Digitalisierung mit Bedacht

Die Kanzlei digital zu transformieren, klingt oberflächlich betrachtet, recht unkompliziert. Da sowohl Kanzleiorganisation, Prozesse und Programme miteinander verzahnt sein sollen, ist der richtige Ansatz jedoch häufig schwer zu finden. „Viele fühlen sich überfordert“, so Hendrik Hoyer. Der Steuerberater weiß, wovon er spricht und was seine Kollegen umtreibt. Er verantwortet seit 2015 einen Ausschuss, der die Digitalisierung aller sechs Niederlassungen seiner Kanzlei zentral koordiniert.

Er erinnert sich noch gut an sein erstes Seminar vor 14 Jahren über den Kontoauszugs-Manager. Hoyer führte das Verfahren im Anschluss in der Kanzlei und bei den selbstbuchenden Mandanten ein. „Heute nutzen wir für fast 100 Prozent unserer Mandanten die elektronischen Bank­konto­aus­zugs­daten und möchten es nicht mehr missen“, resümiert er.

Neue Entwicklungen nutzen

Mit dem Kontoauszugs-Manager war es möglich, Aufträge wirtschaftlicher abzuwickeln, um das Honorar für die Mandanten halten zu können. „Nicht alle Lösungen haben gleich einen Mehrwert für uns oder unsere Mandanten. Wir müssen nicht die Ersten sein, die ein neues Programm einsetzen, nur weil es Arbeitsprozesse digitalisiert. Bei neuen Programmen – und besonders bei Pilotanwendungen – funk­tio­niert oft alles noch nicht so rund. Wir installieren lieber eine spätere Version – denn programmtechnische Neuerungen setzen in der Regel auch neue oder angepasste Prozesse voraus – wenn dann alles in der Kanzlei reibungslos läuft“.
Die digitale Buchführung hat er erst nach einer gewissen Entwicklungszeit eingeführt. Heute ist es sein Ziel, so viele digitale Buchführungen wie möglich zu erstellen. Wenn Mandanten dann auch noch vollständig in den digitalen Prozess eingebunden sind, der alte Pendelordner somit elek­tro­nisch übermittelt wird, entfällt auch das Kopieren der Belege komplett. Sie müssen nur noch gesichtet und mithilfe einer unterstützenden Texterkennung verbucht werden. Auch bei der Jahres­abschluss­erstellung und der gegebenenfalls anschließenden Jahresabschlussprüfung und bei Betriebsprüfungen müssen keine Belege mehr gesucht oder angefordert werden. Das schafft Zeit, Mandanten beim digitalen Rechnungswesen zu beraten.
„Inzwischen geht es mir um die Digitalisierung an sich, um das sinnvolle Nutzen neuer Ent­wick­lun­gen, darum, für unsere Mandanten innovativ zu sein und die Kanzlei zukunftsfähig aufzustellen“, fasst der Steuerberater zusammen. „Bei den Mandanten erfolgt bereits ein Großteil der Kommunikation sowie die Rechnungsübermittlung digital. Dieser Trend wird sich fortsetzen. Hier müssen wir für unsere Mandanten Lösungen anbieten.“

Arbeitsbereiche identifizieren und optimieren

Auf dem DATEV-Kongress in Essen 2016 hat er den Digi-Check kennengelernt. Mithilfe eines Tools wird der Einsatz digitaler DATEV-Lösungen in der Kanzlei analysiert, um ungenutzte Potenziale zu ermitteln. „Die Beratung lief DATEV ProCheck geführt per Checkliste ab – allerdings nicht nach Schema F. Unser Kundenbetreuer ist auf unsere Belange eingegangen. Erfreulicherweise kam heraus, dass wir in vielen Bereichen schon sehr gut aufgestellt sind“, berichtet Hendrik Hoyer. Mit dem Digi-Check identifizierten sich Handlungsfelder, bei denen die Digitalisierungpotenziale noch nicht voll ausgeschöpft wurden: Rechnungswesen, Personalwirtschaft und Kanzleimanagement. Vor allem beim Prozessmanagement in der Finanzbuchführung und im Jahresabschluss sieht Hendrik Hoyer noch Potenzial für seine Kanzlei: „Ich möchte in diesem Jahr beginnen, DATEV ProCheck flächendeckend einzusetzen. Damit können wir eine gleichbleibend hohe Qualität unserer Arbeit gewährleisten. Momentan nutzen wir noch Excel-Listen und handschriftliche Notizen, die wir nach der Bearbeitung digital im DMS einlegen. Mit ProCheck werden die Mit­ar­bei­ter dann noch besser angeleitet. Ich denke, das ist im Rahmen der internen Auf­trags­ab­wick­lung eine weitaus rundere Sache.“

Hendrik Hoyer empfiehlt als Einstieg den Digi-Check vor allem den weniger digital-affinen Berufs­kollegen. „Die Beratung ist strukturiert, individuell, und man stellt die einzelnen iden­ti­fi­zier­ten Bereiche erst nach und nach um. Das Thema Digitalisierung muss mittelfristig konsequent geplant und umgesetzt werden, sowohl in der Steuerberatungskanzlei als auch beim Mandanten. Alles auf einmal ist eine zu große Nummer, aber der Start sollte sofort erfolgen.“

Tipps für die Digitalisierung

• Sehen Sie Digitalisierung als mittelfristiges Projekt Ihrer Kanzlei an, das sofort angegangen werden sollte.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die sinnvollen und notwendigen Möglichkeiten der Digitalisierung; der Digi-Check hilft.
• Seien Sie sich bewusst, dass diese Investition Zeit und auch Geld kostet, bis Sie und Ihre Mandanten von den Vorteilen profitieren.
• Formulieren Sie ein Ziel und teilen Sie es in Etappenziele bis zur digitalen Kanzlei auf.
• Skizzieren Sie die Anforderungen der Kanzlei und der Mandanten. Gleichen Sie sie mit Programmlösungen am Markt ab.
• Bewahren Sie Ruhe und gehen Sie mit Bedacht vor.
• Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern und Mandanten die Digitalisierungsängste.
• Beobachten Sie Trends und Innovationen.
• Holen Sie sich Hilfe von außen, zum Beispiel durch erfahrene Berufskollegen.