Gewappnet sein

Den Steuerpflichtigen treffen während einer Betriebsprüfung besondere Mitwirkungspflichten. Zu diesen Pflichten gehören nach § 200 Abgabenordnung (AO) beziehungsweise § 8 Betriebsprüfungsordnung (BpO) vor allem, dass der Steuerpflichtige:

• Auskünfte erteilt,
• Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Unterlagen vorlegt, auch wenn diese gegebenenfalls nicht den Prüfungszeitraum betreffen sowie
• für den Betriebsprüfer die EDV-Buchführung lesbar macht.

Kommt der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nach beziehungsweise legt er insbesondere keine Bücher und Aufzeichnungen vor, kann das folgende Konsequenzen nach sich ziehen:

• Festsetzung von Zwangs- oder Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 bis 250.000 Euro,
• Nichtanerkennung bestimmter Betriebsausgaben,
• Schätzung von Besteuerungsgrundlagen,
• Erhebung von Verspätungszuschlägen sowie gegebenenfalls sogar
• straf- und bußgeldrechtliche Sanktionen.

Um derartige Sanktionen zu vermeiden, sollte die Richtigkeit und Vollständigkeit aller notwendigen Belege und Unterlagen sowie die für die Betriebsprüfung relevanten Verträge vor Beginn der Betriebsprüfung überprüft und zusammengestellt werden. Insoweit sollte man sogar erwägen, im Vorfeld eine digitale Betriebsprüfung zu simulieren.

Dauerbaustelle: Prüffeld Kasse

Die Kassenführung ist derzeit erneut einer der großen Schwerpunkte im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung. Sie birgt erhebliche Risiken darin, dass der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kasse in Zweifel ziehen kann, insbesondere aufgrund formeller Fehler. In einem derartigen Fall hat der Betriebsprüfer sogar die Möglichkeit, die gesamte Buchführung zu verwerfen, was letztlich den Weg für nicht unerhebliche Zuschätzungen bereitet.

Weitreichende Aufzeichnungspflichten

Der Bundesfinanzhof (BFH) geht in seiner Rechtsprechung (BFH vom 25.03.2015 – Aktenzeichen XR2013 X R 20/13) davon aus, dass elektronische und computergestützte Kassensysteme in nahezu beliebiger Weise manipulierbar sind. Bestandteil der Kassenprüfung im Rahmen einer Betriebsprüfung ist deshalb auch der Nachweis über die Aufbewahrung aller zu einer PC-Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, wie etwa der Bedienungs- und Programmieranleitung. Eine nur lückenhafte Dokumentation kann bereits Auswirkungen auf die Eröffnung der Schätzungsbefugnis des Betriebsprüfers haben.

Kassennachschau

Weitere Brisanz erhält das Prüffeld Kasse durch die seit dem 1. Januar 2018 erweiterte Kontrollmöglichkeit bei der Kassennachschau. § 146b AO gibt der Finanzverwaltung die Befugnis, unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen sowie den ordnungsgemäßen Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems zu überprüfen. Die Kassennachschau stellt zwar keine Außenprüfung an sich dar; wenn aber die Feststellungen, die bei der Kassennachschau getroffen werden, dazu Anlass geben, kann die Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung zu einer Außenprüfung übergehen.

Tax-Compliance-Management-Systeme

Die Unternehmen sollten insoweit die Aufgriffsrisiken minimieren beziehungsweise sinnvolle Reaktionsmöglichkeiten in Betracht ziehen. Dazu bieten sich vor allem Tax-Compliance-Management-Systeme an, die nicht nur der Vermeidung von Steuerstrafverfahren dienen. Auch im Sinne eines für beide Seiten transparenten und zügigen Ablaufs der Außenprüfung kann ein Tax-Compliance-Management von Nutzen sein. Dabei ist das Augenmerk vor allem auf die Anforderungen an Kontrollen zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Belege und Aufzeichnungen der Buchführung sowie an die Dokumentation der eingesetzten Daten verarbeitenden Verfahren (ERP-Systeme) und steuerlich relevanten Prozesse zu legen; dies ergibt sich nicht zuletzt auch aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Zusammenfassung

Nach den bisherigen Erfahrungen mit der Kassenprüfung kann festgehalten werden, dass das Risiko für die Unternehmer in diesem Bereich sehr groß ist. Zuschätzungen, die zu steuerlichen Nachzahlungen in nicht unerheblicher Höhe führen, sowie eingeleitete Steuerstrafverfahren sprechen eine deutliche Sprache. Insoweit besteht hier tatsächlich Handlungsbedarf, um derartige Sanktionen zu vermeiden. Nicht unterschätzt werden sollte die Zeit der Vorbereitung. Insofern gilt es, die Phase vor der nächsten Betriebsprüfung sinnvoll zu nutzen.