Ob Arzt oder Künstler, ob Handwerker oder Gastronom: Sie alle müssen im Laufe des Jahres Steuervorauszahlungen leisten. Aber nicht immer stimmt der Betrag, den das Finanzamt auf Basis des Vorjahres errechnet hat, mit den tatsächlichen Zahlen überein. Um dann schnell reagieren zu können, hilft es, wenn die künftigen Vorauszahlungen auf dem schnellen digitalen Weg angepasst…
Damit beim Unternehmen keine Liquiditätsengpässe entstehen, sollte bereits während des Jahres geprüft werden, ob die Steuervorauszahlungen noch mit der tatsächlichen wirtschaftlichen Lage übereinstimmen. Sie bieten Ihren Mandanten diese Leistung an. Wie genau läuft das ab?
Eder: Wir überwachen in unserer Kanzlei bereits während wir die Buchführung bearbeiten ständig das aktuelle Ergebnis. Ergeben sich Schwankungen, die auf die Vorauszahlungen Auswirkungen haben könnten, prüfen wir diese per Hochrechnung und besprechen dies bei Bedarf mit dem Mandanten. Spätestens nach Ablauf des ersten Halbjahres bzw. im dritten Quartal betrachten wir die Vorauszahlungen dann genauer. Dafür nutzen wir das Einkommensteuer-Programm – mit der Weitergabe der Daten in die Planungsrechnung. Der Vorteil ist, dass die Daten direkt aus dem Einkommensteuer-Programm übernommen werden können. Das hochgerechnete Ergebnis kann geändert werden und die Werte für die Anpassung liegen vor. Sollte sich das Ergebnis im Laufe des Jahres ändern, kann die bereits angelegte Planungsrechnung wieder genutzt werden.
Wenn sich die Zahlen verändern, heißt es schnell zu handeln. Da ist es von Vorteil, dass das Finanzamt auch hier inzwischen auf papierlose Kommunikation setzt: Seit einigen Monaten können Anträge auf Anpassung der Steuer-Vorauszahlung elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt werden. Wie wirkt sich das auf Ihre Prozesse aus?
Eder: Bevor die Finanzverwaltung die papierlose Kommunikation eingeführt hat, haben wir die Anträge per gewöhnlichem Brief, also auf dem Postweg, bei den Finanzämtern eingereicht. Der elektronische Weg bietet uns und den Mandanten viele Vorteile. An erster Stelle steht die Zeit- und Kostenersparnis. Denn der Aufwand und die Zeit für die Postbearbeitung fällt weg, ebenso natürlich das Porto. Außerdem haben wir nun die Möglichkeit, die Übermittlung zu kontrollieren und nachzuvollziehen, ob der Antrag tatsächlich bei der Finanzverwaltung eingegangen ist.
Wie genau läuft diese papierlose Kommunikation bei Ihnen in der Kanzlei ab?
Eder: Wir nutzen dafür die Leistungskomponente des DATEV E-Steuern Prozesses. Über den DATEV Arbeitsplatz rufen wir die digitale Kommunikation mit Institutionen auf. Im Programm können wir den Mandanten auswählen, für den der Antrag gestellt werden soll. Dann lassen sich über verschiedene Schaltflächen Steuerart und Steuernummer zuordnen. Anschließend müssen wir nur noch die Begründung erfassen – und können den Antrag sofort elektronisch übermitteln.
Sind Sie bei der elektronischen Übermittlung bereits auf Grenzen gestoßen?
Eder: In einigen Fällen wäre es von Vorteil, wenn Anhänge oder Auswertungen mitgesendet werden könnten. Wir gleichen diesen Nachteil damit aus, dass wir in der Begründung alle relevanten Angaben erfassen, die das Finanzamt für die Anpassung der Vorauszahlungen benötigt.
Die Finanzverwaltung könnte also bei der papierlosen Kommunikation noch nachlegen. Welche Weiterentwicklungen in dem Bereich würden Sie sich wünschen?
Eder: Bislang hatten wir zwar noch keine Probleme mit dem Finanzamt, weil wir beispielsweise keine Auswertungen beigefügt haben. Trotzdem würde die Möglichkeit, Anhänge elektronisch zu übermitteln, die Funktion des elektronischen Antrags vervollständigen.
Wie nimmt Ihre Mandantschaft den Service an, dass Sie sich während des Jahres um die Anpassung der Vorauszahlungen kümmern?
Eder: Hauptsächlich berechnen wir die Vorauszahlungen für Unternehmer, bei denen wir die Buchführung in der Kanzlei erstellen oder überwachen. Wenn laut unseren Berechnungen eine Anpassung sinnvoll oder nötig ist, sprechen wir unsere Mandanten darauf an. Auch bei Selbstständigen, die sich in der Gründungsphase befinden, ist eine Überwachung der Vorauszahlungen erforderlich. Viele unserer Mandanten schätzen den Vorteil, dass sie durch höhere laufende Vorauszahlungen eine hohe Nachzahlung bei Abgabe der Steuererklärung vermeiden können. Umgekehrt freuen sich die Mandanten über den Liquiditätsvorteil, der bei herabgesetzten Vorauszahlungen entsteht. Wir wiederum haben mit dem elektronischen Anpassungsantrag für Vorauszahlungen die Möglichkeit, für unsere Mandanten schnell und unkompliziert solche Anträge zu erledigen.
