Für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen Steuerberatungskanzleien zahlreiche Daten und Dokumente von ihren Mandantinnen und Mandanten. Den Austausch dieser Informationen vereinfacht ihnen DATEV Personal. Die moderne Cloud-Lösung bündelt künftig alle Funktionen der Personalwirtschaft und ergänzt nahtlos die DATEV-Software für die Lohnabrechnung. So sorgt DATEV für eine reibungslose Zusammenarbeit von Kanzleien und Mandanten bei vor- und nachgelagerten Prozessen der Lohnabrechnung.
Man kann es sich lebhaft ausmalen: In einer herkömmlichen Steuerberatungskanzlei türmen sich die Unterlagen in den Regalen, während die Mitarbeiter täglich Stunden darauf verwenden, Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell zu bearbeiten und relevante Daten in der Lohnabrechnungssoftware zu erfassen. Die Aktenordner quellen über und der Aufwand ist enorm. Ganz anders sieht es bei der Kanzlei Hoffarth & Partner aus, die auf einen durchgängig digitalen Lohnabrechnungsprozess setzt und daher mit ihren Mandanten auf DATEV Personal vertraut. Die moderne Cloud-Lösung, die über DATEV Unternehmen online aufgerufen wird, bündelt künftig alle Funktionen der Personalwirtschaft, die Kanzleien und Mandanten die Zusammenarbeit bei den vor- und nachgelagerten Prozessen der Lohnabrechnung erleichtert. So ermöglicht die Software unter anderem den Austausch von Personalunterlagen über die integrierte Personalakte, das Erfassen von Monatsdaten und das Ändern von Stammdaten. Mandanten können direkt über DATEV Personal auch auf DATEV Personaldaten und DATEV Auswertungen online zugreifen, die Bestandteil von DATEV Unternehmen online sind. Damit können Mandanten beispielweise Sofortmeldungen auslösen, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen und auf Lohnauswertungen zugreifen. Für Peter Hoffarth und seine Kollegschaft steht fest: „DATEV Personal ist genau die Lösung, die uns bislang gefehlt hat. Sie ist ein sehr großer Gamechanger!”
Personalakte macht den Workflow intuitiv
Mit der integrierten Personalakte übermitteln Mandanten Dokumente für die Personalwirtschaft, wie zum Beispiel Bescheinigungen oder Arbeitsverträge, digital an ihre Steuerberatungskanzlei. Dabei können hochgeladene Dokumente von den Mandantinnen und Mandanten mit einem Kommentar und Zuordnungsvorschlag versehen werden. Anschließend werden die Dokumente direkt an die DATEV-Lohnabrechnungssoftware der Kanzlei übermittelt.
Peter Hoffarth, Steuerberater der Kanzlei Hoffarth & Partner, hat an der Pilotierung der neuen Software teilgenommen. Vor der Pilotierung hatte er eine genaue Erwartung an DATEV Personal: „Die bisherigen Vorerfassungssysteme, die sowohl auf Excel basieren als auch in DATEV Unternehmen online integriert waren, waren eher unübersichtlich und haben je nach Vorkenntnissen des Mandanten einen erheblichen Schulungs- sowie Betreuungsaufwand in der Erstanwendung bedeutet. Daher sind diese bei uns kaum zum Einsatz gekommen. Von DATEV Personal habe ich erwartet, dass die Lösung einfach, schnell und intuitiv ist.” Durch die Möglichkeit, die neue Lösung DATEV Personal zu pilotieren, konnte die Kanzlei bereits seit Januar 2022 die neue Personalakte stetig testen. Dabei wurde das Team rund um Peter Hoffarth von einer DATEV-Mitarbeiterin aus der Entwicklung betreut. So konnte die Kanzlei die neue Cloud-Lösung aktiv mitgestalten.
Monatsdaten einfach erfassen
Seit Anfang November 2024 können zudem Monatsdaten in DATEV Personal erfasst werden. Damit geben Mandanten monatlich variable Bewegungsdaten, wie Arbeitsstunden und Beträge schnell und einfach ein. Auch diese Funktion hat die Kanzlei Hoffarth & Partner vorab mit rund 650 weiteren Kanzleien und Unternehmen pilotiert. Dazu konfigurierten Peter Hoffarth und seine Mitarbeitenden vorab in einer eigenen Kanzleiansicht der Lösung die erforderlichen Lohnarten. „Die Einrichtung war sehr schnell und unkompliziert. Wichtig ist, dass man sich vorher kritisch die Lohnarten anschaut, welche und wie weit diese vom Mandanten sinnvoll befüllt werden. Auch die Anpassung an neue oder fehlende Lohnarten war top”, sagt der Steuerberater Hoffarth zur Konfiguration der Lohnarten.
Anschließend ermöglicht eine tabellarische Übersicht den Mandanten der Kanzlei eine komfortable Eingabe der Monatsdaten. Nach der Erfassung aller relevanter Angaben übermitteln die Mandanten die Daten direkt in die DATEV-Lohnsoftware der Kanzlei Hoffarth & Partner, die anschließend die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen kann.
Auch seine Mandanten sind von der neuen Lösung überzeugt. Frank Schmidt, Inhaber eines siebenköpfigen Handwerksunternehmens, erklärt: „Da es sehr übersichtlich aussieht, habe ich mich sicher bei der Eingabe gefühlt. Ich hatte nicht das Gefühl etwas ,kaputt machen zu können‘. Es geht sehr schnell und wenn ich die Daten freigebe, weiß ich, dass sie genauso beim Steuerberater ankommen.”
Stammdaten komfortabel ändern
Seit Januar 2025 können Mandanten Stammdaten, beispielsweise eine neue Anschrift oder Bankverbindung, ganz einfach direkt in DATEV Personal aktualisieren. Die Änderungen werden anschließend direkt an das Lohnprogramm der Kanzlei übermittelt.
Arbeitseffizienz steigern
Mit DATEV Personal hat die Kanzlei Hoffarth & Partner einen neuen Workflow gefunden, der nicht nur für die Mandantschaft, sondern auch für die Kanzlei selbst eine Erleichterung ist. Peter Hoffarth weiß seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr zu schätzen und versucht deshalb stetig den Arbeitsverlauf so einfach wie möglich zu gestalten: „Nicht nur unsere Mandanten profitieren von DATEV Personal, sondern insbesondere unsere Mitarbeiter, denen die Lösung echte Effizienzgewinne im Kanzleialltag bringt.” Besonders dann, so beschreibt es Hoffarth, wenn die Kanzlei bislang mehrfach kleinteilige Informationen von ihren Mandanten erhielt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielmehr mit dem Schreiben und Lesen von E-Mails beschäftigt waren, anstatt mit dem originären Lohnabrechnungsprozess. Denn mit DATEV Personal übermitteln die Mandanten direkt alle wichtigen Daten und Dokumente. Die Kanzleimitarbeiter sparen sich dadurch das manuelle Erfassen dieser und vermeiden so Fehler. Ein weiterer Pluspunkt: Die Unterlagen und Daten werden DSGVO-konform über die DATEV-Cloud ausgetauscht und revisionssicher archiviert.
Kompaktlösung birgt Gewinn in Zeit und Geld
Seit 2025 wird DATEV Personal inklusive aller Funktionen mit 40 Cent pro abgerechneten Arbeitnehmer bepreist. Was sich für Peter Hoffarth erstmal nach einer Problemstelle anhörte, stellte sich allerdings nach einer intensiven Kostensichtung und dem Auseinandersetzen mit seinen eigenen Werten anders heraus: Für ihn wiege der „Gewinn in Zeit und entspannten Mitarbeitern höher“. Und auch aus der finanziellen Sichtweise besteht ein Vorteil für die Kanzlei. Peter Hoffarth erklärt: „Wir haben bereits seit 2020 die Vorgängerlösung der neuen Personalakte im Einsatz. Im Durchschnitt haben wir mindestens acht bis zehn Dokumente pro Jahr und pro abzurechnenden Arbeitnehmer abzuarbeiten. Allein die Zeitersparnis zu unserem vorherigen Vorgehen liegt bei uns überschlägig bei rund 3.200,00 Euro. Die Gebühren für DATEV Personal sind dabei schon abgezogen.”
Hoffarth betont: „DATEV Personal schließt für uns eine wichtige Lücke. Personalunterlagen erhalten wir seit Jahren durch die Personalakte schnell und strukturiert. Monatsdaten können nun auch digital erfasst und an unser Lohnabrechnungsprogramm übergeben werden. Das spart uns enorm Zeit in der Kanzlei und nimmt unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch den Druck von möglichen Übertragungsfehlern.”
Um das Nutzererlebnis weiter zu verbessern, wird bereits mit Hochdruck an der zeitnahen Bereitstellung weiterer Funktionalitäten gearbeitet. Dazu zählen unter anderem die Erweiterung der Upload-Funktionen in die Personalakte durch DATEV Upload Mail und die Möglichkeit zum Erfassen von An- und Abwesenheiten (Kalendarium). Ein großer Vorteil der Cloud-Lösung: Neue Funktionen stehen den Anwendern ohne jeglichen Installationsaufwand sofort zur Verfügung.
Mit DATEV Personal heben Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Mandantinnen und Mandanten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf ein neues Level. Mehr erfahren
Infobox
Peter Hoffarth ist Steuerberater bei Hoffarth & Partner. Seine Kanzlei gibt es seit 55 Jahren. Die Kanzlei setzt von Beginn an auf DATEV-Software. Der Schwerpunkt liegt im Bereich Handwerk, Speditionen und Logistik. Drei der 18 Mitarbeitenden kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mandanten. Peter Hoffarth berät darüber hinaus Steuerberater und ist für die DATEV externer Referent.
Frank Schmidt ist Inhaber eines Fachunternehmens für Schutzplankenmontage mit insgesamt sieben Mitarbeitern. Als Chef findet man ihn nicht nur am Schreibtisch, sondern auch aktiv mitarbeitend auf der Baustelle.
