Digitales Arbeiten mit DATEV DMS ist mehr als nur papierarm und revisionssicher. Es wird zur zentralen Datendrehscheibe Ihrer Kanzlei, denn alle Dokumente werden zentral in DATEV DMS bearbeitet und archiviert.
Einsteiger können das neue DATEV DMS mit den DATEV-Programmen 12.0 ab voraussichtlich August 2018 erwerben. Als Eigenentwicklung der DATEV beruht es auf der technischen Basis der Dokumentenablage, sodass es sich optimal ins DATEV-Ökosystem integriert und Sie mit bereits bekannten, vertrauten Oberflächen und Funktionen arbeiten. Mit DATEV DMS werden noch zusätzliche Workflow-Komponenten aktiviert, wie etwa Weiterleitungs- und Benachrichtigungsfunktionen, die Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzleiprozesse optimal unterstützen. Funktionen wie Posteingangsassistent und OCR-Volltextrecherche sind jetzt direkt im neuen DATEV DMS integriert. Auch die Installation von DATEV DMS ist schneller als in früheren Versionen, da eine Migration von Dokumenten nicht mehr nötig ist.
Straffe Arbeitsabläufe, schnellere Geschäftsprozesse und gesteigerte Datenqualität
Mithilfe von DATEV DMS lassen sich alle Dokumente Ihrer Kanzlei organisieren: Es ist ein zentrales elektronisches Archiv, das eine permanente Verfügbarkeit gewährleistet. Alle Unterlagen, mit denen Sie täglich arbeiten, können elektronisch an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet und mit digitalen Anmerkungen versehen werden. Das erleichtert und verschlankt Ihre Arbeitsabläufe deutlich.
Außerdem steigt Ihre Datenqualität: Kanzleispezifische Ablageregeln stellen eine strukturierte, einheitliche Ablage sicher, während der Posteingangsassistent Inhalte gescannter Dokumente analysiert und entsprechende Felder in der Ablagemaske vorbelegt. Auch zuständige Bearbeiter werden automatisiert zugeordnet.
Ein wirksames Workflow-Instrument für Ihre Kanzleiprozesse
Digitalisieren Sie mit DATEV DMS Ihre Dokumentbearbeitung und schaffen Sie Transparenz. Dokumente, die in DATEV DMS archiviert sind, stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Von jedem Arbeitsplatz haben Sie den vollen Überblick über den jeweiligen Dokumentstatus und Zuständigkeiten – auch aus dem Homeoffice. Über neu eintreffende Dokumente werden die zuständigen Bearbeiter automatisch benachrichtigt. Diese Transparenz verringert Durchlaufzeiten und vermeidet Doppelarbeiten. Prozessunterstützende Komponenten wie Weiterleitungs- und Benachrichtigungsfunktionen erleichtern Ihre Workflows zusätzlich – Bearbeitungsprozesse erfolgen durchgängig digital ohne Medienbruch.
Fragen der Mandanten zu jeder Zeit, schnell und präzise beantworten
Die Transparenz, die DATEV DMS schafft, wird durch die integrierte OCR-Volltextrecherche ergänzt. Eine komfortable und effiziente Suche ist damit über den gesamten Dokumentenbestand möglich – auch in Bilddateien. Über die Eingabe von Stichworten, wie zum Beispiel Name oder Adresse eines Mandanten, können Dokumente in Sekundenschnelle direkt in der Übersicht aufgerufen werden. Und selbst wenn ein Dokument doch einmal versehentlich falsch abgelegt wurde, finden Sie es durch die OCR-gestützte Suche schnell wieder.
Die mandantenübergreifende, ortsunabhängige Recherche versetzt Sie und jeden berechtigten Mitarbeiter in die Lage, Mandantenfragen zu aktuellen Bearbeitungsständen sofort und professionell zu beantworten, auch wenn der zuständige Bearbeiter einmal nicht erreichbar sein sollte.
Mit DATEV DMS profitieren Sie von effizienten, transparenten Kanzleiprozessen, die auf Ihren zukünftigen Kanzleierfolg einzahlen.
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Gute Prozesse sind besonders langlebig, wenn sie von Beginn an durchgängig strukturiert aufgebaut wurden. Damit Sie DATEV DMS in Ihrer Kanzlei optimal einsetzen, ist es sinnvoll, es an Ihre individuellen Kanzleiprozesse anzupassen. In einer Beratung entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen das beste Vorgehen zur Einführung von DATEV DMS. Buchen Sie die DATEV-DMS-Einstiegsberatung: www.datev.de/dms-einstieg Weitere Informationen auch in der Info-Datenbank (Dok.-Nr. 0904289).