Weniger Bürokratie durch ersetzendes Scannen - 1. Februar 2016

Heftest du noch ab oder scannst du schon?

Will man dem Statistischen Bundesamt glauben, kostet es die deutschen Unternehmen jedes Jahr 3,2 Milliarden Euro, Rechnungen auf Papier aufzubewahren, wie gesetzlich verlangt. Damit wäre diese Verpflichtung die teuerste deutsche Bürokratievorschrift. Dabei gibt es längst die Möglichkeit, diese Papierrechnungen dem Altpapier zuzuführen, vorausgesetzt, sie wurden vorher in einem definierten Scan digitalisiert. „Ersetzendes Scannen“ heißt das…

Will man dem Statistischen Bundesamt glauben, kostet es die deutschen Unternehmen jedes Jahr 3,2 Milliarden Euro, Rechnungen auf Papier aufzubewahren, wie gesetzlich verlangt. Damit wäre diese Verpflichtung die teuerste deutsche Bürokratievorschrift. Dabei gibt es längst die Möglichkeit, diese Papierrechnungen dem Altpapier zuzuführen, vorausgesetzt, sie wurden vorher in einem definierten Scan digitalisiert. „Ersetzendes Scannen“ heißt das Zauberwort. Ersetzendes Scannen könnte eine enorme Entbürokratisierungswirkung entfalten.

Die gesetzlichen Grundlagen sind vorhanden (E-Government-Gesetz, Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs) und auch die Finanzverwaltung spielt mit, indem sie in ihren neuen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen … (GoBD) das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt. Eine Musterverfahrensdokumentation von BStBK und DStV liegt vor und auch juristisch wurden verschiedene Szenarien in einer sogenannten Simulationsstudie erfolgreich verprobt.

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Ulrich Gojowsky

Redaktion DATEV magazin

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