Im vergangenen Jahr lag der Anteil des Online-Handels am Einzelhandelsumsatz mit über 42,9 Milliarden Euro bei über zehn Prozent. Hier hat sich ein regelrechter Boom entwickelt.
Wenn Unternehmen Produkte über das Internet verkaufen, dann fällt die Entscheidung oft auf Bezahldienste wie PayPal, die mit einer schnellen und unkomplizierten Zahlungsabwicklung für Verkäufer und Käufer werben. Diese Marktentwicklung bestätigt auch Steuerberater Ralph Maier: „Wir haben mehrere Mandanten, die mit PayPal arbeiten. Hier handelt es sich im Wesentlichen um bereits bestehende und etablierte Unternehmen, die früher oder später ergänzend den Online-Handel eingeführt haben, um damit weitere Umsatzchancen zu wahren und Risiken durch Abwanderung zu Mitbewerbern zu vermeiden. Bei meinem größten PayPal-Nutzer handelt es sich um ein Start-up, welches ausschließlich von Beginn an über Online-Handel arbeitet und seit der ersten Stunde PayPal – zwangsweise – im Einsatz hat.“
Ralph Maier hat seine Kanzlei 2008 auf der Schwäbischen Alb gegründet und hat derzeit drei Mitarbeiter. Mit seinem Start-up-Mandanten, der 2008 einen Online-Handel gestartet hat, erlebte Ralph Maier die Auswirkungen auf die Buchführung: „Zunächst mussten Moneybooker-Umsätze aufwendig konvertiert werden, und bei PayPal konnte lediglich die Umsatzübersicht manuell verbucht werden. Ein Einspielen via Schnittstelle war nicht möglich, so blieb nur Handarbeit.“ Ein Vorgehen, das für seine Kanzlei nicht tragbar war.
Seit Jahren setzt er auf die digitale Zusammenarbeit über Unternehmen online mit den Mandanten, betreibt eine komplette digitale Kanzleiablage. Von etwa 60 Geschäftsmandaten werden 16 Mandanten über Unternehmen online abgewickelt. Die Mandanten digitalisieren die Belege, erledigen die Zahlungen und nehmen in Unternehmen online weitere Erfassungen, wie zum Beispiel Geschäftspartner, vor.
Die Kanzlei bietet von der reinen Belegerfassung durch den Mandanten bis zur Vorkontierung in jeweils abgesprochenen Detaillierungsgraden verschiedene Modelle an. Die Vergütung richtet sich nach der Vorbereitung der Mandanten.
Da jeder Geschäftsvorfall in der Buchführung dokumentiert wird, müssen auch die Geldbewegungen des PayPal-Kontos hinterlegt sein. Früher wurden dann die Listen ausgedruckt und manuell in die Buchführung übernommen. Doch auch hier ergaben sich Hindernisse. Zum Beispiel wie der betreffende Debitor lokalisiert wird, da sich die Verkaufspreise doch häufig wiederholen. So musste beim Mandanten eine weitere Umsatzübersicht angefordert werden, um fehlende Informationen zu ergänzen. „Die Suche des betreffenden Kunden und die Erstellung von Excel-Listen sorgten beim Mandanten für erheblichen Mehraufwand und damit auch für Unmut“, so Ralph Maier über die damalige Situation.
Anders als Kontoumsätze können Transaktionen von PayPal nicht über den bewährten elektronischen Kontoauszug in Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden. Bei PayPal handelt es sich nicht um Bankbewegungen wie auf einem Geschäftskonto. Im engeren Sinne sind es buchhalterische Anzahlungen. Auf dem PayPal-Konto des Händlers rechnen sich die Umsätze und gegebenenfalls Abbuchungen zu einem Saldo. Dieser wird dann – je nach hinterlegter Einstellung im PayPal-Konto – auf die angegebene Kontoverbindung überwiesen. Erst jetzt fließt tatsächliches Geld im Sinne eines Bankkontoumsatzes. Jedoch ist der Zugang auf dem PayPal-Konto bereits als Ausgleich zu verbuchen, womit hier eine Quasibank erstellt werden muss.
Eine direkte Anbindung der Buchführung an das Shopsystem ist in den Fällen von Ralph Maiers Mandanten nicht möglich. Die Prozesse müssten stark individualisiert werden, womit ein hoher Kostenaufwand verbunden ist. Also musste eine Lösung gefunden werden, mit der die Buchführung von Mandanten mit Online-Handel trotzdem noch rationell und kostendeckend zu bearbeiten ist. „Als ich dann von der DATEV-Lösung hörte, war ich sofort dabei und habe mich an der Pilotphase beteiligt“, erinnert sich Ralph Maier.
Wer E-Zahlungstransfer einsetzt, löst die händische Übernahme der PayPal-Bewegungen in die Buchführungen ab.
Mit dem Einsatz von DATEV E-Zahlungstransfer konnte die händische Übernahme der PayPal-Bewegungen in die Buchführungen abgelöst werden. „Das Modul hat den Vorteil, dass sämtliche Buchungen aus dem PayPal-Konto in Unternehmen online eingespielt werden“, so Ralph Maier. „Zunächst logge ich mich über E-Zahlungstransfer ins PayPal-Konto ein. Die Log-In-Daten überlässt mir der Mandant. Anschließend rufe ich die Daten des Vormonats bis zum dritten Tag des Folgemonats mit allen Details ab und übergebe die Daten von E-Zahlungstransfer nach Unternehmen online in eine Fake-Kasse namens PayPal. Meine Buchhalterin holt diese über Bereitstellung für den Berater ab und spielt sie in die laufende Buchführung des Mandanten in Kanzlei-Rechnungswesen ein. Dort werden Buchungsvorschläge erstellt. Im Rahmen der Buchführung sind dann auch übersichtlich Informationen zur Rechnung zu finden, sodass die Zahlung durchgeführt werden kann. Die grünen Buchungsvorschläge, die nur die PayPal-Gebühren beinhalten, werden automatisch verbucht. Dass Leerbuchungen bei PayPal gar nicht erst übernommen werden, ist ein großer Vorteil. Eine Abstimmung des Schlussbestands ist nicht mehr notwendig, da die werthaltigen Buchungen genau dem PayPal-Konto entsprechen“, erklärt Ralph Maier die Arbeitsweise.
Für Ralph Maier lohnt sich der Einsatz von E-Zahlungstransfer, auch wenn Mandanten mit Online-Shops in seiner Kanzlei noch in der Minderheit sind. Aber er geht davon aus, dass sich das ändern wird.
Die Kanzlei
Die Kanzlei
Ralph Maier ist Steuerberater in Albstadt-Lautlingen, sein Tätigkeitschwerpunkt konzentriert sich auf die umfassende Beratung und Betreuung gewerblicher Unternehmen.
Und darüber hinaus
Und darüber hinaus: Wandel im Zahlungsverkehr
Während man früher seine Rechnungen bar oder per Überweisung bezahlt hat, gibt es heute viele alternative Zahlverfahren. Im wachsenden Online-Handel überwiegt das bargeldlose Zahlen – auch mit Karte. Im Trend liegt das mobile Bezahlen mit dem Smartphone mithilfe der Zahlungsdaten der jeweiligen Bank- oder Kreditkarten.
Durch die neuen Zahlverfahren ergeben sich auch neue Anforderungen an die Finanzbuchhaltung. Beispielsweise führt die Kreditkartenzahlung zu zeitlich unterschiedlichen Buchungen, da die Zahlungsquittung und die Abbuchung vom Bankkonto versetzt erfolgen.
Lesen Sie im Blog mehr zu Kredit-, Debit- und der PrepaidKarte.
