Hilfe aus dem Urlaub

Strandhäuser auf Stelzen, türkisblaues, klares Wasser, Pal­men, die Schatten spenden. Auf der Urlaubsinsel Ko Phangan in Thailand wollten Ulrike und Michael Berendes den Alltagsstress hinter sich lassen, als sie ein Hilferuf aus ihrer Kanzlei in Deutschland erreichte: Ein Mandant brauchte um­gehend die Unterstützung seiner Steuerberater.

Herr Berendes, warum musste es so schnell gehen?

MICHAEL BERENDES: Mein Mandant wollte ein Geschäfts­haus kaufen, das unter Denkmalschutz steht, und war sehr unter Zeitdruck, weil es Mitbewerber gab. Die Sache hatte da­her keine 14 Tage Zeit bis nach unserem Urlaub. Es war also Eile geboten und der Mandant brauchte meine Unterstützung sofort, um eine wirtschaftlich fundierte Entscheidung treffen zu können. Der Mandant selbst führt ein Reisebüro als GmbH. Für einen Teil des Gebäudes sollte ein gewerblicher Unter­mieter gefunden werden.

Wie genau haben Sie geholfen?

MICHAEL BERENDES: Diverse Fragen mussten geklärt wer­den: Umsatzsteuer, Abschreibungsmöglichkeiten aufgrund des Denkmalschutzes, welche Finanzierung passt am besten? Der Vertragsentwurf des Notars für den Kauf der Immobilie musste gegengeprüft werden, ebenso der Finanzierungsvor­schlag der Bank. Mein Mandant wünschte sich Feedback von mir, was er zu erledigen hat und ob alles so umgesetzt werden kann, wie es die Vertragsentwürfe vorsehen.

ULRIKE BERENDES: Mein Mann musste dafür ziemlich viel recherchieren.

Konnte das niemand anderes erledigen?

MICHAEL BERENDES: Ich habe einen guten persönlichen Kontakt zu diesem Mandanten, da wollte ich ihn natürlich bei so einer wichtigen Entscheidung nicht im Regen stehen las­sen. Für meine Frau und mich war klar, dass wir hierfür ein paar Urlaubsstunden opfern.

Wie hat das technisch funktioniert?

MICHAEL BERENDES: Wir arbeiten schon seit einigen Jahren mit DATEVasp. DATEVasp online macht es uns möglich, auf sämtliche Daten der Kanzlei zuzugreifen, gleich, wo auf der Erdkugel wir uns befinden. Man braucht nur eine Internetver­bindung und ein DATEV SmartLogin. Ich konnte mir also die BWA und die Finanzierungsfragen der Bank anschauen und aufgrund der vorliegenden Mandantendaten umfangreich Auskunft zu allen Belangen und den aktuellen Zahlen geben. Zwar war die Internetverbindung auf der Insel ziemlich lang­sam, aber glücklicherweise konnte ich die Verträge und den Schriftverkehr im DMS einsehen und für die Finanzierung des Gebäudes in Kanzlei-Rechnungswesen die Einkommensver­hältnisse des Mandanten als geeignet bewerten.

Wie ging die Story aus?

MICHAEL BERENDES: Es gab ein glückliches Ende: Der Man­dant hat das gesamte Gebäude gekauft. Mit der Denkmal­schutzbehörde wurde alles geklärt. Der Untermietvertrag wurde abgeschlossen. Alle waren froh darüber und wir konn­ten unseren Urlaub weiter genießen.

Nehmen Sie den Laptop immer mit in den Urlaub? Um zu checken, ob es irgendwo klemmt?

ULRIKE BERENDES: Unser Laptop ist in der Regel immer da­bei, aber lediglich, damit wir im Notfall auf das Kanzleinetz­werk zugreifen können, so wie in dem geschilderten Fall. An­sonsten genießen wir unsere Zeit auch gerne mal ohne steu­erliche Fragen und Probleme.

Frau Berendes, als Kanzleileiterin sind Sie verantwortlich für die IT. Warum ist der Einsatz von DATEVasp eine gute Entscheidung?

ULRIKE BERENDES: Mit DATEVasp müssen wir nicht mehr in teure Hardware investieren, die bekanntermaßen nach ein paar wenigen Jahren schon wieder veraltet ist. Wir haben ei­nen flexiblen Zugriff auf unsere Systeme, ortsunabhängig, wo immer wir uns befinden. Für den Fall, dass es mal irgendwo hakt, sind DATEV-Mitarbeiter schnell erreichbar, die uns zü­gig mit einer Lösung weiterhelfen.