Viele Kanzleien haben das Ziel, die Digitalisierung der Kanzlei, der Prozesse oder der Zusammenarbeit mit den Mandanten grundlegend voranzutreiben.
Den langen Weg dorthin gehen sie derzeit unter Volllast und oft fehlen schlicht die Ressourcen, um den notwendigen Veränderungsprozess anzustoßen und zu begleiten. Gut, wenn da jemand helfen kann. Der KWP Steuerberatungs GmbH wurde hierzu ein Coaching-Programm der DATEV angeboten. Heute sind Kanzleileitung und Mitarbeiter froh, es genutzt zu haben. Im Interview verrät uns Geschäftsführerin Julia Gamp, wie sie vom Programm profitiert haben und warum für eine erfolgreiche Beratung die Chemie stimmen muss.
Julia Gamp sitzt mit drei Partnern, zwei weiteren Berufsträgern und rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in ihrer Kanzlei in Düsseldorf. Die KWP Steuerberatungs GmbH legt einen Schwerpunkt auf Unternehmensnachfolge und den Bereich Start-ups, von denen sich praktischerweise ohnehin viele im selben Gebäude wie die Kanzlei befinden. Julia Gamp wollte zunächst die Digitalisierung in der Zusammenarbeit mit ihren Mandanten vorantreiben. „Wir haben eine Fortbildungsreihe gebucht, bei der eine DATEV-Mitarbeiterin unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor allem in DATEV Unternehmen online geschult hat“, erklärt sie. „Wir haben zwei Jahre lang geschult und hatten am Ende nur fünf Prozent der Kunden umgestellt. Das war schon sehr ernüchternd.“
Deutliche Fortschritte innerhalb eines Jahres
Knapp ein Jahr später liegt diese Quote schon bei 30 Prozent. Dazwischen liegen etwas weniger als zwölf Monate Fitnessprogramm Rechnungswesen. Die DATEV-Mitarbeiterin, die bereits DATEV Unternehmen online in der Kanzlei geschult hatte, machte die Kanzlei auf das Programm aufmerksam: „Sie sagte, wir haben ein Programm bei DATEV, das geht über ein Jahr und dabei helfe ich euch, die Mandanten umzustellen. So haben wir uns für das Fitnessprogramm entschieden. Damit wir uns weiterentwickeln und weiterkommen“, meint Julia Gamp.
Das „Fitnessprogramm digitales Rechnungswesen“ ist kein Spaziergang. Es umfasst sieben Beratungstage. Verteilt auf zwölf Monate kommt ein DATEV-Coach an fünf Tagen in die Kanzlei. Dazu kommen noch 14 Stunden Online-Fernbetreuung. Genug Zeit, um die Veränderungen fest in den Abläufen zu verankern.
Umsetzung des DATEV Fitnessprogramms
Wie organisiert eine Kanzlei eine so umfassende Maßnahme, die schließlich auch Ressourcen bindet? „Wir haben zwei Mitarbeiter benannt, die neben mir als Kanzleipartnerin das Fitnessprogramm federführend betreuen. Es ist auch nicht so, dass man jeden Tag stundenlang damit beschäftigt ist. Wichtig ist aus meiner Sicht erst einmal, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeholt werden“, sagt Julia Gamp.
Das sieht auch Emina Prasovic so. Sie ist die erwähnte DATEV-Mitarbeiterin, die schon länger mit der KWP Steuerberatungs GmbH zusammenarbeitet und betont: „Der Mensch neigt dazu, in gewohnten Mustern zu arbeiten, da diese Sicherheit und Stabilität bieten. Es ist aber wichtig, dass Kanzleien, die sich für das Fitnessprogramm entscheiden, offen für Veränderungen sind und ihre Arbeitsweise hinterfragen. Wenn Menschen jedoch mit Veränderungen konfrontiert werden, sei es im persönlichen Leben, am Arbeitsplatz oder in der Gesellschaft, kann das Gefühl, die Kontrolle über die eigene Situation zu verlieren, sehr belastend sein. Oftmals ist es aber auch die Angst vor dem Unbekannten. Umso wichtiger ist es, gerade in der Rolle eines Coaches, die Vorteile klar zu kommunizieren, Unterstützung anzubieten und Raum für Anpassung zu schaffen, um die Akzeptanz von Veränderungen zu fördern.“
Motivierte Kanzleileitung und klare Ziele
Im Fall der KWP Steuerberatungs GmbH war die Kanzleileitung hoch motiviert, eine Veränderung der bestehenden Prozesse herbeizuführen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter saßen alle mit im Boot und das Vorgehen war besprochen. Das öffnete die Tür zum Erfolg. Und tatsächlich: „In den ersten acht Monaten haben wir bereits beeindruckende Fortschritte erzielt“, berichtet Emina Prasovic. „Die Kanzlei konnte ihre Quote bei der Nutzung von digitalen Belegen, Schnittstellen und E-Banking um jeweils 30 Prozent steigern.
Diese schnelle Verbesserung zeigt, wie effektiv das Fitnessprogramm sein kann, wenn die Kanzlei motiviert und engagiert mitarbeitet.“ Schließlich sei das Fitnessprogramm so angelegt, „dass die definierten Ziele Schritt für Schritt erreicht werden. Es gibt feste Aufgaben, die die Kanzlei zwischen den monatlichen Treffen erledigen muss. Diese Hausaufgaben erfordern Disziplin und Ausdauer, um die gesteckten Ziele konsequent zu verfolgen und die anfängliche Begeisterung nicht zu verlieren. Insofern sollten die Ziele zu Beginn des Fitnessprogramms SMART, sprich spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden, formuliert sein, um eine schrittweise Umsetzung zu ermöglichen.“
Das 100. Fitnessprogramm digitales Rechnungswesen
Die Geschichte zeigt aber auch, wie gefragt das DATEV Coaching-Angebot im Berufsstand ist: „Besonders erfreulich ist, dass wir mit dieser Kanzlei das hundertste Fitnessprogramm abgeschlossen haben. Dieser Meilenstein ist ein Zeichen für den Erfolg des Programms, das immer mehr Kanzleien dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben“, erklärt Emina Prasovic. Wie diese Prozessoptimierung konkret aussehen kann, erläutert Julia Gamp am Beispiel einer Mandantin, einer Ärztin. Mit einem klassischen Zwei-Konten-Modell hätte diese Mandantin pro Quartal ungefähr anderthalb Arbeitstage einer Mitarbeiterin in der Kanzlei gebunden. „Mit digitalem Bankbuchen und dank einer Lerndatei, braucht sie dafür jetzt eine Stunde“, freut sich Julia Gamp. „Von anderthalb Tagen auf eine Stunde ist natürlich für uns ein Traum.“ In der Bearbeitung einzelner Mandate hat die Kanzlei demnach sehr viel Zeit eingespart. Zeit, die sie nun wieder in die Optimierung anderer Mandate investieren kann.
Weiteres Fitnessprogramm
Die KWP Steuerberatungs GmbH plant genau das. Sie wird erneut an einem einjährigen Fitnessprogramm teilnehmen. Diesmal mit dem Fokus E-Rechnung. „Wir haben uns entschieden, ein weiteres Fitnessprogramm zu buchen, weil ab dem 1. Januar 2025 das Thema E-Rechnungen neue Herausforderungen bringen wird“, erklärt Julia Gamp. „Und natürlich wird auch hier der Schwerpunkt darauf liegen, weitere Mandanten umzustellen oder Abläufe und Prozesse zu verbessern.“
Ein weiterer Grund für die Fortsetzung des Fitnessprogramms dürfte sein, dass die regelmäßigen Termine mit Emina Prasovic den Kanzleimitarbeiterinnen und -mitarbeitern einen gewissen Drive gegeben haben. Und sei es nur, weil sie von außen auf die Abläufe schaut, Vorgaben und Absprachen kontrolliert und nachhakt, wenn Dinge nicht umgesetzt werden. Dafür fehlt der Kanzleileitung zum einen die Zeit und zum anderen auch die Expertise, da sie klassische Aufgaben einer Steuerberatungskanzlei wahrnehmen und keine IT-Berater sind.
Der Vorteil ist die persönliche Beratung vor Ort
Als „superwichtig“, bewertet Julia Gamp den persönlichen Austausch während der Maßnahme. „Ich muss auch klar sagen, dass der Erfolg eines solchen Programms auf jeden Fall davon abhängt, ob die Chemie zwischen der Kanzlei und dem Coach stimmt. Das Schöne war, dass Frau Prasovic sehr, sehr gut zu unserer Kanzlei passt. Sie ist jung und dynamisch, das sind wir auch.“ Julia Gamp würde das Programm weiterempfehlen und mit voller Punktzahl bewerten. Wer weiß, vielleicht steht der Kanzlei in Zukunft auch ein drittes Fitnessprogramm ins Haus?
Fitnessprogramm digitales Rechnungswesen
Das „Fitnessprogramm digitales Rechnungswesen“ umfasst sieben Beratungstage. Verteilt auf zwölf Monate, kommt ein DATEV-Berater/eine DATEV-Beraterin fünf Tage in die Kanzlei, vierzehn Stunden berät er oder sie per Fernbetreuung online. So ist er oder sie konstant mit Ihnen am Ball und in der Kanzlei haben alle ausreichend Zeit, um das erarbeitete Vorgehen in die Praxis umzusetzen.
Vor dem Start erhalten Sie eine qualifizierte Beratung. Wir erklären Ihnen das Prozedere und die Inhalte des Programms ganz ausführlich, so dass Sie Ihre Investitionsentscheidung mit hoher Sicherheit treffen können.
Kanzleibesuch des DATEV-Außendienstchefs Martin Krämer am 25. September 2024
1: v.l.n.r.: Johannes Fichtner, Linda Böer, Hans-Dieter Ricken, Sarah Zermen, Julia Gamp, Martin Krämer, Olga Rybacki, Bert Schmidt
2: v.l.n.r.: Emina Prasovic, Julia Gamp
3: v.l.n.r.: Johannes Fichtner, Julia Gamp, Emina Prasovic, Bert Schmidt, Linda Böer, Hans-Dieter Ricken
4: Kanzleihündin Lissy