„Das gewährleistet eine einheitliche Vorgehensweise“

DATEV magazin: Wie sind Sie Ihren Berufspflichten in Bezug auf die Dokumentation der Jahresabschlusserstellung nachgekommen, bevor Sie das Zusatzmodul Dokumentation Abschluss­erstellung im Einsatz hatten?

KEVIN SCHMIDT: In der Vergangenheit gab es in unserer Kanzlei einen Mix aus selbst erarbeiteten Check- und eigengestrickten Excel-Listen. Die Checklisten mussten jährlich neu überprüft und dann im Zweifel die Excel-Listen angepasst werden. Wir mussten deshalb in der Vergangenheit durch mehrere Dokumente sicherstellen, dass eine adäquate Dokumentation zur Abschlusserstellung erfolgt.

Was hat sich durch das Zusatzmodul geändert?

Das Zusatzmodul hat neben dem von unserer Kanzlei gleichzeitig eingeführten Programm DATEV ProCheck dazu geführt, dass es nun eine einheitliche und in einem Dokument gebündelte Abschlussdokumentation gibt. Das gewährleistet für die Kanzlei zentral eine einheitliche Vorgehensweise. Der schöne Nebeneffekt ist eine Corporate Identity.
Durch die Verknüpfung von Dokumentation Abschlusserstellung mit dem Programm Kanzlei-Rechnungswesen werden die Fehlerquelle von Übertragungsfehlern, Anpassungen nach Umbuchungen durch automatische Aktualisierung et cetera ausgeschlossen, ganz im Gegensatz zum Einsatz mit Excel. Das erleichtert sowohl die Arbeit für den Abschlussersteller als auch für den Kanzleiinhaber zur Durchsicht und Präsentation beim Mandanten. Erfreulicherweise konnte der Qualitätsstandard aus meiner Sicht für die Kanzlei durch dieses Produkt nochmals verbessert werden.

Wie sehen Sie die langfristigen Vorteile aus dieser Entwicklung?

Gerade das Zusammenspiel von mehreren DATEV-Programmen, wie ­DATEV ProCheck, Dokumentation Abschlusserstellung, Jahresabschlussbericht in Abschlussprüfung compact oder Wirtschaftsberatung, ermöglicht es, einen einheitlichen Ablauf sowohl in der Kanzlei als auch für den jeweiligen Abschlusstyp zu garantieren. Die Verknüpfungsmöglichkeit der Abschlussdokumentation mit ­DATEV DMS classic erleichtert das Auffinden der einschlägig relevanten Dokumente. Insbesondere bei Betriebsprüfungen spart dies Zeit bei der Suche nach den entscheidenden Unterlagen. Fragestellungen in dem Programm zur Abweichung zwischen Steuerbilanz und Handelsbilanz zeigen die Handhabung und Dokumentation der Differenzen zwischen diesen beiden Bilanztypen auf. Insgesamt kann dieses Programm zudem als Wissensbündelung und Nachschlagewerk, etwa gerade für Mandantenbesonderheiten dienen. So wird ein Wissensverlust – beispielsweise bei Personalwechsel – vermieden. Nicht zuletzt aufgrund der von der Finanzverwaltung immer stärker geforderten Verfahrensdokumentationen und Dokumentationen im Allgemeinen bringt dieses Zusammenspiel zwischen DATEV ProCheck und Dokumentation Abschlusserstellung eine bessere Rechtssicherheit sowohl für den Kanzleiinhaber als auch gegenüber dem Mandanten und dem Finanzamt für mögliche Betriebsprüfungen, Rückfragen zur Abschlusserstellung und vielem mehr.