Die Buchführung effizienter machen

Mehr als 10.000 Bestände werden mittlerweile mit dem Au­tomatisierungsservice Rechnungen bearbeitet. Tendenz: stark steigend. Die künstliche Intelligenz (KI), die im Auto­matisierungsservice Rechnungen genutzt wird, ist ein selbst­lernendes System. Diese KI erkennt neue Buchungen und Ihre Korrekturen rasend schnell, vergleicht sie mit bereits be­kannten Daten und verbessert so ihre Ergebnisse fortwäh­rend.

Auffällig ist, dass viele Kanzleien sehr gute Ergebnisse mit dem Automatisierungsservice erzielen, andere dagegen we­niger erfolgreich sind. Unsere Analysen zeigen, dass der Au­tomatisierungsservice immer dann gut funktioniert, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Bei der Zusammenarbeit mit den Mandantinnen und Mandanten müssen ein paar praktische Dinge beachtet werden und die künstliche Intelli­genz des Automatisierungsservice benötigt etwas Zeit, um zu lernen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann arbeiten die Kanzleien produktiver als je zuvor und erhalten bessere Bu­chungsvorschläge.

Einfache Dinge mit großer Wirkung

Es sind lediglich eine knappe Handvoll einfacher, aber wich­tiger Dinge, auf die geachtet werden muss, damit der Auto­matisierungsservice gut arbeiten kann.

• Achten Sie darauf, dass die Belege, die der Mandant ein­scannt, gut lesbar sind, damit die OCR-Erkennung funkti­oniert.
• Wichtig ist auch, die passenden Belegtypen zu verwenden und die Belege vor dem Hochladen korrekt zu heften.
• Ganz entscheidend: Der Mandant sollte die Belege nicht sammeln, sondern jeweils möglichst sofort nach dem Ent­stehen digitalisieren und hochladen.
• Das ermöglicht es Ihnen, die Belege zügig zu buchen und die Buchungen ins DATEV-Rechenzentrum zu senden (Bestand | Daten senden | RZ-Dienstleistungen Buchfüh­rung; Anleitung: www.datev.de/hilfe/1019671). Auf diese Weise kann der Automatisierungsservice schnell und be­ständig lernen und wird so immer bessere Buchungsvor­schläge liefern.

Neue Funktionen bringen Zeitersparnis

Wenn die vom Automatisierungsservice Rechnungen erzeug­ten Buchungsvorschläge besser werden, erhöht sich auch die Zahl der als sicher vorgeschlagenen Buchungen. Diese kön­nen Sie seit der Jahreswechselversion 2021/2022 automa­tisch durchbuchen lassen, ohne jeden einzelnen Buchungs­vorschlag zu bestätigen – eine erhebliche Zeitersparnis. Seit dieser Version unterstützt der Automatisierungsservice auch die Aufteilung nach Steuersatz. Das System erkennt dabei den Sachverhalt der Aufteilung automatisch, schlägt im Ide­alfall mehrere Buchungen vor und wechselt bei der Bearbei­tung automatisch in die Aufteilung. Der separate Aufteilen-Dialog entfällt. Auch damit verbessert sich die Effizienz im Gesamtprozess.

Übrigens können Sie den Automatisierungsservice Rechnun­gen jetzt auch für die Bestände aktivieren, für die Sie Kanz­leikontenbeschriftungen und Kanzleifunktionen nutzen oder bei denen Sie die Kostenrechnung einsetzen.

Mit diesen Neuerungen haben wir bereits die ersten Kunden­wünsche umgesetzt.

Jetzt einsteigen!

Worauf warten Sie noch? Der bewusst einfach gehaltene Ein- und Ausstieg lädt zum Ausprobieren ein. Aktivieren Sie den Automatisierungsservice Rechnungen in Kanzlei-Rech­nungswesen in der Mandantenbuchführung unter „Bestand | Automatisierungsservices“. Am darauffolgenden Werktag können Sie den Service für neu hochgeladene Belege nutzen.

Weiterer Automatisierungsservice in Arbeit

Derzeit arbeiten wir an einem zweiten Automatisierungsser­vice: Der Automatisierungsservice Bank generiert Buchungs­vorschläge anhand von Kontoumsätzen, die über die RZ-Bankinfo vom Bankrechenzentrum abgeholt werden. Gegen­wärtig sammeln wir in einer Pre-Pilotierungsphase mit einer kleinen Anzahl an Teilnehmern erste Praxiserfahrungen.