Digitaler Rechnungsversand für alle

„Wir haben in den letzten zehn Jahren intensiv an der Digitalisierung unserer Mandate gearbeitet. Fast 100 unserer Buchführungsmandate übermitteln ihre Belege inzwischen digital. Die einzigen Papierbelege, die wir in den letzten Jahren noch versandt haben, waren oft unsere Rechnungen an die Mandanten. Den digitalen Rechnungsversand nutzen wir bis jetzt ausschließlich bei mittelständischen Unternehmen und Freiberuflern. Bei Privatpersonen möchten wir ihn bei unseren digitalaffinen Mandanten vorantreiben“, sagt Renate Sachse.

Die SACHSE Steuerberatung setzt auf den Massenversand von digitalen Rechnungen per E-Mail und wenn möglich die zeitgleiche automatische Übermittlung in den Mandantenbestand von DATEV Unternehmen online. „Dadurch senken wir unsere Rechnungskosten für Druck, Kuvertierung und Porto. Der Mandant hat die volle Rechnungskontrolle über den Empfang als E-Mail-Anhang, gleichzeitig erfüllen wir für ihn die Archivierungspflichten durch die Übermittlung an DATEV Unternehmen online und damit die Speicherung im DATEV-Rechenzentrum. Ein Gewinn für alle Beteiligten“, sagt Renate Sachse.
Damit die Umstellung auf den digitalen Versand von Honorarrechnungen ein Erfolg wird, muss sie gut vorbereitet werden. Zunächst muss der digitale Rechnungsversand mit dem Mandanten vereinbart werden. Beide Seiten sollten sich über die Folgen bewusst sein: Der Mandant erhält die Rechnungen ab sofort digital. Das heißt, dass persönliche Erläuterungen oder einfache Korrekturen wegfallen. „Wenn wir uns mit dem Mandanten für die elektronische Rechnung entscheiden, dann voll und ganz. Wir machen bei der Art der Dienstleistung, die wir für den Mandanten erbringen, keine Unterschiede: Auch in den Fällen, in denen wir persönliche Jahresabschlussgespräche führen, erhält der Mandant die Rechnung elektronisch – wenn auch zeitversetzt nach dem Gespräch“, berichtet Renate Sachse.
Auf ein einheitliches Corporate Design legt die SACHSE Steuerberatung übrigens auch bei der Digitalisierung wert. Ein Grund, warum sie keine ZUGFeRD-Rechnungen einsetzt. „Wir sehen keine enormen Prozessvorteile bei einer Nutzung der ZUGFeRD-Rechnung. Beim elektronischen Rechnungsversand können wir dagegen unser individuelles Rechnungsdesign generieren, das unseren Vorstellungen entspricht“, resümiert Renate Sachse.

Durch den digitalen Rechnungsversand sind die Prozesse der Kanzlei schneller geworden, sie haben weniger Aufwand und niedrigere Kosten. „Das wirkt sich am Schluss auch positiv auf die Höhe der Rechnung aus“, sagt Renate Sachse.