Digitales Dokumentenmanagement - 12. Oktober 2021

Gut aufgehoben durch die Umstellung

Seit bald sechs Monaten arbeitet die Kanzlei von Steuerberater Jörg Jänchen aus Filderstadt mit dem neuen DATEV DMS. Im Interview lässt er noch einmal den Umstellungszeitraum Revue passieren und berichtet, was er zukünftigen Umsteigerinnen und Umsteigern empfiehlt.

Herr Jänchen, Sie sind im Mai 2021 auf das neue DATEV DMS umgestiegen. Wie lautet Ihr bisheriges Fazit?

Das neue DMS ist bedeutend besser als das alte DMS classic. Die Rechteadministration ist integriert und vereinfacht die Verwaltung bedeutend. Außerdem gefällt uns der komfortablere Umgang mit E-Mails; diese können wir nun leicht per Drag & Drop aus dem E-Mail-Programm herüberziehen. Damit geht uns die Organisation des Posteingangs viel schneller von der Hand. Außerdem gefällt uns die Vorgangsmappe gut – damit können wir nun Dateien hineinziehen, ohne sie vorher verschlagworten zu müssen.

Wenn Sie den gesamten Umstellungszeitraum noch einmal Revue passieren lassen: Wie ist es Ihnen in den einzelnen Phasen gegangen?

Die Umstellung selbst hat rund drei Monate gedauert. Die Begleitung von Seiten der DATEV mit den Infos zum Stand der Daten war sehr beruhigend und man konnte sich gut auf die Umstellungsphase einstellen. Auch die regelmäßigen Schreiben von DATEV, die uns auf den aktuellen Status quo hingewiesen haben – wo die Kanzlei gerade steht und wo man die offenen Posten immer vor Augen hatte – haben uns sehr geholfen. Wir haben uns sehr aufgehoben gefühlt. Man hat sich um uns gekümmert.

Was würden Sie Ihren Berufskolleginnen und -kollegen empfehlen, die in den nächsten Monaten auf das neue DATEV DMS umstellen werden?

Da wir mit dem alten DMS schon überwiegend im DATEV Arbeitsplatz gearbeitet haben, war das für uns sofort voll integriert. Die Anwendungen des alten DMS sollten Umsteiger daher bereits im Vorfeld über den Arbeitsplatz nutzen. Außerdem empfehlen wir, rechtzeitig den DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent zu starten und die Datenprüfungen anzugehen. Wir haben damit rund sechs Monate vor unserem Umstellungstermin begonnen.

Mehr zum Thema

Sie möchten wissen, wie DATEV DMS aussieht, wie die Umstellung organisiert wird und wie Sie Ihren Datenbestand vorbereiten können? Unter www.datev.de/dms-umstellung finden Sie alle notwendigen Informationen an einer Stelle.