In der Abrechnungsphase ist das Arbeitspensum im Lohn besonders hoch. Verbesserte Abläufe entlasten die Kanzleimitarbeiter und tragen zur Wirtschaftlichkeit des Mandats bei.
Zeit ist knapp während der Abrechnungsphase. Lohnsachbearbeiter sind dann für jede Entlastung dankbar, denn sie erbringen in dieser Zeit Höchstleistungen bei einer Fülle vielschichtiger Themen. Sie müssen beispielsweise Bewegungsdaten erfassen, Abrechnungen erstellen und dann die entsprechenden Lohnauswertungen den Mandanten und deren Arbeitnehmern bereitstellen. Zudem gibt es regelmäßig neue gesetzliche Vorgaben und Bestimmungen, die umgesetzt und angewendet werden müssen.
Schnell und einfach angepasst
Um die Wirtschaftlichkeit der Mandate zu erhöhen und zeitgleich die individuellen Bedürfnisse der Mandanten in der Zusammenarbeit mit der Kanzlei zu berücksichtigen sowie die Mitarbeiter zu entlasten, sollten die Prozesse vor und nach der Lohnabrechnung optimiert werden. Schnell und einfach angepasst sind die nachgelagerten Prozesse im Lohn. In den meisten Kanzleien bestehen die Prozessschritte nach der Lohnabrechnung aus dem Drucken und Ablegen der Auswertungen in der Kanzlei sowie dem Versenden an die Mandanten und deren Arbeitnehmer.
Das kostet wertvolle Zeit, die sinnvoller für die Recherche von gesetzlichen Vorgaben oder Beratung genutzt werden könnte. Durch eine Optimierung der nachgelagerten Lohnprozesse sollte im Idealfall dafür Sorge getragen werden, dass für diese Routineaufgaben keine Prozessarbeitszeit in der Kanzlei anfällt. Die Steuerberater Martin Schmid aus Metzingen und Kai-Uwe Göbel aus Bochum stellen ihren Mandanten die Lohnauswertungen auf unterschiedliche Weise bereit. Das hat auch Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Hier erzählen beide, welchen Weg sie für ihre Kanzleien gefunden haben.
Steuerberater Kai-Uwe Göbel
Sozietät Dr. Adamsen Wirtschaftsprüfer/Steuerberater aus Bochum
Wir haben uns in der Kanzlei bewusst für zwei Wege der Zustellung entschieden. Dabei unterscheiden wir zwischen der Zustellung der Lohnauswertungen an den Mandanten und an dessen Arbeitnehmer. Den DATEV Auftragsversand nutzen wir, um beispielsweise die Brutto/Netto-Abrechnungen an die Arbeitnehmer des Mandanten per Post zu senden. Die Mandanten selbst erhalten die Lohnauswertungen über DATEV Unternehmen online digital, sofern Sie diese haben wollen. Diese Kombination nutzen wir bei all unseren Mandanten. Der Grund dafür ist denkbar einfach: Der Mandant möchte seine Auswertungen am PC ansehen, während Arbeitnehmer die Lohnabrechnung monatlich in gedruckter Form in den Händen halten wollen. Das Drucken, Sortieren und Versenden der Lohnzettel in der Kanzlei ist umständlich und kostet den Lohnsachbearbeiter wertvolle Zeit. Da das DATEV-Rechenzentrum diese Aufgaben für uns übernimmt, entfällt dieser Prozessschritt für unsere Lohnsachbearbeiter. Dieses Vorgehen bedeutet für uns weniger Aufwand in der Kanzlei und die Lohnakten sind auch dünner geworden, da wir nicht mehr alles auf Papier drucken.
Steuerberater Martin Schmid
aus Metzingen
Die Zukunft bedeutet für mich und die Kanzlei, unter anderem digital mit unseren Mandanten zusammenzuarbeiten. Deshalb erhalten etwa 80 Prozent meiner Mandanten ihre Lohnauswertungen auch online. Zum einen wollen meine Mandanten die digitale Bereitstellung, nachdem wir sie auf den Geschmack gebracht haben. Zum anderen bedeutet es auch eine erhebliche Arbeitserleichterung für meine Mitarbeiter. Wenn ich einen Mandanten von der digitalen Zusammenarbeit überzeugen will, spreche ich ihn persönlich an. Neben der schnellen Verfügbarkeit der Lohnauswertungen und dem reduzierten Papieraufkommen ist die Nutzung des Zahlungsverkehrs in DATEV Unternehmen online ein gutes Argument. Ich vereinbare mit dem Mandanten eine Testphase, in der er sich die digitale Zusammenarbeit mit Unternehmen online ansehen kann. Ich habe es noch nie erlebt, dass ein Mandant nach dieser Testphase nicht mit uns digital zusammenarbeiten wollte. Auch meine Mitarbeiter sind von dieser Art der Zusammenarbeit begeistert, da die Zustellung der Auswertungen nach dem Abrechnen der Löhne automatisch erfolgt. Der Umgang mit dem neuen Werkzeug muss den Mandanten erklärt werden. Das übernehmen meine Mitarbeiter gern, da es für sie eine spannende Aufgabe ist, sich mit neuen Themen und Medien zu beschäftigen. Ich erziele mit den Maßnahmen eindeutig wesentlich höhere Deckungsbeiträge in der Lohnabrechnung.
Mehr DAZU
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Informationen zu vor- und nachgelagerten Prozessen rund um die Lohnabrechnung unter www.datev.de/ zusammenarbeit-lohn
Mit dem Auftragsversand an Arbeitnehmer werden die Brutto/Netto-Abrechnungen kuvertiert und per Post direkt vom DATEV-Rechenzentrum an die Privatadresse der Mitarbeiter des Mandanten versendet.
In drei Schritten kann der Auftragsversand an Arbeitnehmer für LODAS sowie Lohn und Gehalt eingerichtet werden.
Ausführliche Informationen zum Auftragsversand finden Sie in der Info-Datenbank für DATEV Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1070496) und für DATEV LODAS (Dok.-Nr. 1034417).