Dokumenten-Management-System - 17. Juni 2013

Kanzlei gegründet – DATEV DMS classic pro eingeführt

Dokumente digital weiterleiten, Durchlaufzeiten reduzieren und stets Auskunft geben können – das hat die Prozesse in der Kanzlei von Christof Graßer verbessert.

DATEV magazin: Was ist für Sie der Hauptvorteil des Systems?

Christof Graßer: Ganz klar der schnelle Zugriff auf alle Dokumente meiner Mandanten zu jeder Zeit und von jedem Ort. Mir war es bei der Gründung meiner Kanzlei wichtig, so schnell wie möglich ein Dokumenten-Management-System für den laufenden Kanzleialltag einzuführen.

DATEV magazin: Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter damit?

Christof Graßer: Meine Mitarbeiter profitieren unter anderem davon, Dokumente direkt im DATEV Arbeitsplatz pro über den Dokumentenkorb zu archivieren oder auch über individuelle Suchfilter Dokumente und Belege schnell zu finden.

DATEV magazin: Mussten Sie für die Anwendung geschult werden?

Christof Graßer: Durch die Integration des Dokumenten-Management-Systems in den DATEV Arbeitsplatz pro gab es für meine Mitarbeiter nur wenig Schulungsaufwand. Die Benutzeroberfläche war ihnen bereits bekannt und somit intuitiv bedienbar.

DATEV magazin: Was hat sich konkret verbessert?

Christof Graßer: Seit der Einführung von DATEV DMS classic pro arbeiten wir in der Kanzlei effizienter zusammen: Dokumente werden digital weitergeleitet, Durchlaufzeiten reduziert und über Bearbeitungsstände von Dokumenten können wir unabhängig von deren Status unseren Mandanten deutlich schneller Auskunft geben.

DATEV magazin: Rechnet sich der Einsatz?

Christof Graßer: Die Kosten für die Einführung des Programms werden sich für mich einerseits finanziell amortisieren – zum Beispiel durch weniger Papier-, Kopier- und Ordnerkosten sowie durch mehr Zeit für umsatzwirksame Aufgaben durch wesentlich kürzere Suchzeiten. Andererseits hat sich die Einführung schon jetzt gelohnt, weil unsere Mandanten zufriedener sind und wir von einer positiven Außenwirkung profitieren. Deshalb kann ich die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bereits bei einer Kanzleigründung empfehlen.

Akten, Dokumente und Belege digital

Damit alle in Ihrer Kanzlei eingehenden Informationen effizient verarbeitet werden, Sie jederzeit auskunftsfähig über den Stand der Bearbeitung sind und auf eine strukturierte und sichere Archivierung zugreifen können, unterstützt Sie das Dokumenten-Management-System von DATEV.

Ein Beispiel für den Weg eines Einkommensteuerbescheids mit DATEV DMS classic pro:

Posteingang: scannen
Der Papierbescheid wird gescannt, in DATEV DMS classic pro abgelegt und an den zuständigen Mitarbeiter digital zur Bearbeitung weiter-
geleitet.

Postbearbeitung: prüfen
Der Sachbearbeiter prüft den digitalen Bescheid in DATEV DMS classic pro und gibt ihn für den Postausgang frei.

Postausgang: versenden
Der Papierbescheid konnte während des Prüfprozesses im Sekretariat verweilen und kann nach Freigabe des digitalen Bescheids direkt versandt werden. In DATEV DMS classic pro wird der Status des Dokuments als „erledigt“ und „versendet“ gekennzeichnet.

Ihr Nutzen: Dokumente schneller finden
Durch schnelles und leichtes Finden von Dokumenten können Sie und Ihre Mitarbeiter beim Anruf eines Mandanten rasch Auskunft geben, auch wenn der zuständige Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist.

Schnellerer Informationsfluss in der Kanzlei
Kürzere Durchlaufzeit eines Dokuments in der Kanzlei bis zum Abschließen des Vorgangs und der Ablage.

Schlankere Kanzleiprozesse
Durchgängiges Bearbeiten von Dokumenten durch Abbilden von Workflows und Wiedervorlagen. Die Arbeitsabläufe werden schneller.

Sicher archivieren
Bearbeitungsstände von digitalen Dokumenten sind lückenlos nachvollziehbar. DATEV DMS classic pro ist die Basis für eine revisionssichere Archivierung.
Weitere Infos unter www.datev.de/dms