Papier ist geduldig, beA weniger. Zum anstehenden Jahreswechsel wird es endgültig ernst mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA). Ab dem 1.1.2018 gilt die Empfangspflicht, sprich: Jeder zugelassene Rechtsanwalt in Deutschland muss jeglichen Schriftverkehr, der ab diesem Datum über den elektronischen Kanal hereinkommt, überwachen und in seine Kanzlei-Abläufe integrieren. Ausnahmen: keine. Und das ist nur der…
Die Empfangspflicht ist ein weiterer Schritt bei der Digitalisierung des Rechtsverkehrs und ein Vorbote der komplett digitalen Kommunikation in diesem Bereich. „Das System bietet einen sicheren und von Postlaufzeiten freien Kommunikationsweg“, sagt Rechtsanwalt Michael Renz von der Kanzlei „Renz Schuhknecht Baumann“ aus Stuttgart. „Die Möglichkeiten, die sich dadurch für uns eröffnen, sind noch lange nicht ausgeschöpft.“ In der Tat kann der elektronische Rechtsverkehr, der auch mittels beA derzeit in Deutschland aufgebaut wird, Zeit und Kosten sparen – und die Empfangspflicht ist dabei nur der Anfang.
Das Thema frühzeitig angehen
Spätestens ab dem 1.1.2022 – je nach Bundesland kann der Zeitpunkt auch ein oder zwei Jahre früher liegen, also möglicherweise schon zum 1.1.2020 – gilt nämlich die Pflicht zur vollständigen elektronischen Kommunikation mit den Gerichten, dann muss also auch der Postausgang vollständig über beA laufen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt ist fein raus, wer sich schon zuvor mit dem Thema intensiv befasst hat – zum Beispiel eben im Rahmen der passiven Nutzungspflicht ab Januar 2018.
Denn schon hierbei gilt es einiges zu beachten. Das beA muss ab dem 1.1.2018 regelmäßig auf die Eingangspost überwacht werden, auch um eventuelle Haftungsfälle aufgrund von Fristversäumnissen auszuschließen. Für den Zugriff werden sogenannte beA-Karten benötigt, die bei der Bundesrechtsanwaltskammer beantragt werden können, auch Kartenleser sind dafür vonnöten und ein Berechtigungskonzept, das festlegt, welche Mitarbeiter auf welche beA-Postfächer in der Kanzlei zugreifen können, auch während Abwesenheiten. All dies einzurichten, benötigt durchaus seine Zeit und einen gewissen Aufwand. DATEV erleichtert Ihnen aber den Umstieg.
Gut vorbereitet mit DATEV
Mit der Software-Lösung DATEV Anwalt classic erhalten Sie beispielsweise innerhalb des DATEV-Anwaltspostfachs durch eine beA-Schnittstelle direkten Zugriff auf Ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach. Rechtsanwalt Michael Renz hatte die Gelegenheit, die Funktionen vorab zu testen. „Das Zusammenspiel des DATEV Anwaltspostfachs mit den Funktionen der Schnittstelle ist klasse“, sagt er. „Der Kanzleiworkflow ist sehr gut abgebildet.“ Digital empfangene Dokumente können sie so direkt in ihren Arbeitsablauf in der Kanzlei integrieren. Zudem bietet DATEV Seminare und Schulungsangebote, die Sie fit für die digitale Zukunft mit beA und darüber hinaus machen und Sie bei der Einrichtung unterstützen.
Der Einstieg in den elektronischen Rechtsverkehr bietet also auch Gelegenheit, die Arbeitsabläufe in der Kanzlei auch über den elektronischen Rechtsverkehr hinaus zu digitalisieren – etwa mit DATEV ProCheck zur Verbesserung von Kanzleiprozessen. All das spart Zeit und Kosten – und nimmt auch den Druck raus, wenn beA dann in ein paar Jahren in alle Richtungen verpflichtend funktionieren muss.
Weitere Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach erhalten Sie unter: www.datev.de/anwaltspostfach
