Dokumentenmanagement - 25. September 2014

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Wenn eine Kanzlei an mehreren Standorten arbeitet, müssen gerade dringend benötigte Akten oft erst aus dem anderen Büro beschafft werden. Viel zu umständlich, fand Steuerberater Christoph Lanz aus Meschede. Die Kanzlei hat sich insbesondere deshalb 2005 für ein digitales Dokumentenmanagement entschieden.

Vor der Einführung von DATEV DMS classic pro mussten 30 Mitarbeiter, verteilt auf drei Büros, oftmals Unterlagen hin- und herfaxen. Das hat sich nach 2005 grundlegend geändert. Jetzt können alle auf die Dokumente zugreifen – nur das Sekretariat muss mehr Zeit für die Archivierung aufwenden.

DATEV news: Welche Vorteile hat DMS, und was kommt davon bei Ihren Mandanten an?
CHRISTOPH LANZ: Für mich ist das vor allem die schnelle Verfügbarkeit aller Informationen.Meine Mitarbeiter können flexibel an jedem Standort arbeiten, und die Heimarbeitsplätze sind auch gut angebunden. Meinen Mandanten kann ich meistens schon während ihres Anrufs die erbetene Auskunft geben.

DATEV news: Wie sieht bei Ihnen ein DMS-unterstützter Prozess aus?
CHRISTOPH LANZ: Unterjährig werden von den FIBU-Sachbearbeitern alle Unterlagen, die für den Jahresabschluss erforderlich sind, gleich in DMS classic pro abgelegt. Die Lieferantenrechnungen, Arbeitspapiere sowie von Mandanten nachgereichte Belege werden direkt in das Ablagesystem verschoben. Beim Erstellen des Jahresabschlusses sind alle abgelegten Lieferantenrechnungen durch eine Vorschaufunktion direkt aus der FIBU einsehbar, ohne dass sie separat im DMS gesucht und geöffnet werden müssen. Für die Abstimmung zwischen den Mitarbeitern und den Teamleitern oder der Kanzleileitung brauchen wir deshalb keine Akten mehr.

DATEV news: Macht sich das auch beim Faktor Zeit bemerkbar?
CHRISTOPH LANZ: Ich schätze, dass wir etwa 1,5 Stunden pro Mitarbeiter und Woche einsparen. Allerdings gibt es auch etwas mehr Aufwand im Sekretariat für das Einscannen und Ablegen. Immerhin umfasst unser DMS etwa 420.000 Dokumente. 50 Prozent unseres digitalen Datenbestands sind gescannte Dateien und Bilddateien.

DATEV news: Wie verläuft die Belegbearbeitung?
CHRISTOPH LANZ: Unsere Buchführungsmandanten schicken uns meist noch Pendelordner. Zwar nutzen immer mehr Mandanten alternativ Unternehmen online, aber für die Einführung vor Ort ist es wichtig, dass auch die Prozesse im Betrieb auf Unternehmen online angepasst werden. Bei einigen Mandanten scannen wir selbst die Belege ein. Beim Buchen der digitalisierten Eingangsrechnungen erkennt der DMS Buchungsassistent viele Daten wie den Betrag und die Belegnummer automatisch und belegt sie in der Buchungsmaske von Kanzlei-Rechnungswesen pro vor. Dass die Buchungsvorschläge dann nur geprüft und noch gegebenenfalls geringfügig ergänzt werden müssen, macht es für unsere Mitarbeiter sehr viel leichter.

DATEV news: Wie beurteilen Sie heute den DMS-Einsatz?
CHRISTOPH LANZ: Es war eine gute Entscheidung. Sie hat sich für unsere Kanzlei gelohnt.

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Mit DATEV DMS classic pro werden alle Dokumente und Belege zentral in einer elektronischen Mandantenakte archiviert und verwaltet. Dokumente sind für jeden jederzeit und schnell auffindbar. Damit sind alle Mitarbeiter zum Beispiel bei Mandantenanfragen sofort auskunftsfähig.

DMS beschleunigt die Prozesse des bisherigen Papier-Posteingangs und -ausgangs sowie der laufenden Bearbeitung. Zum Bearbeiten werden die Dokumente digital an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Das reduziert Durchlaufzeiten und Papiervolumen.

Präsenzseminare für Anwender:
„Administration von DATEV DMS classic pro“
(Art.-Nr. 73480)

„Tipps und Tricks zu DATEV DMS classic pro“
(Art.-Nr. 70129)

Zum Autor

Christoph Lanz

Diplom-Finanzwirt, Partner bei Tuschen-Lanz-Leweling in Meschede

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