Wenn zu prüfende Mandanten DATEV Unternehmen online nutzen stehen Belege digital zur Verfügung. Der Beitrag zeigt, wie Abschlussprüfer diese Belege über DATEV Datenprüfung gezielt analysieren können, auch im Kontext der E-Rechnung.
In Prüfungsmandaten kann es vorkommen, dass das geprüfte Unternehmen seine Belege in DATEV Unternehmen online verwaltet. Für die Abschlussprüfung bedeutet dies, dass Rechnungen und weitere Belege bereits digital vorliegen und nicht gesondert angefordert werden müssen. Wenn Sie diese Ausgangssituation berücksichtigen, lassen sich digitale Belege gezielt in die Abschlussprüfung einbinden und für die Datenanalyse nutzen.
Zugriff auf digitale Belege
Der Zugriff auf die Belege eines Prüfungsmandats in DATEV Unternehmen online erfolgt über die eigene DATEV SmartCard des Abschlussprüfers. Eine Weitergabe der DATEV SmartCard des Steuerberaters ist nicht erforderlich.
Voraussetzung ist eine mitgliedsübergreifende Zuordnung der DATEV SmartCard des Prüfers zur Mitgliedschaft des beauftragten Steuerberaters. Diese Zuordnung wird gemeinsam mit dem Steuerberater bei DATEV beantragt und anschließend durch die zuständige Mitgliedschaftsabteilung freigeschaltet. Anschließend erfolgt durch den Steuerberater die mandatsbezogene Freigabe über die DATEV Rechteverwaltung online.
Damit erhält der Abschlussprüfer einen vollständigen und geregelten Zugriff auf die digitalen Belege des Prüfungsmandats. Der Zugriff ist revisionssicher dokumentiert, auf den jeweiligen Mandanten beschränkt und kann bei Bedarf jederzeit wieder aufgehoben werden.
Digitale Belege als strukturierte Informationsquelle
In DATEV Unternehmen online werden Belege nicht nur als Dokumente abgelegt. Jeder Beleg ist mit einer eindeutigen Beleg-ID versehen und mit zusätzlichen Informationen angereichert. Dazu zählen beispielsweise Rechnungsdatum, Betrag, Kontierung sowie prozessuale Angaben wie Freigabe- oder Zahlungsstatus.
Wenn Sie einen Beleg mit einem Buchungssatz verknüpfen, ist die entsprechende Beleg-ID auch in den Buchungsdaten enthalten. Somit besteht eine feste Verbindung zwischen Buchung und Beleg, die Sie für die Abschlussprüfung nutzen können.
Einbindung der Belege in DATEV Datenprüfung
Um digitale Belege im Rahmen der Abschlussprüfung auszuwerten, können die in DATEV Unternehmen online vorhandenen Beleginformationen in DATEV Datenprüfung eingebunden werden. Ergänzend werden die Buchungsdaten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übernommen.
In DATEV Datenprüfung stehen dem Abschlussprüfer anschließend die Buchungen inklusive Belegverweis zur Verfügung. Auffällige Buchungen lassen sich gezielt analysieren, der zugehörige Beleg kann direkt aus der Analyse heraus aufgerufen werden. Die Belege werden damit integraler Bestandteil der Datenanalyse und nicht losgelöst betrachtet.
Unterstützung einer risikoorientierten Prüfung
Die Kombination aus Buchungsdaten und digitalen Belegen unterstützt eine risikoorientierte Vorgehensweise in der Abschlussprüfung. Statt Belege pauschal oder rein stichprobenartig auszuwählen, können Sie zunächst Auffälligkeiten in den Buchungsdaten identifizieren. Dazu zählen beispielsweise ungewöhnliche Beträge, Buchungen auf bestimmten Konten oder zeitliche Häufungen.
Die anschließende Einsicht in die Belege erfolgt unmittelbar aus der Analyse heraus. Manuelle Zwischenschritte entfallen, die Prüfung wird effizienter und bleibt zugleich nachvollziehbar dokumentiert.
E-Rechnung als Treiber der digitalen Prüfung
Mit der zunehmenden Bedeutung der E-Rechnung gewinnt dieser Ansatz weiter an Relevanz. E-Rechnungen liegen nicht nur digital, sondern in einem strukturierten elektronischen Format vor. Die enthaltenen Rechnungsdaten sind maschinenlesbar und für weitergehende Auswertungen geeignet.
Werden E-Rechnungen in DATEV Unternehmen online verarbeitet, stehen diese strukturierten Informationen auch für die Datenanalyse zur Verfügung. DATEV Datenprüfung ermöglicht es, diese digitalen Daten gezielt auszuwerten, anstatt sie ausschließlich visuell zu prüfen. Damit folgt die Abschlussprüfung dem Grundsatz: Liegen Daten digital vor, lassen sie sich digital auswerten.
Digitale Prüfungsprozesse
Nutzen zu prüfende Unternehmen DATEV Unternehmen online, können Abschlussprüfer die dort vorhandenen digitalen Belege effizient in ihre Prüfung einbinden. Über klar geregelte Zugriffsrechte und die Analyse in DATEV Datenprüfung entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Buchung und Beleg.
Insbesondere im Zusammenhang mit der E-Rechnung bietet dieser Ansatz die Möglichkeit, Prüfungsprozesse stärker digital und risikoorientiert auszurichten.
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