Ein gutes Tool, um besser digital zu kommunizieren: Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach betritt die Bühne, kurz beSt. Ab dem ersten Januar werden Steuerberaterinnen und Steuerberater gesetzlich dazu verpflichtet, die Technik vorzuhalten, um das Postfach nutzen zu können. Eingehende Mitteilungen müssen sie dann darüber zur Kenntnis nehmen.
Zudem besteht künftig die Pflicht, über das beSt mit Gerichten zu kommunizieren. Ob das auch reibungslos funktionieren wird, haben die Steuerberater Bernhard Holleitner aus Berchtesgaden und Frank Erben aus Bischofswerda im Vorfeld bereits testen können. Sie verraten in dem Gespräch auch, wie es um die Integration des Postfachs in DATEV DMS bestellt ist.
Online-Funktion auf Personalausweis freischalten
Wie bei jedem anderen Postfach auch, können Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften das beSt entweder direkt über einen Web-Client ansteuern oder sie gehen den Weg über ihre Fachsoftware, die das Postfach über eine Schnittstelle anbindet. Die zwei Tester nahmen beide Wege unter die Lupe. Vorher allerdings hatten sie die Online-Funktion ihrer Personalausweise freischalten lassen. Darauf sei an dieser Stelle nochmal ausdrücklich hingewiesen: Das beSt kann nur nutzen, wer die Online-Funktion des Ausweises aktiviert hat. Je nach Bundesland kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Bernhard Holleitners Ausweis war schon länger einsatzfähig: „Ich habe die Online-Funktion bereits für DATEV Arbeitnehmer online freischalten lassen“, erklärt der Berchtesgadener Steuerberater. „Am besten, man lädt sich die AusweisApp2 runter und versucht, über das eigene Smartphone die eigenen Daten vom Ausweis abzufragen. So sieht man sofort, ob die Online-Funktion aktiviert ist.“ Auch bei seinem technikaffinen Kollegen aus Bischofswerda war der Ausweis schon länger mit der Online-Funktion ausgestattet. Frank Erben wollte möglichst früh das beSt begutachten: „Ein befreundeter Anwalt, der das beA nutzt, hat mir geraten, mich als Teilnehmer der Pilotierungsphase zu melden. Damit ich den Prozess für die Kanzlei schon mal ausprobieren kann“, so Erben.
Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach im Stresstest
Gesagt, getan und getestet. Und weil es sich einfach anbot, versuchte Frank Erben dem bekannten Anwalt eine Nachricht in dessen besonderes Anwaltspostfach zu schicken. Von beSt nach beA über DATEV DMS. „Ich muss allerdings gestehen, dass die DATEV-Anbindung nicht funktioniert, also zumindest beim Verschicken nicht“, so Erben auf die Frage, wie denn das Versenden von Nachrichten aus DATEV DMS heraus klappt. „Alles andere läuft. Das Empfangen, Schlüssel hochladen und Zugriffsrechte für die Mitarbeiter vergeben ist für mich okay. Das ergibt Sinn, so wie DATEV das umsetzt.“ Wenn er direkt aus dem Client heraus eine Nachricht in das beA des Anwalts schickt, gelingt es auch da. Also Anruf bei DATEV, wo man ihm versichert, dass auch das Versenden aus DATEV DMS heraus in das beA noch vor der Freigabe im Januar funktionieren wird.
Eine andere Erfahrung hat derweil Bernhard Holleitner in Berchtesgaden gemacht. „Das war völlig problemlos“, antwortet er auf die gleiche Frage. „Sowohl der Registrierungsprozess bei der Kammer als auch das Herunterladen des Zertifikats. Dann das Hinterlegen der Zertifikate bei DATEV. Das sind die einmaligen Schritte. Dann habe ich noch die Integration in das DATEV DMS. Das ist im Prinzip schon out of the box“, erklärt Holleitner. „Ich kann die ganze beSt-Aktivierung in fünf Minuten durchführen. Und in DATEV ist es so weit integriert, da muss man eigentlich gar nichts weiter machen.“ Wohlgemerkt nur dann, wenn die Online-Funktion auf dem Personalausweis aktiviert ist. Apropos Personalausweis. Hätte man die Authentifizierung auch anders lösen können? Das sei zwar erstmal ungewohnt, nicht über DATEV mIDentity zu authentifizieren meint Holleitner. „Aber die Bundessteuerberaterkammer geht voraus und nimmt den neuen Personalausweis als Authentifizierungsmedium. Das ist auch ein Stück zusätzliche Sicherheit, den man dadurch gewinnt.“ Das Ergebnis des ersten Stresstests durch die beiden Tester: Das beSt entspricht den Erwartungen, sowohl im Client selbst als auch in der Anbindung durch DATEV DMS. Bei Bernhard Holleitner wurden die Erwartungen sogar übertroffen: „Ich hätte es anders erwartet, weil es eigentlich ein klassisches Kommunikationssystem ist, das man mit E-Mail vergleichen könnte. Aber die Integration in DATEV ist aus meiner Sicht sogar gelungener, weil man es nicht in ein separates Kommunikationspostfach ausgelagert, sondern in das DATEV DMS integriert hat.“
Gewünschte Features für das beSt
Besser machen geht immer. Welche Features würden das beSt in den Augen der beiden Tester nach vorne bringen? Frank Erben empfiehlt der Genossenschaft unter anderem eine Lesebestätigung im Postfach zu integrieren und eine Statusmeldung, die anzeigt, wann beispielsweise das Finanzgericht die Post abgeholt hat. Diese gäbe es zwar im Client selbst, sie fehle aber in DATEV DMS. Darüber hinaus vermisst er eine komfortable Möglichkeit, Favoriten anzulegen: „Es gibt zwar die Möglichkeit, oft angeschriebene Empfänger auszuwählen, aber ich kann nirgendwo einen Empfänger in die Favoriten legen“, so Erben. Bernhard Holleitner sieht insbesondere bei der Vorbereitung der Nachricht durch seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch Optimierungsbedarf, und er regt eine automatische Konvertierung der Anhänge ins PDF-Format an. „Darüber hinaus wäre es hilfreich, wenn die Protokolle, die beim Versenden und Empfangen von Nachrichten mitkommen, besser ausgewertet werden können. Da ist der Basis-Client von der Steuerberaterkammer weiter“, so Holleitner. Im Rahmen der Pilotierungsphase, an der die beiden Berater teilnehmen, wurden diese Anregungen durch die Verantwortlichen bei DATEV aufgenommen und in den Entwicklungsprozess integriert. Die hier genannten Verbesserungsvorschläge stehen jedenfalls auf dem Zettel der Entwickler. Kurz vor Veröffentlichung dieses Artikels erreichte uns noch die erfreuliche Nachricht von Frank Erben aus Bischofswerda: „Der Versand der Nachrichten vom beSt über das DATEV DMS in das beA funktioniert seit heute!“ Damit sollte einem erfolgreichen Start des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs Anfang Januar nichts mehr im Wege stehen.
