Das millionste Unternehmen in DATEV Belege online war der Fashion Store LUIS aus Karlsruhe, den seine Steuerberatungskanzlei Helm und Partner zur digitalen Zusammenarbeit eingeladen hatte. Eine klassische Win-win-Situation, wie sich bald herausstellte. In einem Gespräch berichten beide Seiten von den enormen Vorteilen dieses digitalen Pendelordners und verraten, warum sie seither nachts besser schlafen können.
Dieser digitale Pendelordner heißt DATEV Belege online und ist ein DATEV-Cloud-Service, der im Rahmen der Kollaborationslösung DATEV Unternehmen online von Unternehmen und Kanzleien als Plattform zum Austausch von Belegen genutzt werden kann. Unternehmen laden dort die Belege einfach hoch. Der große Vorteil der Lösung ist dabei, dass Unternehmen alle Daten – auch die aus Vorsystemen – einer Kanzlei zur Verfügung stellen können. Auch Belege, die digital schon vorhanden sind, lassen sich so übertragen. Diese Belegzulieferung kann auch automatisiert erfolgen. Die Kanzlei hat direkten Zugriff und kann mit den Belegbildern und Daten weiterarbeiten, die obendrein revisionssicher in der DATEV-Cloud gespeichert werden.
„Wenn es um Unternehmen online geht – und Belege online ist ein Teil davon – sage ich immer: Es ist nichts anderes als ein digitaler Schreibtisch für die Mandanten. Hier werden die bisherigen Papierbelege einfach in digitaler Art und Weise weiterbearbeitet“, meint Andreas Schell von der Steuerberatungsgesellschaft Helm und Partner. „Es ist einfach ein rundes System, weil wir auf der anderen Seite auch mit DATEV arbeiten.“ Nicht nur wegen der reduzierten Schnittstellenproblematik sei dies ein großer Vorteil, sondern auch, da über die OCR in Belege online die Werte aus den digitalen Belegen für die in der Kanzlei zu erstellende Finanzbuchführung ausgelesen werden. Auf der anderen Seite arbeitet in diesem Fall Patrick Durmus als Geschäftsführers des Concept Fashion Stores LUIS. In einer aus Modeketten geprägten Innenstadt legt der Familienunternehmer in der zweiten Generation viel Wert auf hochwertige Fashionbekleidung.
Qualität in der Buchführung
Diesen Qualitätsanspruch hat der technikaffine Ladeninhaber auch an seine Buchführung. Die sehr ordentliche Arbeitsweise bei der Vorbereitung der Buchführung ist auch in der Kanzlei von Steuerberater Andreas Schell nicht unbemerkt geblieben. Sie war sogar ein ausschlaggebender Punkt dafür, dem neu zu der Kanzlei gewechselten Mandanten sofort die digitale Zusammenarbeit mit DATEV Unternehmen online anzubieten. „Ein Mandat muss schon auch für die digitale Zusammenarbeit geeignet sein“ erklärt Andreas Schell. „Ansonsten haben wir hinterher mehr Chaos als vorher. Einen digitalen Schuhkarton nur hochzuladen, bringe wenig. Patrick Durmus, der „jeden Beleg einzeln bearbeitet“, wie er anmerkt, war geeignet und auf der Suche nach einer passenden Lösung. „Die Kanzlei hat mir die Zusammenarbeit über Unternehmen online und Belege online aktiv angeboten“, beantwortet er die Frage, wie sie bei LUIS auf die DATEV-Lösung aufmerksam geworden sind. „Aber es war auch mein Ziel, die Buchhaltung zu modernisieren. Deswegen habe ich eine Kanzlei gesucht, die eine digitale Zusammenarbeit bei den Belegen anbieten konnte.“ Da auch die Kanzlei auf DATEV setze, habe es bei der Wahl der Lösung auch keine große Diskussion gegeben. Patrick Durmus sieht die Zusammenarbeit mit DATEV als ein langfristiges Projekt, das ihn auch deswegen überzeugt hat, weil er seine Daten revisionssicher in der DATEV-Cloud archivieren kann.
Die im Rechenzentrum gehostete Datenbasis wiederum ermöglicht es der Kanzlei, die Buchführung schnell zu erstellen. Auswertungen können ohne Zeitverzögerung zur Verfügung gestellt werden und helfen Unternehmen dabei, besser zu wirtschaften. Die Zahlen sind beeindruckend: Die Gesamtzahl der gespeicherten Belege liegt derzeit bei drei Milliarden mit einer stark steigenden Tendenz. So rechnet die Genossenschaft in diesem Jahr mit etwa 250.000 zusätzlichen digitalisierten Buchführungen und einer weiteren Milliarde an gespeicherten Belegen. Der DATEV-Cloud-Service Belege online ist Teil der Kollaborationslösung DATEV Unternehmen online. Diese wiederum nutzen derzeit über 400.000 Betriebe.
Von selbsterklärender Einfachheit
Der Fashion Store LUIS organisierte seine Belege vor der Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei Helm und Partner ganz klassisch über einen „gut sortierten“ Pendelordner. In der Kanzlei würden sie auch einen solchen Ordner noch verarbeiten, bevorzugen aber ganz klar die digitale Zusammenarbeit mit ihrer Klientel. Wie hoch ist der Aufwand einzuschätzen, eine solche Lösung auf beiden Seiten zu implementieren? Wird hier gezielt geschult? „Nein, da gibt es keine Schulung. Das machen wir mit Learning by doing“, sagt Andreas Schell. “Wir gehen raus und machen vor Ort erst mal eine Ist-Aufnahme. Über welche Eingangskanäle kommen Rechnungen ins Unternehmen? Bereits elektronisch oder noch auf Papier? Wie werden die Ausgangsrechnungen erstellt und archiviert? Vorher sprechen wir mit dem Mandanten schon telefonisch ab, was alles möglich ist. Dann lassen wir die Mandanten zwei bis drei Wochen damit arbeiten. Bisher hat das gut funktioniert und wir mussten noch nie irgendwo zurückrudern.“ Für Patrick Durmus war die Einführung ohnehin kein Problem: „Ich bin wirklich sehr begeistert von dieser selbsterklärenden Einfachheit. Das ganze Rechnungswesen ist so sehr vereinfacht geworden. Letztendlich kann ich es von überall machen.“ Auch wenn sich die mit dem digitalen Arbeiten avisierte Zeitersparnis derzeit erstmal vor allem in der Kanzlei Helm und Partner bemerkbar macht. Bei LUIS arbeiten sie mit einer offenen Kassenschublade und haben kein Kassensystem verknüpft. „Das heißt, wir müssen jeden einzelnen Handkassenzettel noch mal mit der passenden Nummer versehen im Nachgang“ sagt Patrick Durmus. Das bremst ein wenig. Für solche Fälle hält die Genossenschaft das DATEV Kassenbuch online bereit. Eine weitere Funktion von DATEV Unternehmen online, die für die Zukunft eine Lösung sein könnte. Das Kassensystem könnte auch über die Plattform Mein Fiskal angebunden werden.
Ansonsten bestätigen beide Seiten, dass in der Zusammenarbeit alles rund laufe und die Prozesse gut aufgesetzt seien. „Unterm Strich“, erklärt Patrick Durmus, „ist die DATEV-Lösung für mich das größte Geschenk. Bei diesem Belegmarathon im Geschäftsleben habe ich immer dieses schlimme Gefühl, es könnte ein Beleg nicht da oder verloren sein. Im allerschlimmsten Fall hat man dann irgendwann eine Prüfung und dann fehlt dieser Beleg. Aber jetzt, wo alles revisionssicher archiviert wird, habe ich ein ganz tolles, aufgeräumtes Gefühl mit DATEV, das mich nachts sehr gut schlafen lässt. Es war die beste Entscheidung, die ich jemals treffen konnte.“
