Hand in Hand

In welcher Situation haben Sie sich für DATEV-SmartIT entschieden und warum?

Ich arbeite als Steuer­berater in der Kanzlei meines Vaters in Hamm und bin gleichzeitig in meiner Kanzlei in Werl als Einzelkämpfer unter­wegs. Das hat bislang gut funktioniert, ein Notebook war ausreichend dafür. Als in Werl eine neue Mitarbeiterin einge­stellt wurde, brauchten wir eine Server-Lösung. Für das Büro meines Vaters in Hamm hatte ich mich schon früher für die größere IT-Outsourcing-Variante DATEVasp interessiert. Aufgrund der wenigen Nutzerinnen und Nutzer in der Kanzlei haben wir uns aber damals ge­gen DATEVasp entschieden. Beim nächsten Server-Wechsel rechnen wir das noch mal durch und entscheiden auf der aktuellen Basis. Nach einer kurzen Beratung mit meiner kundenverantwort­lichen DATEV-Mitarbeiterin habe ich mich entschieden, die Basislösung SmartIT in Werl einzusetzen, eine Lö­sung für maximal acht gleichzeitige Nut­zer. Früher oder später werden die Kanz­leien in Hamm und Werl zusammenge­führt werden und haben damit mehr als acht Nutzer. Vielleicht dient DATEV-SmartIT als Einstieg für DATEVasp.

Sie haben die Implementierung mit dem Einrichtungsassistenten selbst in die Hand genommen. Wie lief die Einrichtung für Sie?

Ich bin zwar kein System-Administra­tor, aber ich habe ein gewisses techni­sches Verständnis und früher auch schon unsere System-Updates durchge­führt. Der Einrichtungsassistent ist wirklich einfach aufgebaut, da kann nicht viel schiefgehen. Man wird durch die Videoanleitungen und auch durch den Text gut an die Hand genommen und durch den Prozess geführt. Es gab keine Stelle, an der ich eine weitere Un­terstützung benötigt hätte. Für mich lief das sehr rund, auch die digitale Termin­vereinbarung. Vor jedem kritischen Zeitpunkt wird man per E-Mail recht­zeitig an die Aufgaben erinnert. Ich würde es auf jeden Fall auch einer tech­nisch weniger affinen Person zutrauen, den Assistenten allein durchzuführen. Gerade die Unterstützung mit den Vi­deos ist wirklich sehr hilfreich.

Hatten Sie bestimmte Erwartungen an den Einrichtungsassistenten?

Meine Erwartung an eine online geführ­te Einrichtung war sehr hoch. Und wenn DATEV so etwas anbietet, baue ich darauf, dass es funktioniert. Bisher war das auch so – vorausgesetzt, man hält sich genau an die Vorgaben.

Tatsächlich entscheidet sich der Groß­teil unserer Kunden für den Einrich­tungsassistenten und damit die kos­tenfreie Variante der Einrichtung.

Das kann ich gut nachvollziehen. Der As­sistent ist so aufgebaut, dass man die Einrichtung wirklich leicht selbst bewäl­tigen kann, fast wie mit einer telefoni­schen Assistenz, die einen durchleitet.

Was würden Sie anderen Kanzleien empfehlen?

Man braucht keine Angst vor der Ein­richtung zu haben. DATEV nimmt die Kunden quasi an die Hand und führt sie durch den kompletten Prozess. Außer­dem steht jederzeit auch ein Mitarbeiter zur Verfügung, den man bei Fragen kon­taktieren kann.

Haben Sie die Unterstützung eines DATEV-Mitarbeiters in Anspruch ge­nommen?

Ja, als es um die Datensicherung zum Übertragungszeitpunkt ging. Ich hatte mir schon Gedanken gemacht, wie die verlaufen wird. Die Vorbereitungen im Assistenten waren einwandfrei. An den letzten drei Tagen war die Datensiche­rung dran, mein Gerät durfte nicht aus­geschaltet sein. Im Endeffekt lief die Übertragung schon viel früher als ange­kündigt: Der Termin war für 14 Uhr ge­plant und ich hatte mit einem Anruf von DATEV gerechnet. Als sich bis 14:15 Uhr noch niemand gemeldet hatte, rief ich bei DATEV an und erhielt die erfreuliche Nachricht, dass alles schon gelaufen sei. Es gab eine Info bei der Terminbuchung und in den E-Mails, dass es keinen Anruf zum Start der Datensicherung gibt. Ich habe es vermutlich nur übersehen. Es war also noch problemloser, als ich es mir für den Stichtag vorgestellt hatte. Es hat wirklich gut funktioniert. Wir konn­ten gleich in der Cloud mit unseren Pro­grammen arbeiten.

Wie läuft es jetzt mit DATEV-SmartIT?

Wir setzen es jetzt seit fast fünf Monaten ein und ich bin sehr zufrieden. Es läuft stabil, auch ohne Glasfaseranschluss. Meine Befürchtung, dass die Software-Bereitstellung problematisch sein könn­te, hat sich als unbegründet erwiesen. Das hat reibungslos und zeitnah funktio­niert. Als ich ein Programm dazugebucht hatte, stand es innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung. Abends gebucht, hatte ich es schon direkt am nächsten Tag im Sys­tem – das hat mir sehr gut gefallen.