Die Steuerberatungskanzlei Fix Partnerschaft mbB Steuerberatungsgesellschaft setzt in der Kommunikation mit ihren Mandanten auf digitales Werkzeug: die Cloud-Telefonanlage des DATEV-Marktplatz-Schnittstellen-Partners Cisco Placetel.
Zu den Mandantinnen und Mandanten der Steuerberatungskanzlei Fix Partnerschaft mbB Steuerberatungsgesellschaft zählen neben kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben Unternehmen aus Industrie, Handel und Marketing. Bei der Pflege der Mandatsbeziehungen nimmt der telefonische Kontakt für die Kanzlei eine zentrale Rolle ein. Bislang setzte sie eine ISDN-Anlage ein. Doch was einst moderne Technik war, ist heute nicht mal mehr Standard. So ermöglichte die in die Jahre gekommene Anlage lediglich Telefonate und den Faxempfang über einen Drucker. Auch die Besprechung des Anrufbeantworters war umständlich. Die Kanzleileitung beschloss daher, ihre alte Anlage durch die Cloud-Telefonanlage von Cisco Placetel zu ersetzen. „Der Umstieg lief weitgehend problemlos. Auch das Roll-out und die Inbetriebnahme funktionierten reibungslos“, sagt David Kunz, Fachinformatiker Systemintegration bei der Kanzlei.
Viele Möglichkeiten
Die Kanzlei nutzt die DATEV-Integration von Cisco Placetel. Diese ermöglicht es, Anrufe direkt aus dem DATEV Arbeitsplatz zu starten. Geplant ist zudem die Synchronisation des Telefonadressbuchs mit den Stammdaten, damit Mandanten künftig direkt mit Namen begrüßt werden können. Ein weiteres Feature ist eine Kommentarbox, die bei eingehenden Anrufen angezeigt wird. Sie ermöglicht eine verbesserte Zeiterfassung. Damit lassen sich die Telefonzeiten einfacher den Mandanten zuschreiben. Das Funktionsangebot der Cloud-Telefonie von Cisco Placetel bietet darüber hinaus eine App an. Damit sind die Angestellten der Kanzlei auf ihrem privaten Smartphone oder ihrem Softclient auch im Homeoffice erreichbar. Die Privatsphäre bleibt natürlich gewahrt – bei Rückrufen wird die Nummer verborgen.
Callcenter-Funktion
Mittlerweile setzt die Kanzlei auch die Callcenter-Funktion ein. Sind die Angestellten alle im Gespräch, landen Anrufer zuerst in einer Warteschleife und werden nacheinander durchgestellt. Das Reporting der Callcenter-Option findet großen Anklang in der Kanzlei. „Für uns ist es entscheidend, zu wissen, wie viele Anrufe reinkommen, wie lange sich die Kunden in der Warteschlange aufhalten oder wann sie abbrechen“, so Kanzleiinhaberin Melanie Fix-Neuhäuser. „Denn Erreichbarkeit und Kundenzufriedenheit sind uns immens wichtig.“
Zukunftspläne: Mandanten digital einbinden
Die Kanzlei nutzt DATEV Unternehmen online und will ihre Mandanten künftig auch technisch bei Fragen zur Einrichtung der Software oder zum SmartCard-Login unterstützen. Auch dafür greift die Kanzlei auf die Cloud-Telefonanlage zurück. „Um unseren Mandanten zu helfen, haben wir eine Support-Möglichkeit per Videokonferenz und eine Remote-Betreuung eingerichtet“, erklärt David Kunz. Von der Umstellung auf die Cloud-Telefonie profitieren beide Seiten – die Kanzlei von einfacheren Prozessen und die Mandanten von einer besseren Erreichbarkeit.