Den physischen Dokumentenversand einfach auslagern

DATEV magazin: Sie haben die Übernahme der Kanzleikorrespondenz an DATEV herangetragen. Was war der Grund für diesen Schritt?

Kersten Weiß: Wir haben nach einer anwenderfreundlichen und effizienten Lösung gesucht, die uns bei den typischen Kanzleiprozessen unterstützt, zum Beispiel bei einem Mandantenschreiben, Rechnungen oder der Versendung weiterer Unterlagen. Dabei sollte der höchste Datenschutz gewährleistet werden. Als DATEV-Kanzlei haben wir sowieso schon eine enge Verflechtung mit DATEV, deswegen machte auch der Druck über DATEV Sinn. Mithilfe des Druckertreibers von DATEV Geschäftspost Druck können wir nun einen natürlichen Prozess unter höchsten Sicherheitsstandards abwickeln: Ich verfasse einen Brief am PC und löse den Druck über den Druckertreiber bei DATEV aus. Datenschutz und Informationssicherheit sind im DATEV Druckzentrum gewährleistet und zertifiziert.

Was war Ihnen bei der angestrebten Lösung wichtig?

Dem Nutzer muss es so einfach wie möglich gemacht werden. Es sollte auch keinen hohen Aufwand mit sich bringen, das System zu installieren. Gleichzeitig sollte es für mehrere Personen in der Kanzlei einsetzbar sein.

Wie hat sich der Prozess des Dokumentversands nach Einführung des Druckertreibers verändert?

Normalerweise müsste in der Kanzlei ein Brief gedruckt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht werden. Dazu benötigen wir Ressourcen und entsprechendes Material wie Drucker, unterschiedliches Briefpapier, Kuverts, Briefmarken und Briefwaage. Der Druckertreiber von DATEV Geschäftspost Druck wird einmalig an den Arbeitsplätzen eingerichtet und kann von allen Mitarbeitern genutzt werden. Der Druckprozess ist einfacher und schlanker als bei einem normalen Ausdruck auf dem Kanzleidrucker. Im Vergleich zum ursprünglichen Prozess sparen wir mit jedem Druck über DATEV Kosten in der Kanzlei. Außerdem sind wir flexibler. Da wir nicht mehr an den Drucker in der Kanzlei gebunden sind, können wir orts- und zeitunabhängig arbeiten. Der größte Vorteil der Lösung ist für mich, Briefe zu schreiben und auf den Weg zu bringen, ohne dass ich vom Schreibtisch aufstehen oder eine andere Person einbeziehen muss. Mit DATEV Geschäftspost Druck wird dieser Prozess in der Kanzlei vollständig digital umgesetzt. Zusätzlich schließe ich den Vorgang auch digital ab, indem ich den Druck über den Druckertreiber an DATEV übergebe und das Dokument anschließend digital im DMS speichere.

Ihre Kanzlei dhmp trägt das Label Digitale DATEV-Kanzlei. Dennoch hatten Sie die Idee für diese  Print-Dienstleistung. Warum?

dhmp verfolgt schrittweise die vollständige Digitalisierung der Kanzleiprozesse. Die Herausforderung dabei ist, dass die Kanzlei digitaler wird als es ihre Mandanten sind. Als Steuerberater sind wir Berater und Dienstleister für unsere Mandanten, für uns steht die Zufriedenheit unserer Mandanten im Mittelpunkt. Vor allem viele reine Einkommensteuermandanten bevorzugen noch den analogen Weg. Da stellt sich die Frage, wie man den Übergang zwischen digitaler Arbeit in der Kanzlei und physischem Versand für den Mandanten stemmt. Mit dem Druckertreiber kann ich auch den physischen Versand für meine Mandanten umsetzen, habe aber trotzdem einen komplett digitalen Prozess in der Kanzlei. Den Übergang auf ein anderes Medium übernimmt DATEV. Zur Unterstützung unserer Mandanten bei der Digitalisierung empfehlen wir DATEV Unternehmen online. Eine einfache, aber sehr effektive Lösung.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit DATEV aus?  

Als digitale Kanzlei ist es unser Anspruch, immer am Puls der Zeit und somit auch bei der Entwicklung von neuen Lösungen bei DATEV dabei zu sein. Dazu gehört natürlich auch die Pilotierung der unterschiedlichen Cloud-Anwendungen der DATEV. Als Business Developer habe ich zudem Kontakt mit verschiedenen Stellen, so auch jetzt mit dem Druckzentrum. Gemeinsam versucht man mit allen Beteiligten, die Idee und damit auch das Produkt voranzubringen. Denn am Ende zählt das Produkt, das einen Mehrwert für die Kanzlei darstellen soll. An dieser Stelle möchte ich auch eine Lanze für die sehr gute Zusammenarbeit mit DATEV brechen.

Die Corona-Pandemie hat den entscheidenden Impuls zur Unterstützung im Postausgang gegeben. Was hat das für Ihre Kanzlei bedeutet?

Während des Lockdowns konnte unsere gesamte Belegschaft aufgrund unserer hervorragenden IT aus dem Homeoffice arbeiten. Mithilfe des Druckertreibers von DATEV Geschäftspost Druck besteht für uns zusätzlich die Möglichkeit, auch papiergebunden  orts- und zeitunabhängig zu arbeiten.