beA-Nutzungspflicht - 3. März 2022

Bilanz und Ausblick

Nach vier Jahren passiver Verpflichtung besteht für die Anwaltschaft seit Jahresbeginn 2022 nun auch eine aktive Nutzungspflicht, Schriftsätze sowie Anträge und Erklärungen auf elektronischem Weg zu übermitteln. Zu wünschen ist, dass die Gerichte nachziehen und ihre Mitteilungen ebenfalls flächendeckend digital versenden.

Seit dem 28. November 2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Betrieb. Ab dem 1. Januar 2018 wurde die be­rufsrechtliche Verpflichtung eingeführt, die für die Nutzung des beA notwendigen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen. Sukzessive kamen weitere Pflichten ei­ner aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hinzu: die Einreichung elektronischer Dokumente zum zentralen Schutzschriftenregister, der verpflichtende elektronische Rechts­verkehr in der Arbeitsgerichtsbarkeit in Schleswig-Holstein, die Pflicht zur Rückgabe elektronischer Empfangsbekenntnisse so­wie die zwingende Übermittlung elektronischer Dokumente in den Fachgerichtsbarkeiten im Land Bremen. Seit dem 1. Januar 2022 ist die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für Rechtsanwälte flächendeckend und über nahezu alle Verfahrens­ordnungen hinweg verpflichtend. Anlass genug, einen Rückblick auf die vergangenen Jahre seit Einführung des beA vorzuneh­men sowie einen Ausblick auf die Phase der aktiven Nutzung durch alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zu wagen.

Einführung des beA

Der Inbetriebnahme des beA am 28. November 2016 ging eine über zwei Jahre dauernde Konzeptions- und Umsetzungsphase voraus. In dieser Zeit wurden die Anforderungen an das beA aus der Anwaltschaft heraus festgelegt und technisch umgesetzt so­wie der Betrieb in georedundanten Rechenzentren aufgebaut. Ein gutes Jahr nach der Produktivsetzung musste die Bundes­rechtsanwaltskammer (BRAK) das beA vorübergehend wieder außer Betrieb nehmen. Über den Jahreswechsel 2017/2018 sorgte eine durch Verwendung eines fehlerhaften Zertifikats ver­ursachte potenziell ausnutzbare Sicherheitslücke für die Außer­betriebnahme und sorgfältige sicherheitstechnische Überprü­fung des beA-Systems. Anfang Juli 2018 ging das beA gehärtet wieder in Betrieb. Ab sofort galt für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte die sogenannte passive Nutzungspflicht. Sie mussten im beA eingehende Nachrichten zur Kenntnis nehmen und gegen sich gelten lassen. Doch die Kritik ebbte nicht ab. Ei­nige Kollegen wandten sich im Klageweg gegen die im beA vor­gesehene Möglichkeit der Postfachinhaber, anderen Personen das Recht einzuräumen, in das beA übermittelte Nachrichten zu entschlüsseln. Wegen dieser Möglichkeit liege keine echte En­de-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten vor, sodass das beA nicht sicher sei und die Anwaltschaft ihre Verschwiegen­heitsverpflichtung nicht einhalten könne. Die BRAK sieht in ihrer technischen Lösung ein Rechtemanagement vor, um die gesetz­lichen Anforderungen an die Berufsträger zur Bestellung von Vertretungen für den Fall ihrer Kanzleiabwesenheit umsetzen zu können und ihnen in den Kanzleien ein von der Praxis geforder­tes arbeitsteiliges Arbeiten zu ermöglichen. Dazu erfolgt in einer sichereren Umgebung, den sogenannten Hardware Security Modulen (HSM), eine Umschlüsselung des Schlüssels, nicht in­des der Nachrichten selbst. Der Postfachinhaber kann unter Ver­wendung seiner beA-Karte und einer dazugehörigen PIN ande­ren Personen die Berechtigung einräumen, Nachrichten zu ent­schlüsseln. Diese können die Nachrichten dann lesen und bear­beiten, ohne dass der Postfachinhaber daran in jedem Einzelfall mitwirken muss. Die Nachricht selbst liegt bis zu ihrer Ent­schlüsselung durch die jeweils berechtigte Person zu keiner Zeit in unverschlüsselter Form vor und kann auch nicht von der BRAK oder Dritten gelesen werden. Der Bundesgerichtshof (BGH) bestätigte schließlich am 22. März 2021 die Lösung der BRAK als sicher und wies die Klage auf Herstellung einer echten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im beA ab.

Integration in den Kanzleialltag

Die BRAK stellt das beA-System als Web-Anwendung zur Verfü­gung. Zur Nutzung muss eine Client-Software auf den lokalen Rechner heruntergeladen werden. Die Einbindung in spezielle Kanzlei-Software-Lösungen erfolgt über eine Schnittstelle, die die BRAK den Herstellern von Kanzlei-Software zur Verfügung stellt. Über die Mitgliederverwaltung der Rechtsanwaltskam­mern ist sichergestellt, dass entsprechend der gesetzlichen An­forderung nur zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsan­wälte über ein beA verfügen. Die Inbesitznahme des Postfachs erfolgt über die höchstpersönliche beA-Karte, die später auch für die Authentifizierung am Postfach, die Ver- und Entschlüsse­lung der Nachrichten und – versehen mit einem nachladbaren Zertifikat – zur Anbringung qualifizierter elektronischer Signa­turen genutzt werden kann. Das Rechtemanagement stellt ein arbeitsteiliges Wirken in der Kanzlei und den Zugang von Ver­tretungen, Zustellbevollmächtigten und Abwicklern zum beA und den darin enthaltenen Nachrichten sicher. Das beA ist ein sicherer Übermittlungsweg im Sinne des § 130a Abs. 4 der Zi­vilprozessordnung (ZPO). Das bedeutet, dass die Justiz Zustel­lungen in das beA bewirken kann. Das heißt aber auch, dass der Rechtsanwalt aus seinem beA heraus bei eigener Anmeldung am System Nachrichten unterschriftersetzend versenden kann. Er muss die Nachricht, die er bei eigener Anmeldung am Sys­tem selbst verschickt, nicht mehr qualifiziert elektronisch sig­nieren. Die Signatur erfolgt systemseitig durch Anbringen des sogenannten vertrauenswürdigen Herkunftsnachweises (VHN). Da das beA aber ein arbeitsteiliges Arbeiten und damit auch den Versand von Nachrichten durch andere Personen als den Post­fachinhaber ermöglichen möchte, sieht die Anwendung vor, dass alternativ zum sicheren Übermittlungsweg der Rechtsan­walt seine Schriftstücke qualifiziert elektronisch signieren kann. Somit sind beide im Gesetz vorgesehenen Wege zum Einrei­chen elektronischer Dokumente abgebildet.

Aktive Nutzungspflicht

Seit dem 1. Januar 2022 sind nach § 130d ZPO vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öf­fentlichen Rechts eingereicht werden, als elektronisches Doku­ment zu übermitteln. Gleichlautende Vorschriften sehen die übrigen Verfahrensordnungen vor. Die Einreichung der Doku­mente auf elektronischem Weg ist seitdem die Regel. Gerichte nehmen auf herkömmlichem Weg eingereichte Dokumente nicht mehr entgegen. Das beA-System ist auf den zu erwarten­den Anstieg der übermittelten Nachrichten vorbereitet. Die notwendige Hardware steht zur Verfügung. Durch ein engma­schiges Monitoring und leicht skalierbare Komponenten kann außerdem schnell auf die weiter zunehmende Last reagiert werden. Auch die Anwaltschaft ist gut auf die aktive Nutzungspflicht des elektroni­schen Rechtsverkehrs vorbereitet. Der BRAK-Newsletter und regelmäßige Artikel im BRAK-Magazin informieren die Nutzer über den Umgang mit dem beA, liefern Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den ver­schiedenen Funktionalitäten und weisen auf die wichtigste Rechtsprechung hin. Schu­lungsanbieter, Rechtsanwaltskammern und Anwaltvereine bieten online oder in Präsenz Schulungen für Rechtsanwälte und deren Mitarbeiter an, die gerne genutzt werden. Der beA-Anwendersupport steht allen Nutzern zur Verfügung. Über das Service-Portal des Supports werden die wichtigsten Informationen veröffentlicht. Ein telefonischer Support gibt in Einzelfragen Hinweise und leistet Unterstüt­zung bei technischen und manchmal auch rechtlich-organisa­torischen Problemen. Wenn doch einmal unüberwindbare technische Schwierigkeiten auftreten sollten, ermöglichen § 130d ZPO sowie die Parallelvorschriften in den anderen Ver­fahrensordnungen die Ersatzeinreichung auf herkömmlichem Weg. Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt kann in den Fällen vorübergehender technischer Unmöglichkeit den Schriftsatz per Post oder per Telefax übermitteln, muss dann aber glaubhaft machen, dass die elektronische Übermittlung vorübergehend technisch unmöglich ist, und darlegen, wie sich diese technische Unmöglichkeit geäußert hat.

Probleme in der Praxis

Als in der Praxis problematisch dürften sich Medienbrüche er­weisen. Nicht alle Gerichte sind aktuell darauf vorbereitet, ih­rerseits elektronische Dokumente an die Anwaltschaft zu ver­senden. Dies bedeutet, dass dort elektronisch eingehende Do­kumente ausgedruckt und in Papierform der Gegenseite zuge­stellt werden. Dort wird das mitgeschickte Empfangsbekenntnis gescannt und über das beA entweder über den sicheren Über­mittlungsweg oder qualifiziert elektronisch signiert an das Ge­richt zurückgeschickt. Nachdem die Anwaltschaft mit Einrich­tung des elektronischen Rechtsverkehrs erheblich in Vorleis­tung getreten war und die elektronischen Kommunikationswe­ge über das beA flächendeckend zur Verfügung stehen, ist zu hoffen, dass auch die Gerichte schnellstmöglich auf den elekt­ronischen Rechtsverkehr umstellen und Dokumente künftig elektronisch übersenden werden. Denn erst dann wird das Ziel des elektronischen Rechtsverkehrs erreicht, die Abläufe zu ver­einfachen und zu beschleunigen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die direkte Erreichbarkeit der Geschäftsstelle oder des zu­ständigen Richters. Vielfach vergeht derzeit noch erhebliche Zeit zwischen dem Eingang des elektronischen Dokuments auf dem Intermediär und dessen Abholung dort durch das zustän­dige Gericht. Weitere Zeit vergeht bei der Weiterleitung an die Geschäftsstelle beziehungsweise den Richter. Die Anwaltschaft erwartet deshalb, dass die in den Gerichten genutzte Fach-Software erweitert wird, da­mit eine direkte Erreichbarkeit der zustän­digen Stelle innerhalb des Gerichts gewähr­leistet ist.

Weitere Ausbaustufen

Für das Jahr 2022 stehen jenseits des Über­gangs zur aktiven Nutzungspflicht weitere Weiterentwicklungen des beA-Systems an: Der Gesetzgeber hat den Weg dafür frei gemacht, dass für zugelassene Berufs­ausübungsgesellschaften besondere elektronische Anwalts­postfächer eingerichtet werden. Dies dürfte gerade in größeren Zusammenschlüssen die Bearbeitung elektronischer Postein-und -ausgänge erheblich erleichtern. Darüber hinaus stehen Weiterentwicklungen wie die nutzerfreundliche Verbesserung der beA-Oberfläche, die Anbindung an das Akteneinsichtspor­tal der Justiz, die Einbindung der Fernsignatur sowie kleinere Projekte zur Verbesserung des beA-Systems an. Das System läuft insgesamt stabil, die Abläufe sind eingespielt und die An­waltschaft ist vorbereitet, sodass die BRAK als Betreiberin des beA den Herausforderungen des Jahres 2022 mit Optimismus entgegensieht. 

Zum Autor

JVS
Julia von Seltmann

Rechtsanwältin und Geschäftsführerin der Bundesrechtsanwaltskammer in Berlin

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