Wecken statt abwarten

Wer sich in den vergangenen Jahren mit dem Thema Compliance auseinandergesetzt hat, der wird sicher an die großen pressebekannten Sonderuntersuchungen in der Industrie gedacht haben. Insbesondere die Themen Datenschutz, Antikorruption und Kartellrecht bestimmten hier die mediale Berichterstattung. Gleichzeitig führen die Berichte immer wieder zu kurzfristigen, sprunghaft ansteigenden Prüfungs- und Beratungsbedarfen. Je heftiger Unternehmen betroffen scheinen, desto größer ist die Nachfrage im Markt der Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und sonstigen Unternehmensberater. Ergo wird den Mandanten in der Praxis dazu geraten, sich über die Compliance-Risiken Gedanken zu machen.
Indem die genannten Berufsgruppen in den risikobehafteten Themen beraten, setzen sie sich aber selbst erhöhten Risiken aus. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte unterliegen erhöhten Sorgfaltspflichten in den Bereichen Unabhängigkeit, Qualitätssicherung und Verschwiegenheit. Berufseigene Organisationen kontrollieren die Einhaltung der berufsspezifischen Normen. Besteht demnach überhaupt noch die Notwendigkeit eigener Compliance-Funktionen für diese drei Berufsgruppen? Und wenn ja, welche Compliance-Themen sollten im Fokus stehen?

Risk Assessment als Grundlage

Ausgangspunkt für eine gute Compliance ist das Erkennen möglicher Risiken, mithin der Themenfelder, deren Nichteinhaltung für das Unternehmen besondere Risiken birgt. Es reicht hierbei nicht aus, schematisch vorzugehen oder Best-Practice-Beispiele zu kopieren. Vielmehr müssen die unternehmensspezifischen Risiken identifiziert werden. Hierzu gibt der Prüfungsstandard IDW PS 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer e. V. (IDW) Anhaltspunkte. Im Rahmen eines Risk Assessments werden die relevanten externen, strategischen, operativen und finanziellen Risiken identifiziert. Hierbei liegt im Hinblick auf Compliance der Schwerpunkt darin, die negativen Auswirkungen auf das Unternehmen in den jeweiligen Risikoklassen zu bewerten. Die Auswirkungen können sich finanziell und operativ realisieren. Darüber hinaus kann die Reputation leiden. Ein möglicher Reputationsverlust kann gerade bei den freien Berufen verheerende Folgen für den Fortbestand des Unternehmens haben.
Welche Gesetzesverstöße können nun für die drei genannten Berufe von so essenzieller Bedeutung sein, dass sie unbedingt beachtet werden sollten? Zwei Themenfelder, die aus meiner Sicht als schlafende Risiken bezeichnet werden können, sind zweifelsohne das Geld­wäsche- sowie das Arbeitszeitgesetz. Unter schlafenden Risiken versteht man Rechtsgebiete, die zwar hinlänglich bekannt sind, aber bisher im Hinblick auf ihre drohenden Konsequenzen für die Kanzleien und somit in den Auswirkungen auf die Kanzleiorganisation weitgehend unterschätzt werden.

Arbeitszeitgesetz

Das bereits in den 90er-Jahren in Kraft getretene Arbeitszeitgesetz stellt klar, dass die Nettoarbeitszeit pro Tag nicht mehr als acht, auf keinen Fall aber mehr als zehn Stunden betragen darf. Von den Ausnahmen zu diesen Regelungen sind die freien Berufe nicht erfasst. Für Kanzleien und Praxen, die nach Stunden abrechnen, kann das zu einem hohen formellen Aufwand führen, um die Einhaltung der Arbeitszeiten zu gewährleisten. So darf beispielsweise die reine Reisezeit zur Überschreitung der Zehn-Stunden-Grenze führen, wenn während der Reise nicht gearbeitet wird. Die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen muss im Gegenzug mindestens elf Stunden betragen. Vor diesem Hintergrund können die genannten Regelungen eine gesetzlich reglementierte Umsatzgrenze nach sich ziehen, die den gegebenen Rahmenbedingungen im Projektgeschäft oder während der sogenannten Busy Season keine ausreichende Rechnung trägt.
Dennoch hat in der Branche ein Umdenken stattgefunden. In der Wirtschaftsprüfung werden diese Regelungen unter anderem von den Big Four seit Jahren mit nicht unerheblichem Aufwand im Hinblick auf Controlling der Stunden und Sensibilisierung der Mitarbeiter berücksichtigt. Bisher sind keine pressebekannten Fälle aufgetreten, in denen es bei gemeldeten Verstößen zu Strafen für die Partner gekommen ist. Dennoch empfehle ich, das Arbeitszeitgesetz und seine Konsequenzen in der Planung und Organisation der Kanzlei nicht unberücksichtigt zu lassen.

Geldwäschegesetz

Die Voraussetzungen des Geldwäschegesetzes (GwG) verfolgen insbesondere das Ziel der Verhinderung beziehungsweise Aufdeckung der Terrorismusfinanzierung. Es wird etlichen Berufsangehörigen schwerfallen, den unmittelbaren Kontext zur eigenen Tätigkeit und zu den sich aus dem Gesetz ergebenden formellen Verpflichtungen herzustellen. Jedoch wurden in der aktuellen Fassung des GwG mehrere Vorschriften geändert und auch die Anforderungen für Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer und Steuerberater angepasst. Diese Berufsgruppen gehörten zwar schon vorher zu den Verpflichteten des GwG, aber es wurden neue Verpflichtungen eingeführt. Das Gesetz hat demnach unmittelbare Auswirkungen auf die eigene Betriebsorganisation.

So müssen vor Auftragsanlage natürliche Personen (in der Regel durch Kopie des Personalausweises) und juristische Personen (in der Regel durch Handelsregisterauszug) eindeutig identifiziert werden. Diese Überprüfung und eine entsprechende Dokumentation dieser Unterlagen sollten daher in den Akten zur Auftragsanlage enthalten sein. Explizit festgelegt sind nun die Sorgfaltspflichten, die vor Begründung eines neuen Mandats einzuhalten sind:

1. Identifizierungspflichten: Vertragspartner/Mandanten sind gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 1 GwG zu identifizieren
2. Pflicht zur Feststellung von wirtschaftlich Berechtigten und Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 3 GwG
3. Pflicht zur Einholung von Informationen über Zweck und Art der Geschäftsbeziehung gemäß § 3 Abs. 1. Nr. 2 GwG
4. Pflicht zur kontinuierlichen Überwachung der Geschäftsbeziehung gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 4 GwG

Ähnlich wie beim Arbeitszeitgesetz erfordert das GwG die Vorhaltung von Prozessen und Kontrollen im Unternehmen, und zwar unabhängig von speziellen fachlichen Themen. Daher ist es vielfach geboten, für die Einhaltung dieser Gesetze jeweils Beauftragte im Unternehmen oder eine spezielle Compliance-Funktion zu schaffen.

Fazit

Die genannten Risiken erheben für die genannten Berufe keinen Anspruch auf Vollständigkeit mit Blick auf Compliance-relevante Themenfelder. Daher ist jeder Praxis beziehungsweise Kanzlei zu empfehlen, die eigenen Risiken genau zu erkennen, zu bewerten und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Eine Compliance-Funktion kann hierbei einen wertvollen Beitrag im Unternehmen leisten.