Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch und wird je nach Umfeld sogar zur Pflicht. Die Umstellung auf XRechnung ist allerdings nicht trivial und die betroffenen Unternehmen benötigen in der Regel Unterstützung. Lesen Sie, was Sie wissen müssen, wenn Ihr Mandant mit der Bitte um Beratung auf Sie zukommt.
Die XRechnung basiert auf einem europäischen Standard. Dieser Standard setzt bestimmte Pflichtinhalte voraus, die derzeit bei den wenigsten Unternehmen vorliegen. Grund dafür ist, dass die Unternehmen unterschiedlichste Branchenlösungen einsetzen, mit denen sie ihre Faktura erledigen. Der Mandant muss gegebenenfalls bei den Herstellern dieser Softwarelösungen anfragen, ob oder wann das betreffende Produkt in der Lage sein wird, Rechnungen im Datenformat XRechnung EN16931 zu generieren. Noch haben längst nicht alle Softwarehersteller die notwendigen Updates programmiert und bei den Kunden installiert.
Darüber hinaus muss im Vorfeld einer Beratung geklärt werden, ob Ihr Mandant tatsächlich verpflichtet ist, eine XRechnung zu versenden. Diese Frage ist durchaus problembehaftet, da vielen Unternehmern nicht bewusst ist, dass sie etwa als Getränkelieferant der Bundespolizei ebenso betroffen sind wie als Dienstleister für die Deutsche Bahn. Darüber hinaus gelten in den unterschiedlichen Bundesländern unterschiedliche Richtlinien und Zeitkorridore für die verpflichtende digitale Rechnungsstellung. Wird eine XRechnung benötigt, sollte der Mandant von seinem Auftraggeber die Details inklusive der Spezifikationen wie z. B. Leitweg-ID und weitere Felder anfordern.
Beraten Sie Ihre Mandanten
Sie können Ihre Mandanten hierbei beratend unterstützen, wenn Sie sich im Vorfeld über die Voraussetzungen zur Erstellung einer XRechnung nach Standard 16931 informieren. Denn welche Daten auf einer klassischen Rechnung vorhanden sein müssen wissen Sie, da Sie alle Ausgangsrechnungen aus der Buchhaltung kennen. Grundsätzlich muss der Mandant sensibilisiert werden, dass die Erstellung einer XRechnung meist nicht auf Knopfdruck funktioniert und eine Vielzahl an Informationen voraussetzt.
Das sollten Sie Ihren Mandanten fragen:
- In welchen Bundesländern ist eine elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zwingend? Wer ist der Auftraggeber?
- Wie werden die Rechnungen bislang erstellt (z. B. ERP, EXCEL, Word)?
- Wie ist die Rechnung zurzeit aufgebaut?
- Kann die Rechnung als PDF-Datei ausgegeben werden oder existiert eine Schnittstelle, über die Daten zur Verfügung gestellt werden können?
Alle notwendigen Informationen für eine vollumfängliche Beratungsleistung finden Sie auf diesen Internetseiten:
- www.e-rechnung-bund.de
Umfangreiches Infomaterial für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden - www.verband-e-rechnung.org
Expertenverband der deutschen E-Invoicing-Branche - www.xoev.de/de/xrechnung
Koordinierungsstelle für IT-Standards z. B. XRechnung, inkl. FAQ - www.verband-e-rechnung.org/xrechnung
Fundus an Informationen zur Umsetzung in Bund und Ländern
DATEV bietet Lösungen
Mit den rechnungsschreibenden Anwendungen der DATEV können Rechnungen im XRechnung-Format an die meisten öffentlichen Auftraggeber versendet werden. Bei speziellen Anforderungen, kann DATEV SmartTransfer eine Lösung für Ihre Mandanten sein. Damit Sie die Beratung zu eRechnung und XRechnung in Ihr Kanzleiportfolio integrieren können, sollten Sie gezielt das Wissen in Ihrer Kanzlei aufbauen. Wir unterstützen Sie mit Informationen rund um die eRechnung und bei der Umsetzung bei Ihren Mandanten.
