Gemeinsam schlauer

Annika Petereit ist seit elf Jahren ­Assistentin und Kanzlei-Organisationsbeauftragte (KOB) in der Kanzlei Schröder & Partner in Berlin. Die gelernte Versicherungskauffrau (IHK) kümmert sich neben den klassischen Assistenztätigkeiten wie Postein- und -ausgang, vorbereitende Buchhaltung und die Anliegen der Geschäftsleitung als KOB auch um die technische Umsetzung und ­Organisation, wenn es um die DATEV-Programme geht.

DATEV magazin: Was gefällt Ihnen an Ihrer Aufgabe als Kanzlei-Organisationsbeauftragte?

ANNIKA PETEREIT: Mir liegt die Organisation komplexer technischer Sachverhalte. Neue Programme in der Kanzlei einzuführen und an unsere Bedürfnisse anzupassen, macht mir Spaß. Ich bin daher gerne die Schnittstelle zwischen der DATEV und unserer Kanzlei und stehe meinen Kollegen bei Fragen rund um die Programme Rede und Antwort. Besonders gut finde ich es, wenn ich bei den KOB-Erfahrungs­aus­tau­schen einen Ausblick auf die geplanten Projekte der ­DATEV bekomme, sodass wir uns zeitnah auf Neuerungen einstellen und gegebenenfalls organisatorische Maßnahmen ergreifen können.

Seit wann nutzen Sie das KOB-Netzwerk?

Die Online-Plattform nutze ich erst seit knapp zwei Jahren und auch eher sporadisch, wenn ich an einer Stelle mal nicht weiterkomme und das Schwarmwissen nutzen möchte. Ich habe hier schon mehrfach gute Hinweise und Hilfestellungen bekommen. Die regelmäßigen E-Mails von DATEV mit den Topthemen im Forum bewegen mich auch dann und wann zum Nachlesen, sofern die Themen meine Arbeit betreffen. Bei den Erfahrungsaustauschen, den Erfas, bin ich dagegen sehr regelmäßig. In der Vergangenheit habe ich es meist einrichten können, an beiden Terminen im Jahr vor Ort zu sein.

Wie läuft ein KOB-Erfahrungsaustausch ab?

Bei einem KOB-Erfa treffen sich KOB aus vielen verschiedenen Steuer­bera­tungs­kanz­leien der Region für einen halben Tag. Der Erfahrungsaustausch besteht aus zwei Teilen: Im ersten Teil referiert ein DATEV-Mitarbeiter oder ein externer Berater, zum Beispiel ein System-Partner, über ein aktuelles Thema oder ein Thema, das im vorangegangenen Erfa durch die KOB gewählt wurde. Der zweite Teil der Ver­an­stal­tung ist ein offener Austausch unter uns KOB. Hier werden Themen, Frage­stell­ungen oder Probleme aus den Kanzleien besprochen.

Können Sie Beispiele nennen?

Im letzten KOB-Erfahrungsaustausch konnte ich von den Erfahrungen einer Kanzlei profitieren, die bereits E-Rechnungen im Einsatz hat. Ich hatte Fragen hinsichtlich des massenhaften Versands der Rechnungen mit oder ohne einheitliches Rech­nungs­daten­format ZUGFeRD und wie man das organisatorisch umsetzen kann. Danach haben wir in unserer Kanzlei gemeinsam mit der DATEV unsere Rech­nungs­lay­outs überarbeitet und werden in Kürze alle organisatorischen Weichen für die Einführung des elektronischen Rechnungsversands stellen.
Ich finde die Austauschmöglichkeit mit anderen KOB besonders hilfreich, wenn ich vor Einführung neuer DATEV-Programme oder Updates erfragen kann, ob schon jemand Erfahrungen gesammelt hat und auf was wir besonderes Augenmerk legen sollten. Installiere ich das neue Update schon oder gab es bei anderen Probleme, die erst geklärt werden müssen? Wie wurden Neuerungen in anderen Kanzleien umgesetzt? Dieser Austausch ist immer sehr offen. Auch DATEV wird kritisch beäugt, und es wird gemeinsam über Lösungen gesprochen.

Was würden Sie Steuerberatern empfehlen?

Ich finde, jede Kanzlei sollte einen Kanzlei-Organisationsbeauftragten beschäftigen. Die Position muss gut gewählt und von der Firmenleitung unterstützt werden – dann kann man durchaus viele Vorteile ziehen. Die KOB in Berlin haben in den ver­gange­nen Jahren so starken Zuwachs bekommen, dass der Erfahrungsaustausch in zwei Gruppen aufgeteilt werden musste – ich bin sicher, dass wir auch zukünftig mehr und mehr KOB bei den Erfahrungsaustauschen begrüßen werden.