Grundsteuer - 17. November 2022

Grundsteuererklärung: Der komplette Prozess in einem Dashboard sichtbar

Noch bis Ende Januar haben deutsche Steuerberatungskanzleien Zeit, Grundsteuererklärungen bei der Finanzverwaltung einzureichen. Um das hohe Arbeitsaufkommen zu bewältigen, setzt Steuerberater Marc Reinboth auf die Lösung GrundsteuerDigital. Hier berichtet er von seinen Erfahrungen mit der Software.

DATEV magazin: Herr Reinboth, stellen Sie uns bitte kurz Ihre Kanzlei vor.

Marc Reinboth: Meine Kanzlei habe ich 2021 in Leipzig gegründet. Ab 2014 war ich Partner in einer mittelständischen Kanzlei und habe durch eine Ausgründung meine eigene Kanzlei auf die Beine gestellt. Seit 2022 sind wir zu sechst. Von Beginn an habe ich Digitalisierungsprozesse bei fast allen Mandanten implementiert. Jetzt haben wir auch die Benchmarks für das Label Digitale DATEV-Kanzlei erreicht und forcieren die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten massiv. Wir betreuen Mandanten aus allen Bereichen, von der kleinen Rentner-Einkommensteuererklärung bis hin zur mittelgroßen Kapitalgesellschaft. Von den Gesellschaftsformen kommt alles vor: Kapitalgesellschaft, Genossenschaft, GmbH & Co. KG sowie Personenhandelsgesellschaften. Wir sind außerdem international breit aufgestellt mit Mandanten aus Finnland, Chile, Italien, Großbritannien und von den Virgin Islands.

DATEV magazin: Für wie viele Mandantinnen und Mandanten übernehmen Sie die Deklaration der Grundsteuerwerte?

Marc Reinboth: Wir sind derzeit bei über 100 Grundstücken von circa 70 Mandanten.

DATEV magazin: Warum arbeiten Sie mit GrundsteuerDigital?

Marc Reinboth: Wir hatten uns im Zuge der Grundsteuerreform angeguckt, welche Lösungen es am Markt gibt. Ich wollte ein System haben, das an DATEV angebunden ist. Wir können mit DATEV Basisdaten online die Stammdaten einspielen. In GrundsteuerDigital hat man einen sauberen Prozess. Man kann überprüfen, welche Grundstücke angelegt sind, welche Daten wir von Mandanten bekommen haben, welche Einträge gemacht wurden. Bis zum Versand der Erklärung und der Überwachung der Bescheide ist alles in einem Dashboard zu sehen. Den Überblick fand ich gut. Da sich die fachliche Komponente auf einen kleinen Teil reduziert, war mir wichtig, dass ich auch mein Sekretariat einbinden kann. Sie sollten Organisatorisches wie das Anschreiben von Mandanten übernehmen, von denen wir Unterlagen benötigen. Für mich war der ausschlaggebende Punkt für GrundsteuerDigital das Dashboard, in dem ich den kompletten Prozess zentral überwachen kann.

DATEV magazin: Sind Sie mit den Schnittstellen zufrieden?

Marc Reinboth: Also hinsichtlich der Stammdaten funktioniert das super. Da habe ich einen einzigen Kritikpunkt: Wir haben aktuell Mandate, die wir nicht grundsätzlich betreuen, die aber über Freunde kommen und mich um die Erstellung der Steuererklärung bitten. Da ich die Schnittstelle zur Rechnungsschreibung in DATEV nutze, muss ich auch die Stammdaten dieser Mandate über DATEV Basisdaten online in GrundsteuerDigital übertragen und kann diese nicht manuell in der Lösung anlegen.

DATEV magazin: Welche Erfahrungen haben Sie bislang mit GrundsteuerDigital und mit den Erklärungen gemacht?

Marc Reinboth: Ich finde das Handling insgesamt wirklich sehr gut. Man muss sich natürlich erst mal ein bisschen reinfinden in die Oberfläche. Was nicht so schön war: wir hatten GrundsteuerDigital sehr früh bestellt und wollten am 1. August das Mandantenportal testen. Da lief es aber noch nicht rund. In diesem Fall war die Kommunikation leider nicht optimal. Irgendwann Ende August oder Anfang September bekamen wir dann die Info, dass wir mit dem Mandantenportal loslegen können. Wir hatten schon Vorarbeiten erledigt und bereits im Februar unsere Mandanten angeschrieben. Der Prozess kann aber erst starten, wenn die Grundstücke angelegt sind oder wenn ich die Mandanten zum Mandantenportal einladen und sie auffordern kann, Unterlagen hochzuladen oder ihr Grundstück zu erfassen. Der Anfang war also etwas schwierig. Ansonsten finde ich den Prozess für die steuerberatende Seite sehr schön, besonders den Freigabeprozess. Hier habe ich für die Mitarbeiter verschiedene Rechte vergeben. Das Sekretariat darf beispielsweise nicht verschicken, sondern nur die Fachmitarbeiter oder ich. Sehr gut finde ich auch die Berechnung des Grundsteuerwerts. Das fehlt zum Beispiel bei Elster online. Auch die Formulare sind bei ELSTER nicht eindeutig formuliert, die Fragen widersprüchlich und für einen Laien manchmal schwer zu verstehen.

DATEV magazin: Ich höre heraus, der Funktionsumfang ist schon ganz gut. Wie sieht es mit der Handhabung aus?

Marc Reinboth: Hier muss man differenzieren zwischen Steuerberater und Mandantenseite. Für uns Steuerberater funktioniert das. Ein, zwei Punkte sind schwierig. Zum Beispiel, wenn bei einer Erklärung Angaben gefehlt haben und die Fehlermeldungen nicht ganz nachvollziehbar waren. Das Problem haben wir bei vielen Programmen mit einer Elster-Schnittstelle im Hintergrund. In der Regel kommen die Fehlerbeschreibungen von der Elster-Schnittstelle. Am Anfang war es aber tatsächlich so, dass die Fehler irreführend waren. Wir hatten zum Beispiel die Fehlermeldung „Steuernummer ist ungültig“. Die blieb auch bestehen als ich die Steuernummer gelöscht habe. Grund war das weiter vorhandene Einheitswertaktenzeichen. Zudem gibt es bestimmte Bereiche, bei denen man Angaben machen muss, deren Relevanz sich mir nicht erschließt. Für die Mandantenseite wäre ein Frage-Antwort-Dialog gut: Haben Sie ein gemischtes Grundstück oder ein Geschäftsgrundstück? Mit einer kurzen Definition beispielsweise eines Geschäftsgrundstücks. Klasse wäre es auch, wenn der Prozess so gesteuert wird, dass der Mandant weiß, wenn er noch Angaben ergänzen muss, um die Steuererklärung abschließen zu können.

DATEV magazin: Sie haben die Mandanten-Stammdaten der DATEV-Cloud bereitgestellt. Wie sind Sie damit zurechtgekommen?

Marc Reinboth: Wir haben sie über Basisdaten online schon im März/April unabhängig von GrundsteuerDigital bereitgestellt. Wir haben die Daten dann nur noch verknüpft.

DATEV magazin: Und der Import nach GrundsteuerDigital hat auch geklappt?

Marc Reinboth: Der hat super geklappt.

DATEV magazin: Haben Sie für GrundsteuerDigital schon mal Unterstützung benötigt durch den Service von fino taxtech oder DATEV?

Marc Reinboth: Nein, ich habe bislang keine Unterstützung in Anspruch genommen. Ich konnte meine Fehler bislang immer selbst finden und beheben.

DATEV magazin: Welche Wünsche hätten Sie noch an die Lösung?

Marc Reinboth: Es sollte konkreter dargestellt werden, wo noch eine Eintragung fehlt. Ich bin da von DATEV etwas verwöhnt. Wenn ich in einer Steuererklärung einen Fehler in der Berechnung habe, dann gibt es eine Beschreibung dazu, und ich komme direkt per Klick in das Feld mit dem Fehler. Das wäre auch bei GrundsteuerDigital gut. Denn dann kann jeder Mandant sukzessive seine Fehler selbst abarbeiten und sehen, wo er noch etwas eintragen muss. Das wäre richtig super.

DATEV magazin: Es gibt noch weitere Lösungen. Haben Sie sich diese auch angeschaut? Und wie wäre der Vergleich zu GrundsteuerDigital? Oder nehmen Sie einfach das, was DATEV empfiehlt?

Marc Reinboth: Ich hatte mir das am Anfang tatsächlich angeschaut, aber für mich stand relativ schnell fest, dass ich GrundsteuerDigital einsetze. Ich hatte einfach keine Kapazitäten, mich tiefer mit anderen Lösungen zu befassen. Ich fand das Vergütungsmodell recht fair und wir wollten relativ schnell starten. Und, wie gesagt, die Darstellung des kompletten Prozesses im Dashboard hat mich schon sehr überzeugt.

DATEV magazin: Als noch zu Beginn darüber diskutiert wurde, mit welchen Lösungen man arbeiten kann, gab es in der DATEV-Community den Kritikpunkt, dass DATEV nicht selbst eine Lösung programmiert hat. Ist das für Sie ein Punkt? Hat sie das überhaupt interessiert? Oder sagen Sie, für mich ist auch eine Partnerlösung okay?

Marc Reinboth:  DATEV sollte die Kritik annehmen und etwas anbieten, das den Handling-Erwartungen der Mitglieder entspricht. Ansonsten habe ich grundsätzlich kein Problem damit, wenn manches an einen Dienstleister vergeben wird. Ich verstehe aber auch die Kollegen, die sagen, die neue Grundsteuererklärung kam nicht überraschend, warum seid ihr da nicht positioniert und baut ein eigenes Tool?

DATEV magazin: Ich habe bei Ihnen rausgehört, Sie sind mit dieser Lösung an sich schon zufrieden, aber es gibt Dinge, die man besser machen könnte, z. B. im Mandantenportal. Würden Sie die Lösung dennoch weiterempfehlen?

Marc Reinboth: Definitiv, ja. Ich habe mal die Möglichkeit des Datenabrufs getestet. Es ging um eine Liegenschaft in Hessen. Dass man in GrundsteuerDigital für etwa 2,50 Euro die Grundstücksdaten abrufen kann, ist wirklich gut. Im Vergleich zu Elster online ist GrundsteuerDigital definitiv besser. Zum einen, weil ich eine Berechnung habe, mit der ich verifizieren kann, ob ich die Daten richtig eingetragen habe und welcher Grundsteuerwert am Ende rauskommt. Zum anderen ist es ein Massenverfahren, das in GrundsteuerDigital einfach abgebildet wird. Außerdem kann ich die Mandanten auffordern fehlende Daten einzupflegen. Im kompletten Prozess je Feststellungserklärung habe ich den Überblick: Was geschieht? Welche Elster-Erklärungen stehen bereit? Die gehe ich dann einmal am Tag durch und korrigiere gegebenenfalls Fehler. Dann übermitteln wir. Auch der Freigabeprozess mit den Mandanten ist sehr schön, weil wir als digitale Kanzlei nicht mehr zurück zum Papier wollen. Der Prozess wird digital abgebildet, ich muss nichts ausdrucken. Der Mandant kann mir digital die Freigabe erteilen, alles ist dokumentiert. Was will ich mehr? Für Berufskollegen kann ich GrundsteuerDigital empfehlen.

Zu den Autoren

Martina Mendel

Redaktion DATEV magazin

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AS
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