Die Kanzlei Heilmann, Conrad & Partner mbB hat HR WORKS eingeführt, um ihre Personalprozesse zu digitalisieren. Im Interview berichten Steuerberater und Partner Thomas Haupt und Consultant Jan Metz, wie der Start gelang – und was auch ihre Mandantschaft davon hat.
Digitale Prozesse sind in der Kanzlei Heilmann, Conrad & Partner mbB (kurz HCP) aus Wuppertal längst gelebter Alltag – nun auch im Personalwesen. Thomas Haupt, Steuerberater und Partner, und Jan Metz, Experte für betriebswirtschaftliche Beratung, berichten im Interview, wie sie die Lösung des DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner HR WORKS eingeführt haben und warum sich der Einsatz nicht nur für die Kanzlei, sondern auch für ihre Mandantinnen und Mandanten lohnt.
Einführung mit System: Wie HCP Personalprozesse digitalisiert hat
Thomas Haupt erinnert sich gut an die Ausgangssituation: „Urlaubsanträge liefen auf Papier, Arbeitszeiten wurden per Excel dokumentiert. Es war ein Flickenteppich, der nicht mehr zu uns passte.“ Der Wunsch nach einer digitalen, integrierten Lösung war schnell klar. Auf Fachmessen informierte sich das Team über passende Tools.
Die Wahl fiel auf HR WORKS – ein HR-System, das sich für Kanzleien mittlerer Größe eignet, modular aufgebaut ist und sich einfach an die DATEV-Lösungen anbinden lässt. Jan Metz ergänzt: „Wir nutzen DATEV Lohn und Gehalt für unsere eigenen Abrechnungen. Daher war die nahtlose Anbindung ein wichtiger Faktor.“
Schritt für Schritt zur Lösung
Die Einführung startete bewusst klein: Zwei bis drei Mitarbeitende testeten die Zeiterfassung über HR WORKS mehrere Wochen lang im Parallelbetrieb. Erst danach folgte der Rollout zum 1. Juli 2025. Auch die digitale Personalakte wurde integriert, weitere Module wie die Reisekostenabrechnung sollen folgen.
Der Projektzeitraum erstreckte sich über etwa drei Monate – mit einem überschaubaren Gesamtaufwand. „In Stunden gerechnet war es vielleicht eine Woche. Den größten Teil der Zeit haben wir gebraucht, um alte Daten zu bereinigen“, berichtet Metz. Die Schulung der Mitarbeitenden übernahm die Kanzlei selbst: „Die Oberfläche ist intuitiv. Wir haben das Tool im Teammeeting vorgestellt – der Rest lief fast von allein.“
Eine Plattform für alles
Heute laufen Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Krankmeldungen und Abrechnungsausgaben über ein zentrales System. Das entlastet nicht nur die Personalabteilung, sondern auch die Mitarbeitenden. „Alle haben einen Zugang, alle arbeiten im selben System. Das schafft Übersicht und reduziert Rückfragen“, so Haupt. Auch neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht.
Die technische Einrichtung verlief reibungslos. Die Anbindung an die DATEV-Lösungen über den Lohnaustauschdatenservice wurde intern umgesetzt. „Da kennen wir uns aus, weil wir das auch für unsere Mandantinnen und Mandanten einrichten“, erklärt Metz.
Digitaler Input, weniger Aufwand
Im Zuge der eigenen Einführung vertiefte sich die Zusammenarbeit mit der HR WORKS – auch mit Blick auf die Mandantenberatung. „Viele unserer Mandate sind mittelgroß und brauchen mehr als eine reine Zeiterfassung. Für sie ist HR WORKS eine passende Lösung“, sagt Metz.
Ein Beispiel ist ein schnell wachsendes Startup im Bereich Wärmepumpen und Photovoltaik. Dort begleiten die HCP-Berater den Aufbau effizienter HR-Prozesse – vom digitalen Onboarding bis zur Lohnabrechnung. Die Beratung erfolgt immer bedarfsorientiert: „Ob DATEV-Lösungen oder Marktplatzpartner – wir empfehlen, was wirklich passt.“
„Wir haben unsere Lohnmandate angeschrieben und dafür geworben, gemeinsam digital zusammenzuarbeiten“, erklärt Haupt. „Wer weiterhin manuell liefert, muss künftig mit einem höheren Aufwand rechnen.“ Die Rückmeldungen sind positiv: „Das erste Drittel ist bereits umgestiegen. Beim zweiten sorgt hoffentlich ein weiterer Impuls für Bewegung“, ergänzt Metz.
„Einfach machen“ – ein Appell an Berufskolleginnen und -Kollegen
Das Fazit von Thomas Haupt ist eindeutig: „Wir würden es wieder so machen.“ Die stufenweise Einführung, der Fokus auf praktische Funktionen und die frühe Einbindung der Mitarbeitenden haben sich bewährt. Sein Rat an Berufskolleginnen und -Kollegen: „Einfach mal machen. Offen sein. Lösungen ausprobieren.“
Jan Metz ergänzt: „Gerade in Zeiten von KI und Automatisierung müssen wir bereit sein, Prozesse neu zu denken. Wer das verschläft, wird es schwer haben.“ Für die HCP-Berater steht fest: Digitalisierung endet nicht bei der Buchhaltung – sie beginnt oft bei den eigenen Abläufen.
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