Schritt für Schritt zur digitalen Akte #1 - 10. Oktober 2022

IT-Infrastruktur: Die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung

Eine optimale Kommunikation und Mandatsbearbeitung sind unabdingbar in Anwaltskanzleien. Viele Dokumente und Schreiben erreichen die Kanzlei jedoch noch immer auf analogem Postweg. Es wird noch eine Weile dauern, bis die Justiz diesbezüglich vollständig modernisiert ist. In der eigenen Kanzlei kann aber bereits vieles digital abgewickelt werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das mithilfe der DATEV-Software für Anwaltskanzleien richtig angehen.

Mit der digitalen Akte sind alle wichtigen Dokumente, Termine und Fristen digital abgespeichert. Dadurch haben Anwältinnen und Anwälte sowie ihre Angestellten von überall Zugriff auf die Inhalte der einzelnen Akten. Das erleichtert zum einen die Zusammenarbeit und man behält zusätzlich immer den Überblick – unabhängig von der Größe der jeweiligen Akte.

Der Start in Richtung digitale Akte

Die ersten Überlegungen auf dem Weg in die Digitalisierung der Kanzleiprozesse müssen im Aufbau der IT-Infrastruktur liegen: „Ist meine Kanzlei-IT in der Lage, digitale Prozesse ausreichend abzubilden?“ Für eine effektive Vorbereitung vergegenwärtigen Sie sich zunächst, wie Ihre Kanzlei derzeit aufgestellt ist: Wie viele Rechtsanwälte und -anwältinnen sowie Mitarbeitende sind in Ihrem Haus tätig? Welche Prozesse laufen noch analog ab und an welchen Stellen wird bereits digital gearbeitet?

Die Hardware

Tipps und Kaufempfehlungen für Ihre PC- und Server-Systeme finden Sie hier: Hardware-Voraussetzungen und Kaufempfehlungen für PC- und Server-Systeme

Auch die Anschaffung eines Scanners empfehlen wir Ihnen, sofern dieser noch nicht vorhanden ist. Für eine digitale Akte ist dieser unerlässlich, da zum Beispiel die Dokumente und Briefe, die Sie per Post erhalten, damit einfach digitalisiert werden können.

Homeoffice-Vorbereitungen

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass ein flexibler Arbeitsplatz sehr wichtig sein kann. Wenn Sie also über die Digitalisierung Ihrer Kanzlei nachdenken, warum nicht auch gleich die Voraussetzungen für Homeoffice schaffen?

Unser Tipp: Alle Informationen zum Arbeiten im heimischen Büro finden Sie in unserer Homeoffice-Checkliste: Die digitale Anwaltskanzlei: Arbeiten aus dem Homeoffice.

Produkt-Empfehlungen

Eine durchgängige elektronische Kommunikation in Ihrer Kanzlei spart Ihnen auf Dauer nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld in Form von beispielsweise eingespartem Porto sowie Papier- und Druckkosten.

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