Ein starkes Duo für Handwerk und Steuerberatung: KWP und DATEV

Um ihre Betriebsabläufe zu optimieren, setzt die Peter Rosenlehner GmbH auf die Lösung kwp-bnWin.net des DATEV-Marktplatz Premium Partners KWP Informationssysteme. Eine Anbindung unter anderem an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen sorgt darüber hinaus für eine effiziente Zusammenarbeit mit der betreuenden Steuerberatungskanzlei.

Die 1979 gegründete Peter Rosenlehner GmbH führt pro Jahr etwa 500 bis 600 Elektroinstallationen durch. Damit diese Anzahl an Installationen überhaupt realisierbar ist, ist das Unternehmen nicht nur auf qualifizierte Monteure angewiesen, sondern auch auf effiziente Prozesse im kaufmännischen Bereich. Seit 2006 nutzt das Unternehmen zur Optimierung ihrer kaufmännischen Prozesse daher die Software kwp-bnWin.net. Die Anwendung entlastet Unternehmen von der Organisation im Büro bis hin zum Kundendienst auf der Baustelle. Zusätzlich vereinfachen Schnittstellen zum Großhandel und zur Buchhaltung den Büroalltag. „Mit KWP konnten wir alle internen Arbeitsabläufe digitalisieren und überwachen. Dadurch ergaben sich viele Erleichterungen, beispielsweise bei der Terminplanung und der Erstellung von Angeboten. Darüber hinaus werden regelmäßig betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt, um bestimmte Prozesse weiter zu optimieren oder auf Änderungen schnell reagieren zu können“, so Thomas Arnold, kaufmännischer Leiter und Prokurist der Peter Rosenlehner GmbH.

Einfache Zusammenarbeit mit Steuerberatungskanzlei

Zunächst wurde der Eingangsrechnungsprozess digitalisiert, um die Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei möglichst komfortabel zu gestalten. Mit der Handwerkersoftware von KWP werden Lieferantenbestellungen digital ausgelöst. Die Eingangsrechnungen kommen im ZUGFeRD-Format im Unternehmen an, werden automatisiert geprüft und verarbeitet. Anschließend werden die Eingangsrechnungen mithilfe des DATEV Buchungsdatenservice kontiert und mit Belegbild revisionssicher in die DATEV-Buchhaltung übernommen.

„Früher mussten wir alle Rechnungen manuell prüfen und erfassen. Durch den automatisierten Ablauf sparen wir enorm Zeit.“, resümiert Thomas Arnold. Auch die betreuende Steuerberatungskanzlei profitiert von der Einführung der Software von KWP im Handwerksbetrieb. „Wir können in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen sofort auf die übertragenen Buchungssätze zugreifen. Auch die Belegbilder werden über Belege online, das Bestandteil von DATEV Unternehmen online ist, abgelegt und automatisch mit dem jeweiligen Buchungssatz verknüpft. In der Regel nehmen wir nur noch stichprobenartig Kontrollen vor. Eine weitere Überprüfung geschieht durch das Buchen der Bank über den DATEV Kontoauszugsmanager“, so Roman Kroiß, Steuerberater und Geschäftsführer der Steuerkanzlei Kroiß & Früchtl Partnerschaftsgesellschaft.
Durch den digitalisierten Prozess konnte nicht nur der alte Pendelordner abgeschafft werden. Sowohl für die Kanzlei als auch das Unternehmen ergeben sich zahlreiche weitere Vorteile. So können unter anderem Rückfragen in vielen Fällen vermieden werden und auch Belege fehlen nur noch in Ausnahmefällen. Durch die automatische Verifizierung hochgeladener Daten durch DATEV werden darüber hinaus mögliche Fehler sofort identifiziert und können behoben werden. Das sorgt auf beiden Seiten für eine Zeit- und damit Kostenersparnis sowie eine bessere Dokumentation der kaufmännischen Prozesse.