. Dienstwagenfahrende profitieren dabei nicht nur von mehr Komfort, sondern auch finanziell.
Die Vorteile digitaler Fahrtenbücher
Moderne digitale Lösungen überzeugen durch Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Sicherheit. App-gestützte Systeme und automatische Dateneingaben reduzieren typische Fehlerquellen wie das Vergessen oder das verspätete Erfassen von Fahrten erheblich. Diese Präzision kommt nicht nur Steuerpflichtigen zugute, sondern findet auch Anerkennung bei der Finanzverwaltung. „Wir haben bislang keine Beanstandungen bei ordnungsgemäß geführten digitalen Fahrtenbüchern erlebt“, unterstreicht Mascher.
Felix Schmidt, Chief Product & Technology Officer bei Vimcar, ergänzt: „Unser Ziel ist es, die sicherste und anwenderfreundlichste Lösung anzubieten, die alle Anforderungen der Finanzamtkonformität erfüllt. Dafür stehen wir im engen Austausch mit Steuerberatern und Finanzverwaltungen. Zusätzlich unterstützen wir unsere Kundinnen und Kunden mit einem Compliance-Service, der bei Rückfragen der Finanzverwaltung zum jeweiligen Fahrtenbuch Hilfestellung bietet.“
Das elektronische Fahrtenbuch wird besonders dann attraktiv, wenn ein Fahrzeug überwiegend geschäftlich genutzt wird und der Privatanteil gering ist. „Bei teuren Dienstwagen oder langen Arbeitswegen wird die pauschale Versteuerung schnell unwirtschaftlich“, erklärt der Steuerberater. Ein Beispiel: Bei einem Bruttolistenpreis von 85.000 Euro und einer Arbeitsstrecke von 85 Kilometern kann die Steuerlast nach Abzug der Entfernungspauschale über 1.250,00 EUR betragen. Ein präzise geführtes Fahrtenbuch bietet in solchen Fällen ein enormes Einsparpotenzial.
Elektromobilität und neue Anforderungen
Auf den ersten Blick mag der Nutzen eines Fahrtenbuchs bei der steigenden Anzahl an Elektro- und Hybridfahrzeugen geringer erscheinen. Doch auch hier lohnt sich ein genauer Blick: Fahrzeuge mit einem hohen Anteil an geschäftlichen Fahrten und einem niedrigen Privatanteil profitieren weiterhin von der Fahrtenbuchmethode, um den zu versteuernden Privatanteil zu minimieren. Besonders bei hochpreisigen Dienstwagen mit langen Arbeitswegen werden die vergleichsweise hohen Kosten der Pauschalversteuerung deutlich.
Steuerberater: Wegweiser durch die digitale Transformation
Die Nutzung elektronischer Fahrtenbücher setzt keine technischen Vorkenntnisse voraus. Intuitive Apps und einfache Plug-and-Play-Lösungen wie die von Vimcar ermöglichen einen unkomplizierten Einstieg – sowohl für Unternehmen als auch für Steuerkanzleien. Gleichzeitig unterstützt Vimcar die Digitalisierung von Prozessen in Kanzleien und bei Mandanten effektiv.
„Wir Steuerberater haben die Aufgabe, Vorbehalte gegenüber digitalen Fahrtenbüchern abzubauen“, betont Mascher. „Unsere Erfahrungen mit Betriebsprüfungen zeigen: Bei korrekt geführten digitalen Fahrtenbüchern gibt es keine Beanstandungen.“ Besonders jüngere Mandanten zeigen großes Interesse an digitalen Lösungen, da sie den Komfort zu schätzen wissen.
Einfacher Datentransfer zur Steuerkanzlei
Die Fahrtenbuchdaten können unkompliziert mit einem Klick aus dem Fahrtenbuchportal heruntergeladen und anschließend an die Kanzlei übermittelt werden – entweder per Upload oder klassischem E-Mail-Versand. Alternativ ist auch ein direkter Versand aus Vimcar an jede beliebige E-Mail-Adresse möglich – im besten Fall direkt an die Kanzlei. So wird sichergestellt, dass die steuerrelevanten Informationen zuverlässig und ohne zusätzlichen Aufwand in die Kanzlei gelangen.
Digitalisierung schafft Vertrauen und Effizienz
Das elektronische Fahrtenbuch hat sich als unverzichtbares Werkzeug etabliert, um steuerliche Anforderungen effizient und sicher zu erfüllen. Es reduziert den Verwaltungsaufwand, minimiert Risiken und bietet Unternehmen sowie Selbstständigen klare Vorteile – vor allem in einem immer komplexer werdenden Steuerumfeld.
Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar bietet eine gesetzeskonforme und effiziente Lösung für die lückenlose Dokumentation von Dienstfahrten.
