Datenarchivierung - 29. September 2022

Lieber sicher im DATEV-Rechenzentrum

Immer wieder nutzen Kanzleien die Rechnungswesen-Archiv-DVD, um archivierte Daten aus dem DATEV-Rechenzentrum abzurufen. In einigen Fällen wurden die Daten anschließend im Rechenzentrum gelöscht. Dieses Vorgehen birgt die Gefahr, der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nicht nachkommen zu können.

Auf den ersten Blick scheint die Lang­zeitarchivierung von Buchführungsbe­ständen auf der Rechnungswesen-Ar­chiv-DVD verlockend. Doch es gibt Kon­stellationen, die zu echten Problemen führen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Mandant wurde insolvent und gab sein Geschäft auf. Seine Rechnungswe­sendaten wurden von der Kanzlei auf der Rechnungswesen-Archiv-DVD ar­chiviert und dem Mandanten überge­ben. Zwei Jahre später kündigte sich eine Betriebsprüfung beim Mandanten an. Als der Betriebsprüfer die Daten auf der Archiv-DVD in seine Prüfer-Soft­ware übernehmen wollte, konnte er die Datenbestände nicht importieren. Auch die Kanzlei konnte auf die Daten der Ar­chiv-DVD nicht mehr zugreifen. Die Da­ten des Mandanten wurden in der Kanz­lei zwischenzeitlich gelöscht. Im DA­TEV-Rechenzentrum wurden die Daten nicht archiviert.

Meist sind äußere Einflüsse dafür ver­antwortlich, wenn eine DVD nicht mehr lesbar ist. Manchmal ist die DVD zwi­schenzeitlich auch schlicht verloren ge­gangen. Die Rechnungswesen-Archiv- DVD ist ein temporäres Medium, bei­spielsweise für die Nutzung im Zuge von Betriebs- oder Steuerprüfungen.

Archivieren im DATEV-Rechenzentrum

Eine Datenarchivierung ist für Kanzlei­en und Unternehmen unverzichtbar. Die gesetzlichen Vorgaben erfordern, dass Daten bis zu zehn Jahre aufbe­wahrt werden müssen. Mit der revisi­onssicheren Archivierung in der DATEV-Cloud stellt DATEV sicher, dass Sie Ihre Buchführungsdaten jederzeit aufrufen können, zum Beispiel bei der Betriebsprüfung. Aber auch in einem Schadensfall (zum Beispiel PC oder Kanzlei-Server defekt) können Sie Ihre Rechnungswesendaten sofort aus der DATEV-Cloud runterladen.

Mehr dazu

unter www.datev.de/itssp