Die bereits bestehende enge Zusammenarbeit der steuerlichen Berater mit der Finanzverwaltung soll ausgebaut werden. Damit ein effektiver Austausch mit weiteren Bereichen der Kommunal-, Landes- aber auch Bundesebene möglich wird, ist eine spezielle, digitale Kommunikationsplattform unverzichtbar – die Steuerberaterplattform.
Gastbeitrag von Claudia Kalina-Kerschbaum, Geschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer in Berlin.
Um Steuerberaterinnen und Steuerberater in digitaler Form mit allen Verwaltungsebenen fest zu vernetzen, ruft die Bundesssteuerberaterkammer (BStBK) eine digitale Steuerberaterplattform ins Leben und im ersten Anwendungsfall das besondere elektronische Steuerberaterpostfach, kurz beSt. Ab dem 1. Januar 2023 sind alle Berufsträger beziehungsweise Berufsausübungsgesellschaften gesetzlich verpflichtet, die technischen Einrichtungen vorzuhalten, die für die Nutzung des beSt erforderlich sind. Darüber hinaus müssen sie Zustellungen sowie den Zugang von Mitteilungen über dieses Postfach zur Kenntnis nehmen. Nachfolgend sollen einige technische und organisatorische Fragen beantwortet werden, die nicht zuletzt auch der anfänglichen Orientierung dienen.
Begriffserläuterung
Die Steuerberaterplattform dient dem Zweck, die steuerlichen Beraterinnen und Berater, die für ihre Mandantinnen und Mandanten Anträge stellen oder Verwaltungsakte empfangen, in die neuen digitalen Abläufe aller Verwaltungsprozesse einzubinden. Das beSt, als erste Ausbaustufe, soll als wesentlicher Bestandteil der Plattform eine sichere, einheitliche und einfache elektronische Kommunikation sowohl der Berater untereinander als auch mit den Gerichten, den Behörden, der Finanzverwaltung und anderen freien Berufen sowie den Steuerberaterkammern ermöglichen. In den kommenden Ausbaustufen soll die Steuerberaterplattform für weitere Anwendungen im digitalen Ökosystem einen sicheren Raum darstellen, in dem durch die digitale Identität des Steuerberaters auch weitere Kommunikationen, wie zum Beispiel auch mit den Sozialträgern, auf einem hohen Sicherheitsniveau digital durchgeführt werden können.
Vorbereitungsmaßnahmen und technische Voraussetzungen
Hierzu sind eine einmalige Identifizierung und Authentifizierung unabdingbar, dabei kommt der neue Personalausweis mit eID (nPA) zum Einsatz. Die BStBK setzt mit dem nPA auf das eIDAS-Sicherheitsniveau „hoch“. Sofern auf dem persönlichen nPA die eID-Funktion noch nicht aktiviert ist, empfiehlt die BStBK, dies rechtzeitig zu veranlassen beziehungsweise sich die zugehörige PIN oder PUK von den zuständigen Meldebehörden zu beschaffen. Bei allen neuen Ausweisen ab 2017 ist die Online-Ausweisfunktion automatisch aktiviert. Wer einen älteren Personalausweis hat oder in der damaligen freiwilligen Nutzungsphase von der Online-Funktion keinen Gebrauch machen wollte, kann sich diese im Bürgeramt freischalten lassen. Das ist in der Regel kostenfrei. Wessen Online-Ausweisfunktion bereits freigeschaltet ist, hat für seinen nPA bereits per Post eine fünfstellige Transport-PIN erhalten, die vor Nutzung der Online-Ausweisfunktion unter „PIN-Verwaltung“ in eine selbstgewählte, sechsstellige PIN geändert werden muss. Auch wer seine Transport-PIN nicht mehr findet oder seine PIN vergessen hat, muss ins Bürgeramt. Eine neue Transport-PIN kann dort beantragt beziehungsweise eine neue PIN kostenfrei vergeben werden. Leider ist dies aus Sicherheitsgründen nicht direkt in der AusweisApp2 möglich. Wem der Weg ins Bürgeramt zu umständlich ist, kann die Website https://pin-ruecksetzbrief-bestellen.de/ nutzen und die nötige PIN online bestellen.
Als Hardwarekomponente ist ein zertifizierter Kartenleser notwendig, alternativ dazu kann ein NFC-fähiges, unterstütztes Smartphone oder Tablet verwendet werden. Für die Mandantinnen und Mandanten bestehen keine Verpflichtungen und kein gesonderter Handlungsbedarf.
Darüber hinaus wird die Bundessteuerberaterkammer eine Fachsoftware-Schnittstelle zur Verfügung stellen, damit externe Fachsoftwarehersteller das beSt in ihre Lösungen integrieren können.
Kanzleisoftware
Die in der jeweiligen Kanzlei eingesetzte Fachsoftware wird eine einfache Nutzung ohne Medienbruch ermöglichen, sofern die jeweiligen Fachsoftwarehersteller die angebotene Schnittstelle in ihre Software integrieren. Wenn keine spezielle Kanzleisoftware eingesetzt wird, ist ein Basis-Client vorgesehen, der Software-unabhängig als Nachrichten-Client fungiert. Vorausgesetzt ist nur ein handelsüblicher PC mit Internetzugang sowie nPA und Lesegerät. Alternativ kann auch ein Smartphone oder Tablet mit Lesemöglichkeit für den nPA verwendet werden.
Registrierung und Freischaltung
Die BStBK wird über die Steuerberaterplattform für jeden Steuerberater beziehungsweise Steuerbevollmächtigten das beSt einrichten. Die Berufsträger werden rechtzeitig informiert, um sich in einem einmaligen Vorgang für ihr beSt zu registrieren. Im Rahmen der Erstregistrierung auf der Steuerberaterplattform wird die BStBK anhand des nPA die Identität des steuerlichen Beraters, des Steuerbevollmächtigten sowie bei Gesellschaften der Mitglieder des Geschäftsführungs- und Aufsichtsorgans prüfen. Die Authentifizierung erfolgt durch einen Abgleich der Berufsträgereigenschaft mit dem Berufsregister bei der jeweiligen regionalen Steuerberaterkammer als Selbstverwaltungsorgan.
Kosten
Die Errichtungskosten der Steuerberaterplattform übernimmt die Bundessteuerberaterkammer. Für die Kosten des laufenden Betriebs geht die BStBK derzeit von 50 Euro pro Jahr für jedes Kammermitglied aus. Diese Kosten liegen unter den Kosten für ein De-Mail-Postfach beziehungsweise für das Anwaltspostfach.
Kanzleipostfach
Für Einzelkanzleien ist kein eigenes Kanzleipostfach vorgesehen, allerdings richtet die BStBK für Steuerberatungs- und Berufsausübungsgesellschaften ein spezielles Gesellschaftspostfach ein.
Mitarbeiterzugänge und Vertretungen
In den gesetzlich geregelten Vertretungsfällen wird die jeweilige Steuerberaterkammer einen Vertreter bestellen. Dieser soll über den Self-Service des beSt Zugang zu den Metadaten der eingehenden Nachrichten des Vertretenden erhalten. Die Metadaten umfassen das Eingangsdatum und den Absender der Nachricht. Es obliegt dem Vertreter dann, den Absender aufzufordern, die Nachricht erneut an das Postfach des Vertreters zu senden. Der Versand einer Nachricht wird über das Postfach des Vertreters erfolgen. Die steuerlichen Berater sollen die Möglichkeit haben, ihren Mitarbeitern für den Empfang von Nachrichten Zugang zum Postfach des Beraters zu ermöglichen. Die Mitarbeiterzugänge sollen abhängig vom jeweiligen Berechtigungsmanagement in der Kanzleisoftware personenbezogen eingerichtet werden können.
Nachrichtenarchiv
Die Inhaber des beSt werden dazu verpflichtet sein, ab dem 1. Januar 2023, die für die Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten und Zustellungen sowie den Zugang von Mitteilungen über das beSt zur Kenntnis zu nehmen. Empfohlen wird, das beSt täglich zu leeren, denn es ist nicht als Nachrichtenarchiv vorgesehen. Die eingegangenen Nachrichten sollen nach einer Frist von 120 Tagen gelöscht werden. Daher müssen die Postfachinhaber ihre Nachrichten auf eigenen Systemen archivieren.
Signatur oder Unterschrift
Beim Versand einer Nachricht aus dem beSt wird mit dem nPA sichergestellt, dass nur der Inhaber des jeweiligen beSt oder ein zur Vertretung Berechtigter einer Berufsausübungsgesellschaft die Nachricht versenden kann. Da der Versand über einen sicheren Übermittlungsweg erfolgt, ist keine qualifizierte elektronische Signatur für das beSt erforderlich beziehungsweise vorgesehen.
Sicherheit und Datenschutz
Durch technisch-organisatorische Maßnahmen wird gewährleistet, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf Bestands- oder Kommunikationsmetadaten erlangen. Administrative Zugänge werden dokumentiert. Für alle im beSt gespeicherten Daten erfolgt eine regelmäßige Datensicherung (Backup). Darüber hinaus wird eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung angewendet. Die übermittelten Nachrichten liegen außerhalb des Verfügungsbereichs von Absender und Empfänger ausschließlich verschlüsselt vor. Weder die BStBK noch deren technischer Dienstleister werden die Nachrichteninhalte einsehen können. Schließlich ist der nPA ein hochsicheres Identifizierungs- und Authentifizierungsmedium.
Ansprechpartner
Die DATEV eG wird als technischer Dienstleister ein Servicekonzept entwickeln und künftig verschiedene Servicekanäle anbieten. Dazu gehört unter anderem ein telefonischer Support. Ergänzend werden unterschiedliche Selbsthilfemedien zur Verfügung gestellt.
MEHR DAZU
Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der BStBK: www.bstbk.de/de/themen/steuerberaterplattform und im dort verlinkten FAQ-Katalog, der regelmäßig aktualisiert wird.
