Mit unserem Dokumentenmanagementsystem beherrschen Sie die steigende E-Mail-Flut und digitalisieren Ihre Kanzleiprozesse.
Die digitale Kommunikation nimmt zu. Laut Statista hat sich die Zahl der jährlich versendeten E-Mails in den vergangenen fünf Jahren in Deutschland fast verdoppelt. Tendenz steigend. Das gilt nicht nur für die private Kommunikation, auch die geschäftlichen E-Mail-Postfächer laufen voll. Bei dieser steigenden Mailflut ist es wichtig, den Überblick zu behalten – insbesondere, wenn es sich um die Kommunikation mit Ihren Mandanten und Mandantinnen handelt oder auch den Versand von wichtigen Dokumenten für den Kanzleialltag.
E-Mails einfach und sicher ablegen
Mit unserem Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS können Sie Ihre E-Mails schneller, einfacher und revisionssicher direkt aus Microsoft Outlook heraus ablegen. Haben Sie beispielsweise von Ihrem Mandanten oder Ihrer Mandantin eine E-Mail zu einem bestimmten Sachverhalt erhalten, erleichtert DATEV DMS Ihnen das Ablegen dieser E-Mail. Denn die Software erkennt die richtige Person automatisch anhand der E-Mail-Adresse und schlägt diese für die Ablage vor. Auch das Dokumentdatum wird automatisch anhand der E-Mails aus Outlook übernommen. Wenn Sie nur die Anhänge einer E-Mail, beispielsweise Belege, in DATEV DMS ablegen möchten, so können Sie diese unmittelbar aus dem Postfach heraus übertragen. Legen Sie das gewünschte Dokument schnell und einfach direkt beim jeweiligen Mandanten oder der jeweiligen Mandantin per Drag and Drop ab.
E-Mails schneller finden
Mit DATEV DMS können Sie E-Mails nicht nur besser organisieren, auch das Finden bestimmter Informationen ist leichter: Die abgelegten E-Mails sind im Dokumentenmanagementsystem dem jeweiligen Mandanten oder der jeweiligen Mandantin zugeordnet. Das erleichtert neuen Angestellten, aber auch Urlaubsvertretungen in der Kanzlei die Einarbeitung, da, anders als im persönlichen Outlook-Postfach, alle relevanten Informationen nach derselben Logik und an einer Stelle abgelegt sind. In DATEV DMS liegen auch alle weiteren wichtigen Dokumente, die Sie und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die tägliche Arbeit benötigen, an einem zentralen Ort.
Unterstützung beim Versenden von E-Mails
Auch beim Mailversand werden Sie unterstützt: Für häufig verschickte E-Mails können Sie sich Vorlagen selbst zusammenstellen. Dafür stehen Ihnen rund 5.000 Platzhalter zur Verfügung, die vor dem Versand der E-Mail mit den individuellen Daten Ihrer Mandanten (z.B. Anrede, Steuernummer) gefüllt werden. Beispielsweise lassen sich so Bestätigungsschreiben für den Erhalt des Steuerbescheids des Mandanten oder der Mandantin noch zeitsparender erstellen. Darüber hinaus können Sie individuelle E-Mails an mehrere Kontakte gleichzeitig versenden.
Im Kanzleialltag kann es auch passieren, dass E-Mails nicht konsequent abgelegt werden, da andere Aufgaben eine höhere Priorität haben. Mit DATEV DMS passiert das nicht. Denn dank der automatischen Ablagemaske unterstützt die Software Sie dabei, die Dateien dort abzulegen, wo sie hingehören. Damit sparen Sie Zeit und können sich auf die wichtigen Dinge Ihres Alltagsgeschäfts konzentrieren. Und wenn es in der Eile vorkommen sollte, dass Sie nicht mehr genau nachvollziehen können, ob E-Mails aus Microsoft Outlook heraus bereits in DATEV DMS gespeichert sind, zeigt Ihnen eine Spalte in Outlook an, welche E-Mails bereits abgelegt wurden.
Mehr zu DATEV DMS
DATEV DMS ist das Dokumentenmanagementsystem zur Digitalisierung Ihrer Kanzleiprozesse für einen zentralen Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente. Damit sparen Sie Zeit, arbeiten transparent und revisionssicher und behalten immer den Überblick. Integrierte Funktionen wie OCR und Posteingangsassistent unterstützen Sie zusätzlich. Beide helfen Ihnen dabei, Ihre Kanzleiprozesse zu beschleunigen.
Damit Sie alle Mehrwerte von DATEV DMS ausschöpfen können, empfehlen wir Ihnen eine professionelle Prozessberatung. Buchen Sie jetzt Ihre DATEV DMS Einstiegsberatung!
