Eine effiziente digitale Kanzleiorganisation ist das Herz einer jeden modernen Kanzlei. Damit es nicht zu Rhythmusstörungen kommt, helfen nützliche Tipps im Umgang mit DATEV DMS, DATEV Eigenorganisation comfort und ProCheck.
Eine gute Organisation hält die Kanzlei gesund. Im Alltag müssen nicht nur alle Mandatsaufträge ordnungsgemäß und fristgerecht bearbeitet werden. Auch Informationen sollten so organisiert sein, dass sie sich in wertvolles Wissen verwandeln – unabhängig, ob die Kanzlei Informationen per E-Mail, Telefon oder postalisch erhält. Optimierte Prozesse erleichtern den Kanzleialltag und das Herzstück der Kanzlei: die Kanzleiorganisation.
1. Alles im Blick – arbeiten Sie auftragsbasiert
Mal eben den Überblick verloren? Dagegen gibt’s was: Nutzen Sie gezielt die „Auftragssicht“ in DATEV Eigenorganisation comfort. Anhand der Übersicht „Meine offenen Aufträge“ haben Sie und Ihre Angestellten stets die aktuellen Aufträge im Blick. Verknüpfen Sie auch direkt Dokumente und Checklisten im Auftrag. So haben Sie alles an einer Stelle. Diese individualisierten Kanzleiprofile können Sie dann auch ganz einfach an Ihre Angestellten verteilen. Erfahren Sie mehr im Hilfe-Dokument „Profilverwaltung: Kanzleiprofile festlegen, ändern und an Mitarbeiter verteilen“.
2. Effizienz ist Trumpf – verwalten Sie Ihre Dokumente mit DATEV DMS
Gleiches Ergebnis bei weniger Aufwand, wer will das nicht? Verwenden Sie bei der Ablage Ihrer Dokumente den Posteingangsassistenten in DATEV DMS. Dieser analysiert automatisch die Inhalte des eingescannten Dokuments. Zudem unterstützt er bei der anschließenden Archivierung in DATEV DMS, indem er Dokumenteigenschaften in der Ablageoberfläche vorbelegt. Das erleichtert die Erfassung, steigert die Datenqualität und reduziert den Zeitaufwand, wenn Sie den Posteingang bearbeiten und in DATEV DMS archivieren.
Des Weiteren können Sie das Dokument direkt dem zugehörigen Auftrag zuweisen und an die verantwortliche Person weiterleiten, die als bearbeitend im Auftrag hinterlegt ist. Anhand des Dokumentenstatus sehen die Angestellten der Kanzlei den aktuellen Stand. Dies ist insbesondere für die Arbeit aus dem Homeoffice relevant. Besonders praktisch im DATEV Arbeitsplatz ist die Dokumentenübersicht „Posteingänge des Tages“. So sehen Sie jeden Tag die über DMS eingegangen Dokumente.
3. Analog ist lange vorbei – digitale Notizen für Transparenz und Überblick
Ganz ehrlich, erfassen Sie Notizen noch handschriftlich auf einem Ausdruck? Dann wird’s Zeit, diese digital zur Verfügung zu stellen. Der Vorteil: Auch andere Kollegen sehen Hinweise schnell und haben den gleichen Wissensstand. Über das Kontextmenü lassen sich Telefonnotizen anlegen, damit relevante Inhalte eines kurzen Gesprächs nicht verloren gehen. Speichern Sie diese wie ein Dokument ab, sodass sie für alle verfügbar sind. Auch an anderen in DATEV DMS gespeicherten Dokumenten können Sie kurze Hinweise anbringen. Ebenso am Dokument angebrachte Stempel, bieten einen schnellen Überblick und Zusatzinformationen. Sie können hier auch individuelle Stempelbilder gestalten.
3. Fristen einhalten – das A und O im Kanzleialltag
Achtung Termine. Damit nichts vergessen geht, legen Sie in Eigenorganisation comfort klare Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben für die Fristbearbeitung fest. Und lassen Sie sich automatisch über auslaufende Fristen informieren. Das Intervall können Sie individuell einstellen. Nutzen Sie für Ihre alltägliche Arbeit das Arbeitsblatt „Heute“ und stellen Sie es direkt als Startübersicht beim DATEV Arbeitsplatz ein. Damit können Sie verschiedene Informationen zusammenstellen, die für Ihre tägliche Arbeit wichtig sind. Die Informationen sind abhängig von den installierten DATEV-Programmen. Sie können z. B. in Eigenorganisation comfort die anstehenden Aufgaben des Tages anzeigen lassen oder die am jeweiligen Tag auslaufenden Fristen, wie auch die digitale Kommunikation per E-Mail, Termine und den Zahlungsverkehr.
4. Gegen Masse und Wiederholung – Vorlagenverwaltung und Checklisten
E-Mails und Briefe schreiben ist Tagesgeschäft und manchmal Massengeschäft. Verwenden Sie daher die Vorlagenverwaltung. Die Vorteile: Sie liefern nach Außen stets das gleiche Erscheinungsbild. Zudem müssen Sie nicht jedes Schreiben neu verfassen. Greifen Sie einfach auf bestehende Texte und Formulierungen zurück und passen Sie sie individuell an. Orientieren Sie sich daran, welche Briefe sich wiederholen und legen Sie dazu Vorlagen an, die dann alle in der Kanzlei nutzen können. Das macht es effizienter. Die Dokumente können Sie dann in DATEV DMS zum jeweiligen Auftrag in Eigenorganisation comfort speichern und den Punkt „Mandanten anschreiben“ in der DATEV ProCheck-Liste abhaken. Nutzen Sie dazu auch die Checklistenübersicht. Dort wird Ihnen für übergreifende Checklisten in der Kanzlei der jeweilige Arbeitsfortschritt angezeigt.
5. Gut geschützt – auch im Homeoffice
Wer hätte es gedacht: Homeoffice und hybride Szenarien haben sich in den vergangenen zwei Jahren etabliert. Der Wechsel zwischen Büro und Heimarbeitsplatz ist zum Alltag in der Kanzlei geworden. Gerade deshalb sollte der Aspekt der IT-Sicherheit im Homeoffice Standard sein. Nutzen Sie den DATEVnet Telearbeitsplatz zusammen mit DATEVnet, um sowohl Ihre Kanzlei als auch Ihre Home-Office-Arbeitsplätze zu schützen. Sicher ist sicher.
